Шпаргалка по «Экономической теории»

Передача документов и дел другим работникам организации (предприятия), имеющим допуск к этим документам, производится только через секретаря с обязательной записью в журнале.

Запрещается изъятие из дел или перемещение из одного дела в другое документов с грифом «КТ» без разрешения руководства и отметок в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ».

Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из здания. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и тому подобного с принятием необходимых мер предосторожности.

Все дела и журналы (картотеки) учета документов с грифом «КТ» в обязательном порядке вносят в номенклатуру дел организации.

По окончании календарного года специально созданная комиссия организации выполняет следующие работы:

● проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»;

● отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения;

● отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.

Проверка наличия документов с грифом «КТ» по решению руководства организации может производиться с другой периодичностью, например по окончании каждого квартала.

При передаче дел в архив на документы с грифом «КТ» составляют отдельную опись. Хранят такие документы в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документы с грифом «КТ», отобранные для уничтожения, составляют акт, утверждаемый руководителем организации. Уничтожают документы в присутствии экспертной комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

 

 

44.Делопроизводство  и его особенности в будущей  профессиональной деятельности  студента (делопроизводство в банке, бухучете, суде, торговле, туризме, материально-техническом  снабжении, статистике и т.п.).

Предметом курса являются переработка, создание, передача, поиск и хранение информации, представленной чаще всего в документальной форме, с целью подготовки управленческих воздействий (решений).

Цель изучения дисциплины — приобретение теоретических знаний и выработка практических навыков и умений в области документирования и организации работы с организационно-распорядительными документами с применением организационной техники.

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи;

• сформировать представление о месте делопроизводства в структуре управленческого труда и его значении для эффективных управленческих процессов;
• уяснить важность роли служб документационного обеспечения управления в современной организации;
• изучить теоретическую базу общего (административного) делопроизводства, современные проблемы и тенденции его развития;
• научиться ориентироваться в основных нормативных правовых актах и методических материалах по делопроизводству;

-ознакомиться с основными  направлениями и проблемами автоматизации делопроизводства;

• изучить правила оформления реквизитов и организационно-распорядительных документов;

V, • получить знания  в области кадрового делопроизводства; о? • освоить технологию организации  работы с документами;

• рассмотреть организацию и условия труда работников служб документации;
• обеспечить усвоение учебного материала по современным педагогическим методикам.

В результате изучения дисциплины студенты должны знать-.

• меры административной ответственности за нарушение законодательства в областях делопроизводства и архивного дбла;
• основные законодательные акты, стандарты и методические документы Республики Беларусь в области делопроизводства;
• принципы и методы унификации и стандартизации управленческих документов;
• назначение, особенности и содержание Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД);
• требования к формуляру-образцу документов, форматам бумаги, служебным полям, б лапкам документов, машинописному оформлению текста, структуре реквизитов документов, правилам составления и оформления организационно-распорядительных документов;
• особенности составления и оформления организационно-распорядительных документов на белорусском языке;
• общие правила организации работы с входящими, исходящими и внутренними, а также содержащими коммерческую тайну документами;
• особенности языка и стиля служебных документов;
• основные инструментальные средства автоматизации делопроизводства;
• особенности делопроизводства в будущей профессиональной деятельности;
• функциональные возможности оргтехники, критерии выбора, правила и способы ее эксплуатации;
• требования к организации труда работников служб до- кументационного обеспечения управления, планирования и нормирования работ;
• сущность и последствия воздействия на работника вредных производственных факторов, меры по предупреждению и уменьшению их воздействия.

В результате изучения дисциплины студенты должны уметь:

• применять на практике действующие в области делопроизводства нормативные правовые акты;
• оформлять реквизиты, установленные формуляром-образцом;
• проектировать макеты различных видов бланков;
• составлять и оформлять различные виды организационно-распорядительных документов и их копии;
• ориентироваться в составе, назначении и оформлении личных документов и документов по личному составу;
• вести деловую переписку с иностранным партнером;
• определять, обосновывать и применять на практике параметры машинописного оформления документов на персональном компьютере (размер шрифта, межстрочный интервал, координату реквизита но горизонтали);
• регистрировать документы и осуществлять контроль за исполнением документов и поручений;
• оформлять номенклатуру дел и в соответствии с ней формировать документы в дела;
• оформлять дела и передавать их в архив;
• осуществлять документирование и организацию работы с документами с использованием информационных технологий;
• подбирать и технологически рационально использовать оргтехнику, материалы, средства, а также организовывать свое рабочее место;
• объяснять и сопоставлять процесс печатания и требования к печатанию слепым десятипальцевым методом на русском, белорусском языках и латинским шрифтом;
• анализировать состояние делопроизводства в организации.

 

 

45.Номенклатура дел организации  или структурного подразделения (банка, суда, туристической фирмы, коммерческой  фирмы, отдела бухгалтерии, отдела  материально-технического снабжения, отдела ценообразования, отдела  маркетинга и.т.п.).

Основой для составления номенклатуры дел организации являются номенклатуры дел ее структурных подразделений. В структурном подразделении номенклатура дел составляется руководителем подразделения совместно с секретарем или иным должностным лицом, ответственными за ведение делопроизводства в этом структурном подразделении. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), архив организации оказывают необходимую консультационно-методическую помощь структурным подразделениям в подготовке номенклатуры дел (проверяют правильность формулировок названий дел, определения сроков их хранения и др.).

Номенклатура дел структурного подразделения составляется по установленной форме (приложение 1 к материалу). При наличии в организации общественной организации (профсоюза и др.) ее номенклатура дел составляется по форме, установленной для номенклатур дел структурных подразделений.

Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются по тем же правилам, что и графы номенклатуры дел организации. Систематизация заголовков (названий) дел в номенклатуре дел структурного подразделения аналогична систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел организации.

Номенклатура дел структурного подразделения в обязательном порядке визируется заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив). При наличии экспертной комиссии (ЭК) в структурном подразделении номенклатура дел согласовывается и с ЭК структурного подразделения. Затем номенклатура дел подписывается руководителем этого подразделения.

После утверждения сводной номенклатуры дел организации из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях. Выписки из номенклатуры дел хранятся в структурных подразделениях 5 лет и включаются в соответствующий раздел номенклатуры дел этого подразделения.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении (приложение 2 к материалу). Итоговая запись к номенклатуре дел общественной организации составляется по этой же форме. Итоговая запись подписывается руководителем структурного подразделения (общественной организации).

 

 

46.Положение (устав) об организации или  о структурном  подразделении (банк, суд, турфирма, отдел  бухгалтерии, отдела материально-технического  снабжения, отдела ценообразования, отдела маркетинга и т.п.).

Устав — свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений или какого-либо государственного органа, предприятия, учреждения. Общие уставы утверждаются, как правило, высшими органами государственной власти, уставы отдельных организаций — их учредителями либо соответствующими министерствами и ведомствами.

«Наименование структурного подразделения»

«Наименование структурного подразделения» - отражает основное направление деятельности структурного подразделения.

В большинстве случаев наименование структурного подразделения содержит:

наименование вида структурного подразделения;

основное функциональное направление (либо несколько направлений) его деятельности.

  Раздел «Общие положения» 

Данный раздел является одним из наиболее значимых по количеству информации о структурном подразделении.

Подразделение может быть основным или вспомогательным, самостоятельным или входить в состав самостоятельного, более крупного структурного подразделения.

Все основные самостоятельные подразделения организации создаются приказом руководителя организации.

При определении подчиненности подразделения следует руководствоваться структурной схемой организации и структурой управления организацией.

Следует иметь в виду, что Положение о структурном подразделении является в какой-то степени и должностной инструкцией для руководителя этого подразделения (начальника отдела).

  Раздел «Основные задачи» 

В разделе перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие основные направления деятельности подразделения.

  При создании объединенных (близких  по функциям) структурных подразделений  задачи объединяются.

Раздел «Организационная структура» 

В этом разделе отражаются структура подразделения, порядок её формирования и утверждения.

Раздел «Функции»

В этом разделе перечисляются основные действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для решения поставленных перед ним задач. Следует отметить, что в некоторых случаях в этом разделе должна отразиться специфика организации, т.е. наряду с общими функциями необходимо расписать специальные функции, обусловленные деятельностью организации.

Раздел «Права и обязанности»

В этом разделе перечисляются права как самого структурного подразделения, так и его руководителя.

Права подразделения могут быть общими и специальными.

Раздел «Взаимоотношения» 

В процессе функционирования структурного подразделения в организации между ним и другими подразделениями организации возникают функциональные отношения или устанавливаются служебные связи (схемы взаимодействия) 

Данный раздел, в основном, отражает взаимоотношения подразделений на уровне информационных и документационных потоков, обусловленных функциональными особенностями подразделений. 

Раздел «Ответственность» 

Положение о структурном подразделении определяет ответственность руководителя этого структурного подразделения, т.к. именно руководитель несет ответственность за надлежащее и своевременное выполнение возложенных на подразделение функций. Ответственность работников подразделения устанавливается должностными инструкциями, и в положениях о структурных подразделениях эту норму целесообразно зафиксировать.

И наконец, руководитель структурного подразделения несет персональную ответственность за определенные действия.