Лекции по "Основам делопроизводства"

                                                                                                                               Основы делопроизводства

 

Тема 11. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО ТРУДОВЫМ ПРАВООТНОШЕНИЯМ                                                           

  

          Цель  изучения: изучение особенностей составления и оформления некоторых видов документов по личному составу

1. Состав  и  назначение документов по трудовым  правоотношениям
2. Формы и порядок составления документов по трудовым правоотношениям

 

1. Состав  и  назначение  документов по трудовым правоотношениям

   Распорядительная деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это - приказы по трудовым правоотношениям, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы входящие в личное дело.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

Для правильного  ведения кадровой документации необходимо, помимо нормативно-методических документов по делопроизводству хорошо знать законодательно-правовые акты о труде и постоянно руководствоваться ими.

Прежде всего это Трудовой кодекс Российской Федерации. Однако в соответствии с Трудовым кодексом, организация при установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого Трудового кодекса, но и на иные федеральные законы, в которых затронуты вопросы труда, указы Президента, постановления Правительства РФ, законы и иные нормативные правовые акты субъекта федерации, на территории которого она находиться, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права, кроме того, организация и сама создает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права. К ним отнесены коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры.

Документы по трудовым правоотношениям - это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками.

Виды документов по трудовым правоотношениям:

• заявления;
• автобиография;
• характеристика;
• трудовой договор;
• трудовые книжки;
• личная карточка.

 

Автобиография – документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника.

Реквизиты автобиографии:

• название вида документа,
• текст,
• дата,
• подпись и расшифровка.

В тексте освещаются вопросы: Ф.И.О., год рождения, образование, с какого времени началась трудовая деятельность, причины перехода с одной работы на другую, воинское звание, награды, поощрения, семейное положение, домашний адрес (приложение 11.1).

Заявление-документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

 Как правило,  заявление о приеме на работу  кандидат на должность пишет  от руки на стандартном листе формата А4 либо на бланке с трафаретным текстом.

    Реквизиты заявления:

• название вида документа;
• дата;
• адресат;
• текст;
• подпись.

Трудовой договор-документ, фиксирующий соглашения сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их.

Статья 56 Трудового кодекса (ТК) РФ определяет трудовой договор как соглащение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу, обеспечить условия труда, предусмотренные законами и иными нормативными правовыми актами, выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правил внутреннего трудового распорядка.¹

Трудовой  договор составляется:

• В письменной форме;
• В двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

 

  _____________________

   ¹ Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству. – М.: «Приор – издат», 2004. – с.84

 

   Трудовые договоры могут заключаться (статья 58 ТК РФ) на определенный и не определенный срок – не более 5 лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен Трудовым кодексом или иными федеральными законами ( приложение 11.2).

 

Состав  реквизитов трудового договора:

         • наименование организации;

         • наименование вида документа;

         • дата;

         • регистрационный номер;

         • место составления;

• текст;

• подписи (работника и работодателя с указанием должностей и расшифровок подписей);

• печать.

В тексте трудового договора указывается:

1. Наименование работодателя (Ф.И.О. работодателя физического

лица);

2. Ф.И.О. работника;
3. Место работы (с указанием сруктурного подразделения);
4. Дата начало работы;
5. Наименование должности, специальности, профессии, права и

обязанности работника;

6. Права и обязанности работодателя;
7. Характеристика условий труда;
8. Компенсации и льготы работнику за работу в тяжелых, вредных и

опасных условиях;

9. Режим труда и отдыха;

        10. Условия оплаты труда;

        11.Виды и условия социального страхования, непосредственно

         связанные с трудовой деятельностью.

           Трудовые договоры включаются в состав личных дел работников и формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников, срок хранения 75 лет.

Характеристика-официальный документ, в котором содержится оценка деловых и личных качеств работника.

Характеристика  включает следующие реквизиты:

• название вида документа;

• указание должности лица, которому выдается характеристика;

• наименование организации, выдающей характеристику;

• имя,отчество и фамилия сотрудника;

• текст;

• подписи;

• печать.

Текст характеристики состоит из трех взаимосвязанных  частей:

   • в первой части указываются анкетные данные работника, следующий за названием документа (имя, отчество, фамилия, должность, год рождения, образование и т.д).

  • во  второй части текста характеристики указываются данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии, продвижение по службе и т.п.).

  • в третье  части дается оценка морально-психологических и деловых качеств работника, его отношение к работе, повышение профессионального уровня и т.п.

  • четвертая,  заключительная часть содержит: вывод, в котором указывается  назначение характеристики.²

 

__________________

  ² Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие.- 6-е изд., испр. и доп.-М.:ИНФРА-М; 2008. с.196

 

Характеристика составляется представителем администрации и подписывается руководителем предприятия, заверяется печатью. Лицо, подписавшее характеристику, несет ответственность за ее достоверность.

         Приказ по личному составу - правовой акт, издаваемый руководителем, как правило, по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия.

Проекты приказов по личному составу готовятся работниками кадровой службы организации по поручению руководителя (приложения  11.3.).

Приказы оформляются на бланках типовой межотраслевой формы:

• о приеме-№-Т-1;
• о переводе на другую работу-№Т-5;
• об увольнении-№Т-8;
• о предоставлении отпуска №-Т-6 и т.д.

Основными реквизитами приказа являются:

• наименование организации;

• наименование вида документа;

• дата;

• номер;

• заголовок;

• текст;

• основание;

• подпись;

• отметка об ознакомлении.

 

Приказ составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем предприятия.

В тексте приказа указываются:

     • Ф.И.О. работника (полностью);

     • наименование структурного подразделения;

     • профессия (должность);

     • условия приема на работу (характер работы).

         Графа «основание» приказа о приеме содержит дату и номер трудового договора.

В графе «основание»  приказа об увольнении указываются  документы, послуживщие причиной увольнения (заявление, объяснительная записка) и  статья Трудового кодекса РФ, соответствующая  причине увольнения.

Отметка об ознакомлении содержит подпись работника и дату ознакомления с приказом.

 

  Личная карточка

Личная  карточка-документ, составленный на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положениие, трудовая деятельность и т.д.)

Личная  карточка заполняется на основании документов:

• приказ по личному составу;
• трудовой книжки;
• паспорта;
• военного билета;
• документа об окончании учебного заведения;
• страхового свидетельства пенсионного страхования;
• свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
• других документов, предусмотренных законодательством;
• сведений, сообщаемых о себе работником.

Личная  карточка оформляются на бланке унифицированной  формы №-Т-2.

 

Личная  карточка должна иметь:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дату составления;
• текст;
• подпись работника кадровой службы и лица, на которого она заведена.

Текст личной карточки состоит из следующих  разделов:

• общие сведения о работнике;
• сведения о воинском учете;
• прием на работу и переводы на другую работу;
• профессиональная подготовка;
• повыщение квалификации;
• поощрения и награды;
• отпуска;
• социальные льготы;
• дополнительные сведения;
• основание увольнения.

Заполняются личные карточки рукописным способом работником кадровой службы.

Личная карточка заводится на работника в одном  экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий.

Личное дело-совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Личное дело оформляется после издания приказа  о приеме на работу. Личные дела могут заводится на всех работников предприятия, но чаще всего на руководителей и ведущих специалистов при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2.

 

 В  состав личного дела входят:

• заявление о приеме на работу;
• трудовой договор;
• автобиография или резюме;
• характеристика;
• копии документов об образовании;
• копии приказов о приеме, переводе, увольнении;
• личный листок по учету кадров;