Анализ взаимоотношений с покупателями и поставщиками торгового предприятия ООО «Фортуна»

       ООО «ТД Виктория», г.Иркутск;

       ООО «Виноградная Лоза», г.Иркутск;

       ООО «ТД Палас», г.Иркутск;

       ООО «ТД Юримико», г.Иркутск.

       В настоящее время на предприятии используется два метода заказа партии товара. Метод с фиксированным размером заказа или партии поставки - это наиболее простая система, в которой размер заказа на пополнение запаса величина  постоянная. Заказ на поставку осуществляется, когда размер заказа достигает определенного размера (точки заказа). Цикл заказа может быть разным и зависит от интенсивности потребления. К другому методу относится система с фиксированной периодичностью заказа, по которому продукция заказывается и поступает на склад через равные промежутки времени, а размер запаса регулируется за счет изменения объема партии поставки. Размер заказа зависит от степени расхода или спроса на товар в предшествующий период времени.

       Постоянный  контроль складских запасов позволяет  определить точку заказа, т.е. тот  размер запаса определенного товара, который будет реализован за время выполнения заказа на поставку этого товара. Размер запаса определяется по дневной реализации и остаткам на складе. Приёмка и разгрузка товара осуществляется полностью по всем товаросопроводительным документам:

       - Товаротранспортная накладная,

       - Товарный раздел,

       - Счёт-фактура,

       - Сертификаты соответствия,

       - Раздел А и Б, справки к  ГТД.

       Оплата  всех полученных от поставщиков товаров  осуществляется по безналичному расчету.

       Предъявленные на оплату счета поставщиков кредитуют счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и дебетуют соответствующие материальные счета (10,41).

       Сумма НДС включается поставщиками и подрядчиками в счета на оплату и отражается у покупателя по дебету счёта 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретённым ценностям» и кредиту счёта 60 «Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками».

      При оплате счетов-фактур поставщика за безналичный  расчет производят запись: Д 60    К 51.

       ООО «Торговая Марка» применяет для своих  расчетов платежные поручения. К исполнению эти документы принимаются банком независимо от суммы и в количестве экземпляров, необходимом для всех участников расчетов. На первом экземпляре расчетного документа должны быть подписи руководителя и главного бухгалтера, то есть первых двух лиц, имеющих право подписи таких документов. На первом экземпляре должен быть оттиск печати, образец которого вместе с образцами подписей находится в банке.

      В соответствии с условиями заключенных  договоров, оплата может производиться  несколькими видами:

• предварительная оплата, предусматривает полностью стопроцентную оплату товара до его поставки покупателю, согласно заключенному договору;
• отсрочка платежа, оплата производится за товары спустя определенный срок, указанный в договоре;
• по факту поставки товаров, оплата производится в момент их получения;
• под реализацию, оплата товаров производится только после того, как они будут реализованы покупателям.

       Аналитический учёт по счёту 60 ведётся по каждому  предъявленному счёту, расчеты в  порядке плановых платежей отражаются по каждому поставщику. Построение аналитического учёта должно обеспечивать получение данных о задолженности поставщику: по расчётным документам, срок оплаты которых не наступил; по неоплаченным в срок расчётным документам; по неотфактурованным поставкам и др.

       Как и с поставщиками с покупателями, договоры заключены на разные сроки, в основном на год, но по некоторым производится пролонгация.

       При продаже товаров вся дебиторская  задолженность формируется на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». На сумму реализованных товаров покупателям выписываются платежные документы: счет-фактура, товарно-транспортная накладная. Все платежные  документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством, иметь все необходимые реквизиты в соответствии с Постановлением «Об утверждении порядка ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

       В счёте-фактуре при реализации товаров (работ, услуг) указывается цена (тариф) за единицу измерения и стоимость  всего количества товара с учётом НДС, ставка НДС. В счёте-фактуре должен быть указан порядковый номер. На выписанные счета ведутся журналы учёта счетов-фактур и книга продаж для учёта НДС. Регистрация составленных счетов-фактур в книге продаж производится сразу на всю сумму отгрузки по этим счетам-фактурам. Составление счетов-фактур, ведение книги продаж производится с использованием компьютера.

       При получении товара, покупатель обязан проверить количество и качество приобретаемого товара, его соответствие документам. При получении обязательно наличие доверенности от покупателя, которая не должна иметь исправлений и помарок.

       При расчетах с покупателями в ООО  «Фортуна», в зависимости от условий договоров, используются все виды расчетов, но преобладают расчеты с отсрочкой платежа. Отсрочка платежа в принципе является одним из распространенных видов расчетов, а наличие дебиторской и кредиторской задолженности является нормальным явлением в нынешних условиях, если долги оправданы и если ими разумно управляют.

       Оплата  может проводиться в наличной и безналичной форме. При оплате за наличный расчет, при приеме денежных средств от покупателей, выписывается приходный кассовый ордер и оформляется запись:

       Д 50   К 62,1.

       Если  оплата производится путем перечисления задолженности покупателем через банк, то составляется проводка:

       Д 51  К62,1.

       Учёт  расчетов с покупателями ведётся  на счёте 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками», счёт активно-пассивный, может отражаться как в активе, так и в пассиве баланса. По дебету счёта отражается отпуск товаров, по кредиту счёта отражается оплата за товар.

       Аналитический учёт по счёту 62 ведут по каждому  предъявленному покупателям счёту, а при расчётах в порядке плановых платежей – по каждому покупателю. Построение аналитического учёта должно обеспечить получение данных по покупателям по расчётным документам, срок оплаты которых не наступил; покупателям по неоплаченным в срок документам; авансам полученным.

       Отдел сбыта работает непосредственно с покупателями и делится на три подразделения:

       -торговые агенты;

       -оптовые агенты;

       -сетевые агенты.

       Рассмотрим подробнее каждого из них.

       Торговый  агент (представитель) – это посредник между компанией-поставщиком и торговыми точками, либо между предприятиями оптовой торговли и розничной сетью. Его работа заключается в продвижении продукции компании чаще всего на вверенной ему территории, развитии существующей клиентской базы и поиске новых клиентов, приеме и обработке заказов, отслеживании сроков и сумм оплаты.

       Сложность работы торговых представителей фирм – оптовиков алкогольной продукции на Иркутском рынке связана с тем, что, в отличии от других компаний, деятельность которых связана с какой-либо другой продукцией, район агента не имеет границ, т.е. нет определенной территории. Это происходит в связи с высоким уровнем конкуренции в этой области (на Иркутском рынке около 40 подобных компаний). Чтобы клиент купил товар торгового агента  именно данной компании, необходимо, прежде всего, наладить контакт с сотрудниками торговой точки. Не всегда получается так, что торговая точка находится только на участке, закрепленном за торговым агентом. У компании есть опыт разделения территории, но это привело лишь к снижению продаж. Таким образом, торговым представителям компании ООО «Фортуна» приходится работать по всем районам г. Иркутска, что, естественно, ведет за собой определенные сложности.

       Главная задача торгового представителя – сделать все необходимое, чтобы магазины (киоски, супермаркеты) согласились взять на реализацию продукцию компании, которую он представляет. Под «всем необходимым» обычно подразумевают следующие действия:

       -наладить отношения с руководителями торговых точек;

       -искусно преподнести информацию о фирме и ее продукции;

       -убедить клиентов в том, что именно эта продукция нужна потребителю;

       -заключить сделку, подписать контракт на поставку продукции.

       Торговый  агент должен знать всю информацию об ассортименте своей продукции, правилах ее хранения, особенностях эксплуатации (использования) и ценах.

       Торговый  представитель обязан знать: "Стандарты  работы торгового представителя" организации, должностную инструкцию и все необходимые формы документов (прайс-листы, сертификаты, ежедневные и периодические отчеты, и т.д.)

       Торговый  представитель обязан следить за своевременной поставкой товара в магазин, должен объяснять продавцам, как правильно расставлять его для лучшей продажи, контролировать, чтобы его сразу же выставили в торговый зал и он не залеживался на складе, а также рекомендовать отпускную цену.

       На плечи торгового представителя ложится ответственность за поступление платежей от точек розничной сети. Если он вовремя не распознал фирму-однодневку, которая исчезла вместе с отгруженной продукцией, то компания взыщет недостачу именно с него. Поэтому прежде чем заключать договор о поставке, он должен как можно больше узнать о потенциальном клиенте: как давно тот работает на рынке, насколько платежеспособен и так далее.

       Кроме того, такой специалист обязан отслеживать, как реализуется продукция компании на его участке (любой магазин фиксирует эти показатели). На основании полученных данных он делает выводы, сколько товара, куда и когда нужно завезти. В его обязанности входит также подготовка еженедельных и ежемесячных отчетов руководству о проделанной работе.

       Деятельность  оптовых и сетевых агентов по большому счету схожа с деятельностью торговых представителей. Отличие заключается лишь в клиентах. У оптовых агентов клиентами выступают крупные организации, которые берут товар большими партиями – вагонами, или контейнерами, а у сетевых агентов клиентами являются крупные сети магазинов, супермаркетов, гипермаркетов.

       В каждом отделе есть руководитель –  супервайзер, который координирует работу агентов.

       Для каждого клиента существует свой «прайс-лист» – определенная цена на товар, которая может быть розничной  и оптовой.

       Система скидок на продукцию ООО «Фортуна» в зависимости от суммы покупки:

       От 20000 до 40000 руб. скидка 3% от прайса;

       От 40000 до 60000 руб. скидка 5% от прайса;

       От 60000 до 80000 руб. скидка 8% от прайса;

       От 80000 до 100000 руб. скидка 10% от прайса;

       Свыше 100000 руб. скидка 13%.

       Маркетинговый отдел также организует мероприятия по продвижению товаров – это различные акции. Акции могут мотивировать торговых представителей (например, если торговый агент реализует определенное количество продукции, он получит денежное вознаграждение), персонал торговой точки (например, при покупке определенного количества товара, торговая точка получает подарок, или какое-то вознаграждение), или конечного потребителя (чаще всего потребитель получает подарок за покупку, или для потребителя могут быть разработаны программы по дегустации продукта).

       ООО «Фортуна» в своей деятельности по продвижению продукции использует следующие средства:

       настенные и карманные календари;

       ручки с фирменным логотипом;

       рекламные проспекты, предоставленные производителями алкогольной продукции;

       ежегодно  участвует на различных выставках.

       Проводятся  мероприятия, приуроченные к определенным событиям, праздникам, например, ко Дню всех влюбленных, 23 февраля, 8 марта. Устраиваются тематические дегустации, акции, программы. В период 2009 года проходили:

       Акция по продукции компании «ВиноВин» (02 февраля 2009 года по 9 марта 2009 года)

       При каждой покупке 4 бутылок получает 1 бутылку вина из этого же ассортимента

       Ассортимент, участвующий в акции:

       «Мадам  Софии», 0,75

       «Божья Коровка», 0,7

       «Лунный Кот», 0,7

       «Царский  Графин», 1,0

       Акция по водке «Белуга» (1 апреля 2009 года по 30 апреля 2009 год)