Лекции по "Основам делопроизводства"

Телеграммы подразделяются на категории и виды.

Категория телеграммы – внеочередная, правительственная, пресса, международная, срочная, обыкновенная.

Виды телеграмм – с уведомлением о вручении, с доставкой почтой, с оплаченным ответом и др. Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы (или на светлой бумаге). Телеграмма содержит следующие реквизиты: указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, условный или полный, текст (содержание телеграммы), регистрационный индекс, (номер), дата регистрации, почтовый адрес организации – отправителя (автора документа), подпись должностного лица, от имени которого передается текст, печать.

Адрес и наименование отправителя помещается под чертой.

Слова  телеграммах для подсчета делятся на действительные и тарифные.

Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах.

По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.

В ответных  телеграммах перед  текстом обязательно указывается  номер и дата документа, на который  дается ответ.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицающую частицу  «не» опускать нельзя). Числа и цифры  пишутся словами.

Цифрами обозначаются только заводские и торговые знаки и  марки, номера домов, индексы документов. Допускается сокращенные обозначения знаков препинания: точка – «тчк», запятая – «зпт», двоеточие – «двтч», кавычки – «квч», скобки – «скб», номер «нр». Знаки «№», «-», «+», и др. следует писать словами соответственно «номер», или «НР», «минус», «плюс» и др.

Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без  переноса слов, абзацев, исправлений  и не должен превышать двух машинописных страниц.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой  и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.

В нижней части телеграммы под чертой указываются адрес  отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращения), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания. Подпись заверяется печатью.² Первый экземпляр направляется на телеграф, второй подшивается в дело (приложение 9.5).

 

 

 

 

 

 

 

 

__________________________

   ² Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М., Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. Учеб. пособие. – 6-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА – М., 2008. с 186

                                                                                                      

 

                                                                                             Приложение  9.5

ТОМСК 25                                                                                ОБЪЕДИНЕНИЕ ОКСИД          ПРОСИМ УСКОРИТЬ ОТГРУЗКУ ПИЛОМАТЕРИАЛОВ тчк.        ДИРЕКТОР  ПРЕДПРИЯТИЯ АДРОН ПЕТРОВ _________________________________________________________________     630012;   Новосибирск  – 12, ул. Крылова, 5 тел. 24 – 02 – 83.         Р./счет ______________   Директор          печать         Подпись           Н.И. Петров.   Исх. №_______ Дата    _______

 Образец оформления телеграммы (оформления)

         

 

 

 

 

 

 

 

        Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки).

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.д.).

Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

• название учреждения - автора документа,
• должность, инициалы фамилия сотрудника передавшего телефонограмму, номер, его телефона,
• наименование организации -  получателя документа, должность, инициалы фамилия принявшего телефонограмму, номер его телефона,
• дата, регистрационный номер телефонограммы,
• текст, (не должен превышать 50 слов),
• наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, расшифровка подписи (приложение 9.6).

                               

                          

ООО «ТИМС»                                                                Директору Грозненской  Передал:                                                                                                  ТПП Хасаеву Л.Н.    Секретарь Ю.Д. Мазаева                                                   (0852) -523-12-72     (095 )–128–09–76                                                                        Принял:      14.25                                                                                          Батаев                                                                                                           14.28                                                                                                              ТЕЛЕФОНОГРАММА      12.02.2010  №20         Москва      Визит нашего сотрудника  в Грозный переносится на 13.02.2010. Просим забронировать одноместный номер в гостинице на имя Кузнецова А.Д. с 13.02. 2010 на срок двое суток. Поезд №107, вагон 4, место 11. Прибывает ориентировочно в 09.05.  13.02.2010.      Директор ООО «ТИМС»         Подпись                 С.А. Вахаев           В дело 02–02        Подпись       13.02.2010

                                                                                             Приложение 9.6  

Образец телефонограммы

 

 

 

 

 

           Акт – это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, события, действия. Акты составляются при ревизиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц и т.д.

Акты составляются комиссией, постоянно  действующей или назначенной по указанию руководителя.

Независимо от разновидности  акт оформляется по одной схеме на бланке организации и содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;
• название вида документа;
• дату;
• индекс (порядковый номер с начала года);
• место составления;
• заголовок к тексту;
• текст;
• отметка о наличии приложения;
• подписи;
• гриф утверждения;
• указание на количество экземпляров и их местонахождение или   адресатов, к которым они направлены;
• печать (для важных и внешних актов).

Для ряда актов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо утверждение руководителя и заверения печатью предприятия.

Текст акта делится на три части: введение (вводная), констатирующая часть, выводы.

В вводной части указывается ссылка на документ, послуживший основанием для проведения проверки (работы комиссии), список фамилий с указанием должностей лиц, составивших акт (их перечисляют в последовательности: председатель комиссии (должность, инициалы, фамилия) члены комиссии, присутствующие. Если составившие акт, работают в других учреждениях, то необходимо указать названия этих учреждений.

В констатирующей части указывают сроки проведения работы комиссии, ее цели, задачи, сущность установленных фактов, методы, которыми велась проверка и ее результаты. Текст констатирующей части при необходимости разбивают на пункты.

Выводы и предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца, также могут состоять из нескольких пунктов.

В конце текста необходимо указать  данные о количестве экземпляров  акта и их нахождении или адресатах, которым он направлен.

Подписи располагаются в той же последовательности, как и  вводной, части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта, также обязан поставить свою подпись, но он имеет право изложить суть замечания ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.

Если акт не является внутренним документом, то он должен содержать  юридический адрес предприятия.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в ее составлении³ (приложение 9.7).

 

 

 

_________________________

   ³ Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М., Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие 5-е изд., испр., и доп. М.: ИНФРА – М, 2003.с 166

 

Наименование организации          АКТ                                                                                        Утверждение _______№__________                                         Должность___________                         дата                                                                                                        иниц. фамилия   _____________________                                                ____________________ место издания                                                                 Подпись                                                                                          Дата   «Об» или «О»_________ заголовок акта   Основание: приказ руководителя _______________________________ _______________ от ____________________№____________________   Составлен комиссией:   Председатель: _______________________________________________                          должность, фамилия, инициалы   Члены комиссии: 1.___________________________________________                                          должность, фамилия, инициалы                               2.___________________________________________                                   должность, фамилия, инициалы   Присутствовали: ___________________________________________                                  должность, фамилия, инициалы                           Текст Составлен в 3-х экземплярах:     1-й экземпляр     2-й экземпляр     3-й экземпляр   Председатель комиссии                Подпись             Иниц., фамилия Члены комиссии                            Подпись             Иниц., фамилия   С актом ознакомлен                     Подпись             Иниц., фамилия                                                           Дата

    Образец акта                                                                        Приложение 9.7

ООО «Пирс»         АКТ  13. 09. 2009 г. Грозный ревизии кассы   Основание: приказ директора предприятия от 10.09.2009 №98   Составлен комиссией: 1.Гл. бухгалтером Е.Л. Павлова                                        2. Экономист В.В. Малькова                                        3. Бухгалтер Р.П. Медведева                                        4. Бухгалтер А.О. Дурова      Присутствовали: кассир  С.Сю Михеева     13.09.2009 комиссия провела ревизию кассы предприятия по  с  состоянию на 13.09.2009. В результате на проведенной ревизии     установлено: 1. Остаток наличных денег в кассе по состоянию 13.09.2009 согласно кассовой книге и данным бухгалтерского учета должен составлять 3.345.612 рублей. 2. Фактический остаток  наличных денег в кассе составляет 3.305.612 рублей. Недостача наличных  денег в кассе – 40.000 т. рублей. 3. Недостача наличных  денег образовалась по вине  кассира Михеевой С.С.   Составлен в 3 – х экземплярах: 1-й экз. – в дело 01 – 03; 2-й экз. – директору  предприятия; 3-й экз. – главному  бухгалтеру.    Приложение: объяснительная  записка кассира Михеевой С.С.                                                                на 1л. в 1 экз.     Председатель комиссии         Подпись ________  М.И. Иванов  Члены комиссии                     Подпись ________  Е.А. Павлова                                                    Подпись ________  В.В. Малькова                                                    Подпись ________  Р.П. Медведева                                                    Подпись ________  А.О. Дурова    С актом ознакомлена             Подпись                   С.С. Михеева                                                   Дата В дело 01 – 03    Подпись            Дата

 

 

 

 

 

 

 

Вопросы для  самоконтроля:

1. Назначение и состав справочно-информационных документов
2. Состав, расположение реквизитов и структура текста докладной и объяснительной записок
3. Состав, расположение реквизитов и структура текста акта
4. Поясните особенности составления и оформления телеграммы и телефонограммы