Лекции по "Основам делопроизводства"

                                                                                                                                        Основы делопроизводства

ТЕМА 17. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К АРХИВНОМУ  ХРАНЕНИЮ

Цель изучения: ознакомление с основными этапами работы по подготовке документов к архивному хранению

 

1. Экспертиза ценности документов
2. Порядок передачи дел в архив

 

                               1.Экспертиза ценности документов

Подготовка  документов к последующему хранению и использованию является завершающим  этапом работы с документами в  делопроизводстве. Она включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, формирование и оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, передачу дел в архив организации.

Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев¹.

Для организации  и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение  в организации создается постоянно  действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах  для отбора и передачи документов  на государственное хранение, а также для контроля и оказание методической помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

ЦЭК и ЭК являются совещательными органами. Они работают в постоянном контакте  с экспертно-проверочными  комиссиями  (ЭПК) соответствующего  архивного учреждения, от которого получают указания  организационно-методологического характера.

Экспертная  комиссия организации назначается  приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

В состав ЭК примерно входит:

• зам. директора (гл.бух);
• ведущий специалист (юрист, работник службы ДОУ, архива);
• секретарь-референт.

Экспертная  комиссия организации в своей  работе должна руководствоваться Положением об архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-методологическими документами, разработанными архивными органами, а также типовыми и ведомственными  перечнями документов с указанием сроков их хранения.

ЭК организации  рассматривают каждое дело, находит в перечне срок хранения  и проставляет его на обложке. Дела просматриваются полистно, чтобы не было ошибок.

Срок хранения может быть также  установлен по номенклатуре  дел. По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, ЭК выносит свое заключение  о продолжительности их хранения  с учетом важности документов, необходимости их использования в справочных целях и т.д.

Негосударственные организации  самостоятельно принимают решения  по экспертизе ценности документов, однако они должны  согласовывать свои действия с ЭПК архивного органа при выделении  документов к уничтожению.

В результате работы экспертной комиссии  образуются четыре группы  документов с различными сроками хранения:

• постоянного хранения в государственных архивах;
• временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
• временного хранения (до 10 лет)-это документы необходимые для дальнейшего  использования в делопроизводстве;
• подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

           

         3.Порядок передачи дел в архив

        На все дела, подготовленные для архивного хранения, должны быть составлены описи. Опись составляют на документы  одного года, если в опись вносятся документы за несколько лет, дела разбивают по годам и, таким образом, опись состоит из годовых разделов. Опись на дела в делопроизводстве составляются в каждом структурном подразделении работниками службы ДОУ, отдельно на дела: постоянного хранения, временного  (свыше 10 лет) хранения, по личному составу. Ответственность за временное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители. В конце описи  делается итоговая запись в которой указывается цифрами и прописью число дел числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи (приложение 17.6).

Таким образом, дела с исполненными документами  постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному  составу через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях передаются в архив. Передача дел  осуществляется по описям в соответствии с графиком составленным заведующим архивом. График должен быть согласован с руководителями   структурных подразделений и утвержден руководителем организации.

Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется  на обложке соответствующего дела.

Прием каждого  дела производится заведующим архивом  в присутствии работника структурного подразделения, который тщательно  сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность  формирования и оформления дел.

При этом в конце  каждого экземпляра описи указываются  цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего  архивом и лица, передавшего дела. Один экземпляр годовых разделов описи возвращается работнику структурного подразделения, остальные остаются в архиве.

Годовые разделы  описей дел, предназначенные для  передачи в государственный архив, печатаются в четырех экземплярах, а описи дел, остающиеся в архиве организации, печатаются  в двух экземплярах.

Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся в организации, по истечении срока хранения уничтожаются в разрешения архивной организации. Уничтожение документов оформляется актами. В акт на уничтожение вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки с указанием количества дел, включенных в группу, например «Переписка за 2008-2010 гг.-2 дела»

                    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                  Приложение 17.6

Пример описи  дел постоянного срока хранения

ЗАО «ТИМС»                        УТВЕРЖДЕНА                                           ОПИСЬ № 2                          Протоколом ЭК 00.00.2009                                      за 2005 год                             от 00.00.2009 №___ № п/п Индекс дела  Заголовок дела Дата дела Количество листов Примечание 1 01-01 Устав ЗАО «ТИМС»   2005   25   2 01-02 Приказы по основной деятельности   2005   35   3           ………. 01-03          ……………. Протоколы заседаний  Совета директоров              …………………………..   2005         …………….   40        ………………   В данную опись внесено ___________3 (три)______ _ дела с №_1_ по №_ 3_                                                       (цифрами и прописью) Референт                                       Личная подпись                             Расшифровка                                                                                                                               подписи Итоговую запись к  разделу описи за ______________________ год заверяю  Представитель ЭК                       Личная подпись                            Расшифровка                                                                                                                            подписи Генеральный директор Личная                     Расшифровка подпись                       подписи     00.00.2009

 

 

 

Вопросы для самоконтроля:

1. Экспертиза ценности документов
2. Состав экспертной комиссии
3. Порядок проведения экспертизы ценности документов
4. Комплекс работ по оформлению дел
5. Оформление дел временного срока хранения
6. Оформление дела постоянного и долговременного сроков хранения

     7. Порядок передачи дел в архив

Список  рекомендуемой литературы

а)основная:

1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Под ред. Т.В. Кузнецовой М., 2003.
2. Кирсанова М.В. Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие -  6-е изд., испр. и доп. - М.:ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008.
3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Госстандарт России, 1998.

    б)вспомогательная

1. Басаков М.И Делопроизводство: конспект лекций. Изд. 7-е, испр. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2009.
2. Лопатникова Е.А.Делопроизводство : образцы док. с коммент.-М.: Омега-Л, 2005.
3. Соколов В.С Документационное обеспечение управления: учебник -2-е изд. - М.: Форум ,2009.
4. Стенюков М.В Конспект лекций по делопроизводству. - М.:

« Приор-издат», 2004.

¹ ГОСТ Р.51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Госстандарт России, 1998 г., с.4