Лекции по "Основам делопроизводства"

                                                                                                                                 Основы делопроизводства

ТЕМА 13. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Цель изучения: ознакомление с основными формами регистрации и контроля за исполнением документов

1. Значение и общие правила регистрации документов
2. Формы и виды регистрации документов

 

1. Значение  и общие правила регистрации документов.

Регистрация документов – это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства – в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это возможно сделать, только владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого, надо учитывать все документы, проходящие через организацию, как получаемые, так и создаваемые в нем, т.е. документы должны быть зарегистрированы.

Регистрация – запись учетных данных о докумене по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.¹

Так как количество документов, поступающих и создаваемых  в процессе управленческой деятельности очень велико, регистрация  является одним из наиболее трудоемких  процессов делопроизводства. Но именно хорошо поставленная система регистрации  во многом предопределяет дальнейший процесс работы с документами. Поэтому рационализация, оптимизация и автоматизация делопроизводства всегда начинается с пересмотра системы регистрации документов.

 

___________________________

    ¹ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: изд. стандартов, 1998 с.з.

 

 

Регистрация необходима:

• для обеспечения сохранности документов;
• для удобства поиска документов;
• для учета и контроля документов.

 

Кроме того, регистрация, прежде всего, придает юридическую  силу документу, т.к. фиксирует, подтверждает факт его создания или получения.

Процесс регистрации – это перенос с документа реквизитов и занесения их в определенную регистрационную форму (журнал, карточку и др.), позволяющей создать базу данных о документах организации, что является основой последующей работы с документами (контроль за сроками их исполнения, информационно-справочная работа по документам).

               Правила регистрации документов:

 

• Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета,

исполнения  и использования в справочных целях, независимо от способа их получения.

• Документы, полученные только для сведения и нетребующие ответа и исполнения-не регистрируются.

К ним  относятся :

      -поздравительные письма

       -приглашения 

       -рекламные письма, каталоги, прайс-листы

       -письма с пометкой «лично» 

       -печатные издания (журналы, брошюры)

       -прграммы конференций, совещаний и т.п.

В каждой организации  должен быть перечень нерегистрируемой корреспонденции, который утверждается руководителем. По мере необходимости  в этот  перечень следует обновлять. Как правило, такой перечень дается как приложение к инструкции по делопроизводству.

• Документы регистрируются в организации один раз. Однократность регистрации- одно из основных правил рациональной организации делопроизводства. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие –в день поступления, исходящие в день отправления.

При передаче зарегистрированного  документа из одного подразделения  в другое он повторно не регистрируется

• Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном децентрализованно: в местах создания и исполнения документов, например: в бухгалтерии, отделе кадров, плановом отделе, канцелярии.
• Документы регистрируются в традиционных журналах, регистрационно-контрольных формах или электронных формах базы данных организации.
• Для создания оптимальной поисковой системы установлен состав основных реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента, вид документа, дата, индекс документа, дата и индекс поступления документа), заголовок к тексту (краткое содержание документа), резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения документа, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими реквизитами: исполнителями, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения и др.

 

                         2. Формы и виды регистрации документов

На практике в настоящее время применяетсятри системы регистрации документов:

• Централизованная
• Децентрализованная
• Смешанная

Централизованная  система – предпологает проведение всех регистрационных операций в одном месте (канцелярии ) или одним работником (секретарем-референтом).

 Такая система  позволяет создать единый справочный  центр по документам организации и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная  система – при которой реистрация документов осуществляется в структурных подразделениях (местах составления или исполнения документов) секретарями подразделений.

Смешанная система – предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило наиболее важных), а другая часть регистрируется в структурных подразделениях.

Как показывает практика, наиболее эффективной среди  названных систем является смешанная. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти, или направляемые в их адрес важнейшие внутренние документы ( приказы по основной деятельности и личному составу, акты и др.), а также предложения и жалобы граждан.

Специализированную документацию (учетно-финансовую, кадровую) регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.

Различают следующие виды регистрации:

• журнальная
• карточная
• компьюторная

Журнальная  форма  может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота- до 1000 документов в год, а так же для для учета специальных видов, документации, требующей особого внимания к их сохранности (например, секретных и конфидициальных документов). Недостаток – медленный поиск, особенно при больших объемах документов.

Журналы регистрации включают следующие  графы:

• номер документа
• дату документа
• автор документа (внешняя организация – отправитель ) – для входящих документов
• адресат (корреспондент – получатель ) – для исходящих документов
• количество листов документа ( для конфидициальных документов)
• резолюция
• исполнитель
• подпись исполнителя
• срок исполнения
• отметка об исполнении
• номер дела (папки)
• имя файла
• примечание .

При количестве учетных единиц документов свыше 1000 целесообразно использовать карточную систему регистрации.

Приимущество  карточной системы регистрации  заключается в следующем:

• регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;
• карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и , следовательно отпадант необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях;
• карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки. Таким образом карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;
• карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документа.

Применение  карточек заметно повысило оперативность  работы с документами.

Компьютерная  регистрация наиболее удобный и оперативный вид регистрации, так как позволяет ввести поиск по любому реквизиту документа, организовать децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений о документах в единной базе данных организации, организовать эффективный контроль за исполнением документов. Недостаток возможна потеря информации из-за технических причин (вирусы, сбой в работе ПК). Для этого необходимо провести резервное копирование регистрационных файлов.

В качестве граф регистрационной карточки и для  регистрации документов с помощью  персонального компьютера можно  использовать те же графы регистрационного журнала. Образцы регистрационных  форм поступающей и отправляемой корреспонденции даны в приложениях 13.1, 13.2.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                             Приложение 13.1.

Форма журнала регистрации входящих документов

 

Дата поступления документа	Регистрационный номер	Автор - отправитель	Исходящий номер и дата документа	Краткое содержание (заголовок)
1	2	3	4	5
21.12.2010	№-141/1-3	ЗАО «Гарант»	№-1-3/82 18.12.2010	О поставке оборудования

 

Исполнитель	Подпись исполнителя	Срок исполнения	Отметка об исполнении	Номер Дела
6	7	8	9	10
Иванов	Иванов	27.12.2010	Исполнено 27.12.2010	1-3

 

 Форма журнала регистрации исходящих документов

 

Дата и номер  документа	Корреспондент (адресат)	Краткое содержание (заголовок)	Исполнитель	№-дела
22.12.2010 №-47/1-2	ЗАО «Миг»	О прдоплате  по контракту  №-24/115	Петров	4-6

 

 

 

 

Приложение 13.2

Регистрация карточки поступающих документов

 

 

Входящий  номер и дата регистрации	От кого поступил документ	Количество  листов и экземпляров	Исходящий номер и дата полученного документа
№-45 10.01.2010	Минобр. РФ	2л. в 1 экз.	25.12.2009 №1-3/115

 

Краткое содержание документа: Просьба направить в адрес Мин-ва информацию об организации горячего питания учащимся профтехучилищ республики.________________________________________________________

Кто направил документ. Резолюция.Кирсановой М.В. подготовить ответ 20.01.2010_________________________________________________________

 

Оборотная сторона

 

Дата передачи на исполнение	Кому направлен  документ	Расписка в получении	Дата возврата, расписка принявшего документ	Номер дела, в котором хранится документ
10.01.2010	Кирсановой  М.В.	Подпись	20.01.2010	№02-36