Лекции по "Основам делопроизводства"

                                                                                                                                        Основы делопроизводства

          ТЕМА 12. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

 

Цель изучения: изучение движения документов в организации с момента их создания до завершения исполнения или отправки

 

          1. Понятие и принципы организации документоборота.

2. Работа с входящими документами.

3. Прохождение исходящих документов.

4. Работа с внутренними документами.

 

  1. Понятие и принципы организации документаоборота

 

Документооборот-движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.¹

Организация документооборота-это правила в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Принципы организации документаоборота:

• прямоточность в движении документов;
• однократность;
• единообразие их обработки.

Объем документаоборота зависит:

• от значимости организации;
• от ее функций и уровня решаемых задач;
• от связей с внешними организациями.

По  отношению к аппарату управления различают следующие потоки     

документов:

• входящие;
• исходящие;
• внутренние.

Они тесно взаимосвязаны, т.к. информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных документов и т.д.

 

          

_______________________

   ¹ ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., Госстандарт России, 1998 с.3

                 2. Работа с входящими документами

 

Входящий документ-документ, поступивщий на предприятие, в учреждения, организацию.

Входящие  документы могут быть доставленны:

• по почте;
• курьером;
• по факсу;
• электронной почтой.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

1. первичная обработка
2. предварительное рассмотрение и распределение
3. регистрация
4. рассмотрение документов руководством
5. направление документов исполненителям
6. контроль исполнения
7. исполнение резолюций
8. подшивка документов в дела

В первичную обработку документов входит:

1. проверка правильности доставки (адресования)
2. проверка количества листов поступившего документа
3. проверка наличия приложения

При предварительном рассмотрении документов осуществляется:

1. распределение на регистрируемые и нерегистрируемые
2. распределение для их передачи:

• руководителю предприятия

• зам. руководителя предприятия
• в структурные подразделения
• конкретным исполнителям

Рассмотрение документов руководством – это:

1. определение исполнителя
2. указания по исполнению документа
3. указание сроков исполнения

 

Передача входящих документов на рассмотрение руководству  осуществляется после регистрации.

Наиболее важные или срочные документы руководитель может поставить на контроль.²

 

               3.  Прохождение исходящих документов

 

Исходящие документы-это официальные документы, отпрвленные из учреждения, организации, предприятия.

К числу исходящих документов относятся главным образом ответные письма, излагающие согласие, отказ  на соответствующую просьбу или  предложение адресата, и инициативные письма, требующие ответной реакции адресата.

Прохождение исходящего документа  включает несколько этапов:

1. составление проекта документа исполнителем
2. проверка правильности оформления проекта документа
3. согласование проекта документа
4. подписание (утверждение) документа руководителем (в

необходимых случаях)

5. регистрация документа
6. отправка документа адресату
7. подшивка второго экземпляра (копии документа в дело).

Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя. Подготовленный проект документа представляется секретарю – референту для проверки правильности оформления, наличия приложений, а также в необходимых случаях материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами, секретарем – референтом или в отдельных случаях исполнителем представляются руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перечатываются.   После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизвотства для регистрации.

 Второй экземпляр  отправленного документа подшивается в дело с исходящей перепиской. Все документы исходящие из организации должны быть отправлены в тот же день.

____________________________

   ² Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству -  М., «Приор-издат», 2004.

 

 

              

Исходящая корреспонденция-журнальная форма

№	Регистра-ционный №	Дата  отпрвления	Кому адресовано	Краткое Содержание	Отметка об испол- нении	Испол- нитель	Приме- чание
1	№-43/ 10-ИК	15.04.2009	«Вертикаль» В.С.Глаз- кову	О назначе- нии встречи	Исполне- но	А.В. Иванов

 

 

               4. Работа с внутренними документами

 

Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы.

К внутренним документам относятся; приказы, положения, инструкции, докладные и служебные записки, функционирующие в рамках предприятия.

Обработка внутренних документов при их подготовке и формлении проходит все те же этапы, что и при работе с исходящими документами, а на этапе исполнения – с входящими документами.

Этапы подготовки и оформления внутренних документов:

1. составление проекта документа исполнением
2. проверка правильности оформления проекта документа
3. согласование проекта документа
4. подписание документа руководителем
5. регистрация документа (в день подписания)

 Этапы исполнения внутренних документов:

1. передача документа исполнителю
2. контроль исполнения документа
3. проставление отметки об исполнении
4. подшивка исполненного документа в дело.

 

Вопросы для самоконтроля:

1. Определение  понятия «Документооборот»
2. Основные принципы организации документооборота
3. Основные потоки документов в организации и их особенность
4. Этапы обработки исходящих документов
5. Правила обработки входящих документов

 

Список рекомендуемой литературы

а) основная:

1. Документационное  обеспечение управления: учебник  / В.С. 

Соколов. – 2-е изд. – М.: ФОРУМ, 2009.

2. Кирсанова  М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие М.,

 2000.

3.  Организация  работы с документами. Учебник/  Под редакцией В.А.                   

 Кудряева. М., 2003.

 

б) вспомогательная:

1. Басаков М.И. Делопроизводство: конспект лекций. Изд. 7 –е, испр. и

доп. - Ростов – н/Д: Феникс,  2009.

2. Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству -  М.,

«Приориздат», 2004.

3. ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., Госстандарт России, 1998.