Лекции по "Основам делопроизводства"

                                                                                                        Основы делопроизводства

                                             

 

Тема 2. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ ОСНОВА

 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

Цель  изучения: углубление знаний в части методической основы делопроизводства

 

1.Понятие нормативно-методической  основы делопроизводства.

2. Виды нормативных документов, регулирующих вопросы делопроизводства.

3. Унификация и стандартизация управленческих документов.

 

 

           1. Понятие нормативно-методической основы делопроизводства

    

    Формирование и ведение документации организации осуществляются в соответствии с требованиями нормативно-правовых актов и методических рекомендаций делопроизводства – технологии создания, накопления, обработки, хранения и использования документов в процессе деятельности организации.  Совокупность указанных актов и документов образуют нормативную базу делопроизводства.

    Нормативно-методическая основа (база) делопроизводства— совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

    Нормативно-методическая основа делопроизводства регулирует:

- правила оформления документов;

- правила работы с  документами;

- обеспечение сохранности документов;

- порядок передачи документов на архивное хранение;

- работу службы делопроизводства (структура, функции, штаты);

- юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

     

2. Виды нормативных  документов, регулирующих вопросы        делопроизводства

Вопросы делопроизводства регулируются:

• законами РФ;
• государственными и отраслевыми стандартами;
• общероссийскими классификаторами;
• государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству
• инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

 

  Приведем краткую характеристику важнейших законодательных и нормативных актов, содержащих как отдельные положения по организации делопроизводства и оформлению документов, так и целиком посвященным данным вопросам.

   " Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, и информационных технологиях и о защите информации» — содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;

   Закон РФ от 21.07.1993 № 5485 "О государственной тайне"— определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гостайны и работе с документами, содержащими ее;

   Гражданский кодекс РФ Федеральный, закон от 30.11.1994 № 52-ФЗ (в редакции от 30.12.2004) установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. 

   Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 30.12.2001 № 197- ФЗ) — содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений;

   Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.1996 №63- ФЗ) (в ред. от 20.03.2002) — установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией;

   Закон РФ от 23.09.1992 г. №3520 – 1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (в ред. от 24.12.2002 №176 – ФЗ) определил порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке.

   Основы законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.1993 — определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.

    Ряд федеральных  законодательных актов (Закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» и др.) содержит совокупность частных норм, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов.

   Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) 01.11.2006г. — это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.

Основные цели ГСДОУ  - это:

• упорядочение документооборота;
• сокращение количества документов;
• повышение качества документов;
• нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности;
• совершенствование работы аппарата управления;

   ГОСТ Р6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Стандарт установил:

• новый состав реквизитов;
• обновленные требования к оформлению документов;
• требования к тексту и бланкам документов.

   ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от 27.02.1998 № 28.

Стандарт содержит современное толкование терминов по делопроизводству и архивному делу. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документов.

   ГОСТ Р6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

    Настоящий стандарт разработан Всероссийским научно – исследовательским институтом документоведения и архивного дела

( ВНИИДАД) Федеральной архивной  службы России (принят и введен  в действие постановлением Госстандарта  России от 3 марта 2003 г. №65 –  ст.)

установил состав реквизитов организационно-распорядительных документов и их расположение на бланке документа, правила оформления документов, требования к бланкам документов, размеры полей, порядок изготовления, учета, использования и хранения бланков с использованием Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ (республик, краев, областей, автономных образований, город Санкт-Петербурга и Москвы). Стандарт ввел новые реквизиты и небольшие изменения в расположении реквизитов на поле документа.

   Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

 

 

Государственные инструкции по делопроизводству:

   Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти   (зарегистрировано в Минюсте РФ от 27.02.2006 г., регистрационный №7416) - содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов;

   Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 — устанавливает сроки хранения документов.

   На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.

   Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия содержит разделы:

• общие положения;
• порядок составления и оформления служебных документов;
• порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;
• контроль исполнения документов;
• порядок работы с исходящими документами;
• порядок работы с внутренними документами;
• составление номенклатуры дел;
• правила формирования дел;
• порядок обеспечения сохранности документов;
• порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

    Кроме того в стране действуют нормы и правила работы с документами с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными актами. Речь идет о бухгалтерской, торговой, кадровой и в ряде других документаций.    

 

        3. Унификация и стандартизация управленческих документов

   Как уже было сказано, большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов.

   Процессы организации  и управления характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда, большое, зачастую неоправданное разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

   Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов,  фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

    Унификация  документов проводится в целях  сокращения количества применяемых  документов, типизации их форм, повышения  качества, снижения  трудоемкости их обработки, более эффективного использования вычислительной техники.

     Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которым понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов».

     Стандарт как нормативно–технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. В России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа).

    Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть  стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.92 -91. Отчет о научно – исследовательской работе) или  отдельные виды продукции (например,  ГОСТ 9327. Бумага потребительская. Форматы), так и на унифицированные системы документации (например, ГОСТ Р 6.30 – 2003, входящий в состав унифицированной системы организационно – распорядительной документации (УСОРД) и др.

    Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

    Непосредственные  разработчики конкретных форм  документов и систем документации  – министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности.  Ими утверждаются унифицированные формы документов. Например, Министерство здравоохранения РФ отвечает за медицинские документы,  Министерство финансов – бухгалтерские и т.д.

 

Вопросы для  самоконтроля:

 

1. Определение понятия  «нормативно-методическая основа      делопроизводства»

2.  Структура нормативно-методической основы делопроизводства

3.  Виды нормативных документов, регулирующих вопросы делопроизводства

4.  Понятие и цель  ГСДОУ

5.  Перечислите состав  государственных стандартов на  документы

 

6.  Назовите государственный стандарт,  устанавливающий современное толкование терминов по делопроизводству

 

Список рекомендуемой  литературы

 

а) основная:

       1.Федеральный закон РФ «Об информации, информационных

        технологиях и о защите информации» от 27 февраля 2006 г. №149 ФЗ.

       2. ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и       

   определения. – М.: Госстандарт России, 1998.

       3. Делопроизводство (Организация и технологии документационного

       обеспечения      управления): Учебник для вузов/ Под редакцией Т.В.

       Кузнецовой М., 2003.

      4.Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства:  

      Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. 6-е изд.,

       испр. и доп. - М.: ИНФРА – М; Новосибирск: Сибирское соглашение,  

        2008.

б) вспомогательная:

1. Басаков М.И. Делопроизводство: конспект лекций. Изд. 7 –е, испр. и доп. - Ростов – н/Д: Феникс,  2009.
2. Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству -  М., «Приор – издат», 2004.