Лекции по "Основам делопроизводства"

                                                                                                      Основы делопроизводства

 

Тема 1. СУЩНОСТЬ И ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

Цель изучения: уяснение студентами сущности и содержания делопроизводства

1. Предмет и содержание делопроизводства.
2. Основные понятия делопроизводства.
3. Классификация управленческих документов.

                

     1.  Предмет и содержание делопроизводства

     Цель изучения дисциплины делопроизводство заключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей  организацией документооборота согласно требованиям нормативно-правовых актов федеральных органов исполнительной власти, так как залогом обоснованного и управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности – своевременность получения и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания   вопросов документирования велика и постоянно возрастает. Информация – важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством закрепления информации и во времени является документ, а отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций называется делопроизводством.

Объектом делопроизводства являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет делопроизводства – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Организация работы с документами  влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех  управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ – устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними.

Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности. Делопроизводство является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контролей их своевременного выполнения.

 

                        2. Основные понятия делопроизводства

                                                                                                                                                                                                                              

     Прежде всего,  ознакомимся с основными профессиональными терминами и определениями, которые постоянно встречаются в работе с документами.       

    Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.    

   В основе управленческой  деятельности любой организации  (от министерства до невольного  предприятия) лежат процессы получения  информации, ее обработки, принятия  решения, доведения его до сведения  исполнителей, использования и подведения итогов. Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде, поэтому  делопроизводство в настоящее время также именуют документационным  обеспечением управления.

   Делопроизводство  является одной из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение ее функциональных задач, так как  работники сферы управления затрачивают на работу с документами в среднем 60%  рабочего времени.    

     От организации делопроизводства зависят   эффективность управления, экономичность, оперативность, культура труда работников управления.

   Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов:

• документирования;
• организации работы с документами;        

    Документирование - это процесс создания и оформления документа. 

Госстандарт определяет документирование «как запись информации на различных носителях, оформленный  по установленным правилам». ¹

    Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.²

   Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения использования или отправления. ³  

В технологию работы с документами входит:

• прием и первичная обработка документов;   
• их предварительное рассмотрение и распределение;  
• регистрация документов;         
• контроль исполнения документов;  
• информационно-справочная работа; 
• исполнение документов;       
• их отправка;    
• систематизация (формирование дел) и                                                                                                                   текущее хранение документов.

   Раскроем некоторые  из перечисленных понятий. 

    Регистрация означает запись учетных данных о документе по установленной  форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.⁴ 

    Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение. ⁵         

    Формирование дела – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.⁶                                                                                                                                                

    Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.⁷

    Любое управленческое  решение базируется на информации  по рассматриваемому вопросу.  Законодательно закреплено следующее  определение информации.

     Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы представления. Носителем информации выступает документ.⁸

 

Правильность  принятого решения зависит:

• от полноты представленной информации;
• достоверности информации;
• своевременности ее представления;   

     

 

______________

   ^1-8ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998, с. 2-4

 

 

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (отождествлять, соответствовать).⁹

 Документы имеют большое значение в управленческом процессе, т.к они:                                                                                       

• отражают деятельность организации;
• на их основе принимаются управленческие решения;
• является главным аргументом в спорных ситуациях;
• является гарантом прав на недвижимость, собственность.

    Кроме того, документ обеспечивает закрепление информации, 

сбор информации, обработку информации, передачу информации и  хранение информации.

     К основным функциям документов можно отнести:

информационную (документирование, хранение, представление информации);

управленческую (с помощью документов решаются управленческие вопросы);

коммуникативную (документы являются средством обмена информацией);

правовую (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например, закон);

организационную (документ устанавливает действия участников правовых отношений, например, дополнительная инструкция);

научно- историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).

   Каждый документ  состоит из ряда составляющих  его элементов, которые называются  реквизитами (наименование, адресат,  дата, регистрационный номер и  т.д.). ГОСТ закрепляет следующие определения.

  _________________

   ⁹Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 февраля 2006 г. №149 ФЗ ст. 2.

Реквизит  документа – обязательный элемент оформления официального документа.

   Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа.

   Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартам как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

   Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Из этого  определения следует, что орган  управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

• соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
• издавать документы только в пределах своей компетенции;
• соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила  составления и оформления документов.

 

                    3. Классификация управленческих документов  

       Классификация документов – распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления, юридической значимости и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

    Классификация  позволяет выработать определенные  методы работы с каждой группой  документов, закрепить их в инструкциях  и организовать документы в делопроизводстве.

    Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первое – это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства организацией и ее производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений организации. Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, отделов планирования, снабжения и сбыта, бухгалтерии и других функциональных подразделений. Документы также классифицируются по наименованиям: акты, приказы, справки и другие. Оформление большинства документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

по способу документирования:

• рукописные;
• графические;
• кино, фото документы; 
• электронные.

  по месту составления:

• входящие (поступившие в организацию);
• исходящие (отправляемые из организации);
• внутренние (составленные и используемые в самой организации);

   по форме:

• индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме и имеет свои особенности, например, докладные записки);
• трафаретные (когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, например, справка с места работы, жительства);
• типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, например, командирования, используемые во всех организациях);