Лекции по "Основам делопроизводства"

                                                                                                     Основы делопроизводства

                                                      

 

         Тема 3. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ И ВИДЫ БЛАНКОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ СОГЛАСНО ГОСТ Р-6.30 -2003

          

   Цель изучения: ознакомление студентов с составом реквизитов и основными видами бланков организационно-распорядительных документов                                  

             1.Состав и схемы расположения реквизитов

             2.Понятие и виды бланков ОРД

            3.Требования к оформлению бланков

 

                   1.Состав и схемы расположения реквизитов

 

     Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки, в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах РФ.¹

      Каждый  документ состоит из определенного  набора реквизитов.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.

     Формуляр образец - это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документа. 

       Основные  правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах - государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации.

_________________________

    ¹Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) ; Учебник для вузов – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. с.56

 

На основе  законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), правилах, инструкциях.

В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

• права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;
• состав применяемых в аппарате управленческих документов;
• компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;
• порядок подписания, согласования, визирования документов, их заверение печатью;
• обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

       

          Единые правила оформления  документов необходимы:

• для придания юридической силы документам;
• качественного и оперативного составления и исполнения документов;
• удобного и быстрого поиска документов;

         ГОСТ Р. 6.30-2003 разработанный Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела  (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России ( принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003г. № 65-ст.) установил состав реквизитов организационно-распорядительных документов и их расположение на бланке документа, правила оформления документов, требования к бланкам документов, размеры полей, порядок изготовления учета, использования и хранения бланков с использованием Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ (республик, краев, обл., автономных образований, городов Санкт-Петербурга и Москвы).

Состав реквизитов, используемых для подготовки и оформления документов:²

1. Государственный герб РФ;
2. герб субъекта РФ;
3. эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4. код организации;
5. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
6. идентификационный номер налогоплательщика/код

причины постановки на учет (ИНН/КПП)

7. код формы документа;
8. наименование организации;
9. справочные данные об организации;
10. наименование вида документа;
11. дата документа;
12. регистрационный номер документа;
13. ссылка на регистрационный  номер и дату документа;
14. место составления или издания документа;
15. адресат;
16. гриф утверждения документа;
17. резолюция;
18. заголовок к тексту;
19. отметка о контроле
20. текст документа
21. отметка о наличии приложения;
22. подпись;
23. гриф согласования документа;
24. визы согласования документа;
25. оттиск печати;
26. отметка о заверении копии;
27. отметка об исполнителе;
28. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

     29.отметка о поступлении документа в организацию;

     30.идентификатор электронной копии документа.

        Состав реквизитов подразделяют на постоянные и переменные реквизиты. Постоянные  в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования. Переменные реквизиты наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа.

  На рисунках цифрами  от 01 до 30 обозначены реквизиты в  границах зон, очерченных штриховыми линиями. Использование штриховых линий символизирует возможность некоторого перемещения реквизитов в площади формата. Такие перемещения в основном связаны с колебаниями числа строк текста (реквизит 20).

  Все поле формата,  кроме разбиения на зоны размещения реквизитов, условно разделяют на три части: служебное поле документа, поле для размещения реквизитов уголовного или продольного штампов и рабочее поле документа.

  Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения уголовного штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа. Остальная – большая часть площади формата – составляет рабочее поле документа.

                                            

 

 

 

_________________________

    ² ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

 

 

 

            ^{20                73 88                                                     10}

01         02 03                                       19                              16 08  09  10 04   05   06     07             15                      17 11   12 13 14 18       20 21    22  25 23  24  26 27 28                               30                                               29

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

^{297                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           
                                                                                        210}

 

 Рис. 3.1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4

                                          углового бланка

 

   

01  02  03                                                                       19                                                                   16 08 09 10 04 05 06    07 11  12                                                          15 13  14 18                                                     17 20                   21 22 25 23 24 26 27 28                                   30                                29

                ¹⁰

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

      

 

 

  297

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                 210

 

Рис. 3.2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 

                                        продольного  бланка

 

                         2. Понятие и виды бланков ОРД

     Официальные документы, как правило, создаются на бланках.

 Бланк документа - это лист бумаги  с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации-авторе документа.

      На бланках  изготавливают только первую  страницу документа, для всех последующих страниц используют стандартные листы бумаги.

           Для изготовления  бланков используют в основном два формата бумаги:

• А4 (210х297мм)
• А5(210х148мм)

    Допускается использование бланков формата А3  и А6 по ГОСТ 9327

     на бланке формата А3(297-420мм) оформляют документы, содержащие таблицы и графики-ведомости, планы, проекты; а А6 (105х148) – оформляют сводки, резолюции.³

      Любой документ должен иметь поля, то есть определенное пространство между краем бумаги и текстом.  Поля необходимые для подшивки документов, для проставления некоторых служебных отметок. Согласно ГОСТ Р6.30-2003 размеры полей должны быть не менее, мм:

       левое поле-20;             верхнее поле-20;

       правое поле-10;           нижнее поле-20.

Бланки документов предназначены для сокращения трудозатрат при составлении документов, а также для быстрого установления предприятия- автора при работе с документами

    Бланки подразделяются на:

• основные;
• дополнительные

    _________________________

    ³ ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

 

     К основным бланкам относятся:

• общий бланк;
• бланк письма.

    К дополнительным бланкам можно отнести:

• бланк конкретного вида док-та;
• должностной  бланк;
• бланк структурного подразделения.

 

      Общий бланк  в зависимости от учредительных документов организации включают  в себя  следующие реквизиты:

      01 Государственный герб РФ

       02 герб субъекта РФ (для организаций, имеющихся на это право)

       03 эмблема организации (при наличии герба не проставляются);

       08 наименование вышестоящей организации (если она имеется);

            наименование организации;

       14 место составления или издания документа;

    Кроме указанных реквизитов на общем бланке допускается наносить ограничительные отметки для следующих реквизитов:

   11-дату документа;

   12-регистрационный номер документа;