Лекции по "Основам делопроизводства"

                                                                                                                  Основы делопроизводства

Тема 14. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

Цель  изучения:  ознакомление с основными видами и сроками контроля за исполнением документов

 

1. Организация контроля за исполнением документов

2. Автоматизированный  контроль за исполнением документов

 

              1.  Организация контроля за исполнением документов

    Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих их современное исполнение.¹

Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения наиболее важных и срочных документов, которые по поручению руководителя организации поставленны на контроль.

Контролю подлежат практически все зарегистрированные документы. Отметку о контроле  за исполнением документа обозначают буквой «К» словом или штампом «Контроль».

Различают три стороны контрольной деятельности:

• контроль за исполнением документов по существу поставленных в ней вопросов;
• контроль соответствия формы создаваемых документов требованием нормативных документов;
• контроль за сроками исполнения документов.

Контроль по существу выполнения поручения, решение вопроса осуществляет руководитель (организации или отдела) или специально

уполномоченное  лицо.

___________________________

   ¹ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. : Госстандарт России, 1998, с.3.

Ответственность за правильное и своевременное решение  вопросов отраженных в документах, несут руководители структурных  подразделений и сотрудники, которым  поручено исполнение документа. Исполнитель, как правило, указывается в резолюции руководителя на документе. Если в резолюции руководителя, указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение документа является лицо указанное в резолюции первым.

Контроль  соответствия формы создаваемых  документов  требовниям нормативных документов осуществляет секретарь – референт.

   Контроль за сроками исполнения документов ведет делопроизводственная служба организации с входящей в ее состав службой контроля исполнения, а небольших организациях – секретарь-референт.

 

Работу по контролю за исполнением документов включает в себя:

• постановку на контроль (занесение данных о документах, исполнителях и сроках исполнения в учетные формы);
• проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• снятие документов с контроля по указанию руководителя;
• направление исполнительного документа в дело;
• учет, обобщение и анализ хода результатов исполнения документов;
• информирование руководства о результатах контроля.

Сроки исполнения документов делятся:

• типовые
• индивидуальные

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами.

Индивидуальные сроки исполнения документов определяется руководителем организации и фиксируются в резолюции. Большенство документов, срок исполнения которого не установлен нормативными актами, должны исполняться в течение 10 дней.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

• документы с конкретной датой исполнения – в конкретный срок
• имеющие в тексте пометку «срочно» - исполняются в трехдневный срок
• имеющие пометку «оперативно» - в десятидневный срок
• остальные – до месяца

     Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя:

      • типовых – введением нового нормативного акта

      • индивидуальных – руководителем, который их установил.

В сроковом контроле исполнения можно выделить текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.

Основными видами контроля являются текущий и предупредительный.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль существляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминание исполнителю об истечении срока исполнения. Секретарь-референт ежедневно начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. Текущий контроль помогает составить план работы на день.

Суть предупредительного контроля заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса.

Срок  исполнения документа может продлить только руководитель или учреждение, его установившее. Это нужно сделать в устной или письменной форме не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения.

Снятие  документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки, ответного документа, получение ответа на исходящий документ. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке, например, подписан договор, направлено приглашение и т.п.

В регистрационную  карточку также нужно внести сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклотуре, в которое подшит исполненный документ.

К итоговому  контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом.

На основе анализа  задержки исполнения документов устанавливаются  причины (перегрузка руководителя, слабость системы документооборота, недисциплинированность сотрудников и т.п.) и вырабатываются соответсвующие предложения, по исправлению недостатков.

 

     2. Автоматизированный контроль за исполнением документов

   В настоящее время наиболее рациональным является автоматизированный контроль за исполнением документов, который секретарь ведет на персональном компьютере.

Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения» в регистрационной карточке документа. Одновременно на подлежащий контролю документ может ставиться отметка о контроле- специальный штамп в виде буквы «К», слова «Контроль».

Текущий контроль осуществляется путем вызова на экран  и распечатки списка документов, срок исполнения которых истекает сегодня (поле «Контрольная дата»).

Специальная программа позволяет выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок, фамилии исполнителей и др. сведения.

Соответствующие аналитические справки могут  автоматически составляться компьютером  по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.

Аналитические справки (отчеты) о состоянии исполнения документов является важным источником для оценки эффективности работы отдельных сотрудников и системы документационного обеспечения управления организации в целом.

 

 

Вопросы для самоконтроля:

 

1. Определение понятия «Контроль исполнения документов»
2. Формы контроля за сроками исполнения документов, применяемые в делопроизводстве
3. Понятие текущего контроля
4. Понятие предупредительного и итогового контроля
5. Преимущества автоматизированной системы контроля за исполнением документов
6. Сроки исполнения документов
7. Оформление реквизита «Отметка о контроле»

 

Список  рекомендуемой литературы

     а)  основная:

1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/ Под.ред. Т.В.Кузнецовой М., 2003.
2. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Учеб.пособие. М., 2003.
3. Организация работы с документами. Учебник/Под ред. В.А.Кудряева. М., 2003.
4. Кирсанова М.В. Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства:  

    Документационное обеспечение управления; Учеб.пособие-6-е изд.

испр. и доп. – М: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 

             2008.

б)  вспомогательная:

           1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и

         определения. – М.: изд. стандартов, 1998.

        2. Басаков М.И. Делопроизводство: конспект лекций. Изд.-7-е, испр. и

        доп.–Ростов н/д: Феникс, 2009.

        3.Соколов В.С. Документационное обеспечение управления: учебник-2-е

        изд.- М.: ФОРУМ, 2009.