Лекции по "Основам делопроизводства"

Использование общепринятых сокращений позволяет:

• уменьшить объемы документов;
• ускорять восприятие информации.

      4. Редакторская правка служебных документов

Редактирование (проверка и исправление текста) – один из важнейших этапов работы над документом. Документ, содержащий ошибки – фактические, стилистические, орфографические или какие-либо другие, осложняет процесс общения, требует дальнейших устных или письменных уточнений, отнимает время у участников коммуникации. Кроме того, неграмотный или просто неаккуратно оформленный документ снижает авторитет подписавшего его должностного лица или организации – отправителя, ставит под сомнение квалификацию сотрудников, работающих в сфере делопроизводства. Документ с ошибками способен превратиться в своего рода «бомбу замедленного действия»: рано или поздно содержащие в нем неточные и неверные сведения могут быть использованы и нанесут получателю информации существенный вред. Поэтому на работника, ответственного за редактирование документации, ложится большая ответственность.

Приступая к  редактированию текста, важно отчетливо  осознать, какие цели перед вами ставятся. Правка может быть чисто  стилистической (т.е. не затрагивающей  содержания), так и смысловой. В первом случае редактор должен быть безупречно грамотным и иметь тонкое чувство слова, а во втором случае должен основательно знать существа вопроса, владеть фактическим материалом.

         К основным этапам редактирования  относятся: 

• восприятие – критика – коррективы;
• проверка фактического материала;
• выявление композиционных недочетов;
• выявление стилистических ошибок;
• выявление орфографических и пунктуационных ошибок.

Первый этап редактирования – восприятие текста имеет большое значение. Прежде чем что-либо изменить, следует ознокомиться с документом в целом. Только при целостном восприятии редактор оказывается в состоянии оценить композицию текста, обнаружить логические ошибки, несоразмерность частей и т.д. Лучше всего, проанализировав текст начать читать его сначала, постепенно и последовательно устраняя отмеченные недостатки. Своеобразие редакторской работы заключается в том, что исправления вносятся в чужой текст. Каким бы ни было воздействие на текст (замена слов, перестановка частей) смысл высказывания должен оставаться прежним. В случае же, если требуется изменить содержание, это должно быть непременно согласовано с автором.      Повторение одного и того же слова в пределах небольшого текста считантся стилистической ошибкой.

Значение терминов специфично, они чаще всего не имеют абсолютных синонимов и не могут быть заменены другим словом без изменения сути высказывания. Поэтому часто приходится делать исключения для текстов, насыщенных терминалогией, и сохранять словесные повторы ради точности смысла.

Обобщая сказанное, можно определить наиболее важные принципы редакторской правки:

• сохранение содержания документа неизменным;
• возможность доказать, что вмешательство в текст необходимо;
• целостность и последовательность (все недостатки отмечаются и исправляются сразу, поскольку одно изменение может повлечь за собой другое);
• четкость и аккуратность.

Различают следующие  виды редакторской правки:

• правка – вычитка;
• правка – сокращение;
• правка – обработка;
• правка– переделка. 

Правка –  вычитка представляет собой исправление орфографических и пунктуационных ошибок и опечаток. Такие исправления обычно не требуют согласования с лицом подписывающим документ. Правка – вычитка максимально близка к корректорской работе.

Правка –  сокращение производится в двух основных случаях:

• когда необходимо любыми способами сделать документ короче (тогда можно пойти на некоторые уменьшения объема содержания);
• когда в тексте содержится избыточная информация – повторы.

 Необходимо  устранить из документа общеизвестные  факты, прописные истины, лишние вводные слова и конструкции.

 Правка – обработка представляет собой улучшение стиля документа. Устраняются ошибки и недочеты, связанные с нарушением сочетаемости слов, использованием громоздких синтаксических конструкций и т.д.

 Таким образом,  документ, выправленный квалифицированным редактором:

• не содержит фактических ошибок и опечаток;
• идеально грамотен с точки зрения орфографии и пунктуации;
• имеет оптимальный объем;
• строится по законам логики;
• соответствует стилистическим нормам русского литературного языка и специальным требованиям официально-делового стиля.

Вопросы для самоконтроля:

1. Укажите, в чем особенность официально делового стиля
2. Порядок использования сокращений в служебных документах
3. Назовите этапы редактирования служебных документов
4. Основные принципы редакторской правки
5. Назовите виды редакторской правки
6. Перечислите часто встречающиеся аббревиатуры слов

Список  рекомендуемой литературы

1. основная:

1.Кузнецова  Т.В. Делопроизводство. (Организация и технологии документационноо обеспечения управления). М.: ЮНИТИ – ДАНА 2000.

2.Кирсанова  М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие – 6-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА – М;  2008.

3.Сологуб О.П.  Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учеб. пособие. – 2-е изд., стер. – М: Изд. «Омега – Л», 2007.

б) вспомогательная:

1.Басаков М.И. Делопроизводство: конспект лекций. – Изд. 7-е, испр. и доп.- Ростов н/Д: Феникс,2009.

2.Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству. – М: «Приор – издат». 2004.