Лекции по "Основам делопроизводства"

В разделе  «Должностные обязанности» перечисляются виды работ, выполняемые работником.

Раздел  «Права» определяет полномочия работника по выполнению возложенных на него обязанностей; право принимать определенные решения; давать указания по конкретным вопросам; самостоятельно подписывать документы в рамках представленной ему компетенции; обращаться с предложениями к руководителю; участвовать в совещаниях; запрашивать необходимую для работы информацию и другие.

В разделе  «Ответственность» указывается, за что конкретно несет ответственность данный работник.

В разделе  «Взаимоотношения» указывается, от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и какие сроки представляет; с кем согласовывает проект подготавливаемых документов; с кем совместно подготавливает документы, и рассматриваются другие вопросы информационных взаимосвязей работника с подразделениями, лицами, организациями.²

Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации, если ему предоставлено это право.

 

____________________________

    ² Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству. – М.: «Приор – издат», 2004. с. 53-54

          Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых зависит ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения. После утверждения должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней ознакомительную визу:

С инструкцией  ознакомлен, дата, подпись

          Должностная инструкция составляется в трех экземплярах: первый хранится в кадровой службе, второй у руководителя подразделения, третий у работника.

Штатное расписание – документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом.

Штатное расписание оформляется на общем бланке организации и включает следующие реквизиты:

   •наименование  организации;

   •наименование  вида документа;

   •дата и номер;

   •место издания;

   •заголовок к  тексту;

   •текст;

   •гриф утверждения;

   •визы;

   •подпись.

В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание.

Ответственность за подготовку штатного расписания несут планово-экономическое  подразделение и служба персонала. Текст штатного расписания составляется в виде таблицы, графы которой содержат наименования должностей, количество штатных единиц, размер должностного оклада, надбавок (персональных и прочих), МФЗК и примечания. В зависимости от условий организации труда штатное расписание может содержать и другие графы.

Штатное расписание подписывает начальник отдела кадров, визирует главный бухгалтер (распорядитель финансов), утверждает руководитель, подпись которого заверяется печатью организации. Печать ставится на грифе утверждения.

Структура и штатная численность – документ, в котором указываются наименования всех структурных подразделений организации, вводимые в организации должности, а также количество штатных единиц по каждой   должности.

Составляется и подписывается  также, как и штатное расписание.

Форма документов штатного расписания и структура, и штатная численность унифицирована УСОРД (унифицированная система ОРД).

 

 

Вопросы для  самоконтроля:

1. Предназначение организационно-правовых документов
2. Поясните состав реквизитов и структуру  текста устава организации,

а также расположение и оформление его реквизитов

3. Поясните назначение положения об организации (органе

управления), состав их реквизитов и структуру  текста, а также  расположение и оформление  реквизитов

4. Поясните роль инструкций, разрабатываемых в организации в

обеспечении управленческой деятельности

5. Оформите штатное расписание согласно ГОСТ Р 6.30-2003
6. Назовите основные разделы должностной инструкции и раскройте их

 

Список рекомендуемой  литературы

а) основная:

1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного  

обеспечения управления): Учебник для вузов/ Под ред. Т.В.

Кузнецовой. М., 2003.

2. Делопроизводство: конспект лекций / М.И. Басаков. – Изд. 7-е, испр. 

 и доп.  – Ростов н/Д: Феникс, 2009.

          3. Организация работы с документами.  Учебник / Под редакцией В.А. 

Кудряева. М., 2003.

        б) вспомогательная:

1. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления: учебник –

2-е изд. –  М.: ФОРУМ, 2009.

2. Лопатникова  Е. А. Делопроизводство: образцы документов с

комментариями. М., 2005.

3. Стенюков М.В.  Справочник по делопроизводству. М., 2003.