Лекции по "Основам делопроизводства"

                                                                                                                         Основы делопроизводства

  Тема 16. ОРГАНИЗАЦИЯ ТЕКУЩЕГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

Цель изучения: ознакомление с особенностями текущего хранения документов    

1. Составление номенклатуры дел
2. Формирование и оформление дел                      

 

                     1. Составление номенклатуры дел

      Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются номенклатура дел и формирование дел.

     Номенклатура  дел - это систематизированный  перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке¹

Номенклатура  дел предназначена:

   • для  группировки исполненных документов в дела;

   • учета и обеспечения сохранности дел;

   • оперативного поиска документов в делах.

       При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться учредительными документами организации: положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения.

Различают следующие  виды номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру дел конкретного предприятия (организации).

Типовая номенклатура  дел  составляется для организаций однородных по характеру деятельности и структуре. Она устанавливает типовой состав дел с одинаковой нумерацией их и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре. Она носит распределительный характер.

 Каждая организация  должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел. Она составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений, которые объединяются в сводную номенклатуру  дел организации.

 В номенклатуру  дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации.

Разделами номенклатуры являются наименования структурных  подразделений организации.

Каждое структурное  подразделение (отдел) имеет свой порядковый номер (секретариат-1, бухгалтерия-2 и  т.д.).

Текст номенклатуры дел составляется в виде таблицы, которая разделена графы. Каждая графа имеет название.

В первой графе проставляются  индексы каждого дела, включенного  в номенклатуру. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дел по номенклатуре в пределах структурного подразделения, например в индексе 1-2(1 – соответствует секретариату, а 2- порядковый номер заголовка дел).

Во вторую графу номенклатуры включаются заголовки дел. Заголовок  дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:

• название вида документов (протоколы, приказы);
• дата (период), к которому относятся документы дела («Приказы по основной деятельности за 2010г.»).

В заголовке  дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется («Переписка с ОАО «Гарант» по строительству автостоянки»).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется  степенью важности документов и их взаимосвязью.

Третья графа  номенклатуры  «Количество дел» заполняется в конце календарного года.

В четвертой графе указывается срок хранения каждого дела по  «перечню документов с указами сроков  хранения» со ссылкой на соответствующую статью перечня. Этот вопрос решается архивистом организации.

В графе пять «Примечание» проставляются отметки  о заведении дел, о передаче дел  в другое структурное подразделение  или другому лицу, о делах переходящих  на следующий год (например, «Переходящее дело с 2010г.»), о выделении дел  к уничтожению и т.д.

В графе « Примечание» при большом объеме хранящихся документов указывается против каждого дела номер шкафа и номер полки, где оно хранится.

В небольших  организациях, не имеющих структурного деления  номенклатуру дел составляет секретарь-референт, а сводную номенклатуру дел большой организации составляет делопроизводственная служба. По форме, структуре и реквизитам сводная номенклатура дел организации и номенклатура дел ее структурных подразделений аналогичны (приложение 16.1 и 16.2).

Номенклатура  составляется, как минимум, в трех экземплярах: один хранится в деле; второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего; третий передается в архив организации.

Номенклатура  подписывается ответственными составителем, согласовывается с экспертной комиссией  и утверждается руководителем организации.

Номенклатура  дел составляется и согласовывается  заново в случае коренных изменений  функций и структуры организации, но не реже одного раза в 5 лет. В конце  каждого года она уточняется, утверждается руководителем организации и  вводится в действие с 1 января нового года.

 

                             2.Формирование  и оформление дел

 

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела².

Дело – это совокупность документов сформулированных по какому либо признаков и помещенных в отдельную обложку(папку) оформленную по определенным правилам³.

Правильное  оформление дел имеет большое  значение, так как обеспечивает быстрый  поиск необходимых документов, их сохранность и устанавливает порядок в организации делопроизводства.

Для формирования в дела, исполненные документы  должны в 15 дневной срок,  сдаваться  исполнителем, в зависимости от принятой системы  ведения делопроизводства, в службу ДОУ или лицам,  ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

Единые требования  к формированию и оформлению дел  изложенных  в Государственной  системе ДОУ и Основных правилах  работы ведомственных архивов.

При формировании дел необходимо  придерживаться основных правил, общих дел всех видов документов:

• в дела подшиваются только исполненные документы;
• в дело группируются документы одного календарного года  за исключением переходящих дел;
• документы разных сроков хранения формируются в разные дела;
• в дело включаются документы в одном экземпляре;
• документы, подшитые в дело, должны являться подлинниками и заверенными копиями;
• документы внутри дела располагаются  в обратной хронологической последовательности, т.е только что исполненные будут подшиты в папке сверху;
• документы органов коллегиального управления группируются в два дела: протоколы и решения общего собрания акционеров; протоколы заседания Совета директоров;
• приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;
• документы по личному составу организации (личные дела,  личные карточки №Т-2) формируются по алфавиту  фамилии сотрудников;
• для переписки  организации формируют два дела: с полученной (входящие документы) и отправленной (исходящие документы) корреспонденцией;
• документы помещаются в дело со своими относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Если приложение имеет большой объем, из них формируют самостоятельное дело;
• если в организации составляются или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят отдельную папку для таких документов с заголовком «Документы  по различным вопросам за 2010г» и составляют внутреннюю опись дела;
• по объему дело не должно превышать 250 листов.

Оформление дела – подготовка  дела к хранению в соответствии с установленными правилами⁴.

Оформление  дел начинается с момента их заведения  в делопроизводстве и заканчивается  в процессе подготовки к передаче в ведомственный архив по окончании  календарного года, в котором эти дела заведены. Оформление дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению в необходимых случаях внутренней описи документов, подшивку и переплет дела.

 На обложке дела указывается:

• наименование организации;
• наименование структурного подразделения;
• номер папки по номенклатуре дел;
• заголовок дела;
• год заведения;
• срок хранения (приложение 16.3)

 

Требования  к оформлению дела закреплены ГОСТ 17914-72⁵.

Дела оформляются  работниками службы документационного  обеспечения управления организации  и структурных подразделений. Дела постоянно и временно (свыше 10 лет) хранения подшиваются в твердую  обложку, листы нумеруются. Составляется  заверительная надпись  на отдельном листе – заверителе и помещают в конце дела (приложение 16.4)

Для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью  раскрывают их содержание,  необходимо составлять внутреннюю опись  документов (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, личные дела и т.п.). Внутреннюю опись помещают в начале дела (приложение 16.5).

Дела временного (от 10 лет) хранения разрешается  хранить в скоросшивателях, не проводят пересистематизацию  документов в деле, заверительные надписи и описи на эти дела не составляются, учет введется по номенклатуре дел.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                               Приложение 16.1

Образец оформления сводной номенклатуры дел

ЗАО «ГАРАНТ»                                                                              УТВЕРЖДАЮ   НАМЕНКЛАТУРА  ДЕЛ                                                                 Генеральный директор   28.12.2009 №2                                                                              Личная подпись М.А. Хасаев   г. Грозный                                                                                      28.12.2009г.   на 2010 год       Индекс        Заголовок  дела (тома)             Количест- во дел Срок хранения статья по перечню При- меча- ние Секретариат 1-1 Устав организации 1 пост. ст. 13   1-2 Структура и штатная  численность  1 пост. ст. 14   1-3 Протоколы совещаний  руководства 3 пост. ст. 5   1-4 Приказы руководства  по основной деятельности 1 пост. ст. 6а   Бухгалтерия 2-1 Годовой баланс 1 пост. ст. 105   2-2 Договоры, контракты с  организациями о совместной деятельности 3 5 лет ст. 256   Финансовый отдел 3-1 Годовой финансовый план на 2009г. 1 пост. ст. 1056   3-2 Годовой план финансирования и кредитования на 2009г. 1 пост. ст. 1056   3-3         Отдел кадров 4-1 Приказы по личному составу  на сотрудников 1 75 лет ст. 6б     Личные карточки ф: №Т-2 на сотрудников 1 75 лет ст. 339

 

Управляющий делами

26.12.2009                                             Личная подпись                                            М.А. Мусаев 

Зав. Архивом

26.12.2009                                             Личная подпись                                            Р.М. Батаев

СОГЛАСОВАНО                                                                           СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК ЗАО «Гарант»                                                     Протокол ЭПК архивного управления

от 26.12.2009 г. № 7                                                                  от 27.12.2009 г. № 11

                                                                                                                       

                                                                                                                       Приложение 16.2

Пример оформления номенклатуры дел структурного                                подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ СЕКРЕТАРИАТ Индекс Заголовок дела (тома) Кол-во дел Срок хранения Статья по перечню  примечание   Секретариат       1-1 Устав организации 1 пост. ст. 13   1-2 Положение о секретариате 1 пост. ст. 16   1-3 Должностные инструкции работников секретариата   пост. ст. 35а   1-4 Приказы руководства  по основной деятельности       1 пост. ст. 6а   1-5 Штатное расписание организации       1 пост. ст. 32а   1-6 Протоколы заседаний      Совета директоров       1 пост. ст. 5а      Начальник секретариата              Личная подпись                                       М.Н. Мазаев

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 16.3