Шпаргалка по «Экономической теории»

Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации. Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания; во второй - приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. Это и отличает её от докладной записки. В справке фиксируют сведения определенного периода времени. Датой справки является дата её подписания. Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д. При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки формата А5.

Формуляр справки состоит из реквизитов: наименование министерства или ведомства; название организации; наименование структурного подразделения (если есть); наименование вида документа; дата, номер; место издания; адресат; заголовок; текст;  подпись; печать.

Текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) работника (или иного лица - учащегося, пенсионера и т.д.), о котором сообщают сведения.

 

 

24. Требования к оформлению информационно-справочных документов. Оформление записок (объяснительной, докладной, служебной).

Информационно - справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения. Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель. Объяснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Подписываются составителями. Формуляр объяснительной записки состоит из реквизитов: наименование министерства или ведомства; название организации; наименование структурного подразделения (если есть);  наименование вида документа; дата, номер;  место издания; адресат; заголовок; текст; подпись.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. По содержанию докладные записки бывают:а) информационные;б) отчетные (по результатам командировки и т.д.).

В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние; внешние. Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор - составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации. Датой записки является дата её подписания. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно. Текст докладной записки делится на две части:1. изложение фактов, послуживших причиной её составления; 2. выводы, предложения организации или должностного лица.Формуляр внутренней докладной записки состоит из реквизитов: наименование структурного подразделения(если есть); наименование вида документа - докладная записка; дата, номер; адресат; заголовок;  текст;  приложения; подпись.

Формуляр внешней докладной записки состоит из реквизитов: наименование министерства или ведомства; название организации; наименование структурного подразделения (если есть); наименование вида документа - докладная записка; дата, номер; место издания; адресат; заголовок; текст; приложения; подпись.

служебная записка- записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка. 
Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки - это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же, как и докладные.

 

 

25.Документы по личному составу и их характеристики.

Документы по личному составу - это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками

Трудовая книжка - основной документ, подтверждающий стаж работы. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Лица, поступаю на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать её в отдел кадров. Поступающие на работу впервые, представляют документ о последнем занятии, уволенные из рядов ВС - военный билет.

В трудовые книжки вносятся следующие данные: сведения о работнике; сведения о работе; сведения о награждениях и поощрениях; сведения об открытиях, на которые выданы дипломы; взыскания в трудовую книжку не вносятся.

Все записи вносятся в трудовую книжку после издания приказа. Если в трудовой книжке заполнены все страницы, то она дополняется вкладышем. Без самой трудовой книжки вкладыш не действителен. При утере трудовой книжки выдается дубликат.

Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью "дубликат" в правом верхнем углу титульного листа.

Личное дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу.

Документы рекомендуется включать в личное дело в следующей последовательности: внутренняя опись документов дела; дополнения к анкете; заявление о приеме на работу; анкета с фотокарточкой; трудовой договор; приказ о приеме на работу (копия); документы об образовании (копии); характеристики или рекомендательные письма.

Вначале в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно - биографических данных (копии дипломов, свидетельства, аттестационные листы). Копии приказов о переводе по службе в личное дело не включаются. На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Личное дело ведется в одном экземпляре, внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Заверительная надпись пишется только на листе - заверителе.

Автобиография - документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Реквизиты автобиографии: название вида документа; текст; дата; подпись и ее расшифровка.

В тексте освещаются вопросы: Ф.И.О., год рождения, образование, с какого времени началась трудовая деятельность, причины перехода с одной работы на другую, воинское звание, награды, поощрения, семейное положение, домашний адрес.

Резюме - документ, содержащий сведения биографического характера, представляется лицом при трудоустройстве. Реквизиты резюме: название вида документа; дата; Ф.И.О.; почтовый адрес претендента; телефон; текст; подпись.

 Текст излагается по разделам: Цель резюме. Образование. Трудовая  деятельность. Специальные знания. Семейное положение.

Характеристика - документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение организации о нем. Реквизиты характеристики: наименование вида документа; текст; подписи; дата; печать.

 

 

26.Расчетно-денежная документация.

     Платежное поручение - первичный  документ, на основании которого

банк  по  поручению клиента осуществляет кредитовый перевод в пользу

указанного  бенефициара.  Необходимо  отметить, что с 1 июля 2001 г.

унифицированы формы платежных поручений, используемые при совершении

внутренних  (рублевых  и валютных), а также международных переводов.

Новая форма платежных поручений содержит реквизиты (поля), которые в

соответствии   с   международными   стандартами   (правила   системы

S.W.I.F.T)  делятся  на  обязательные и  факультативные. Незаполнение

обязательных  полей  является  для банка-отправителя (то есть банка,

обслуживающего  плательщика)  основанием  для  отказа  в  принятии к

исполнению платежного поручения (часть вторая ст.238, cт.250 БК РБ),

а  если  оно  все  же было принято, то с банка-плательщика снимается

ответственность   за   неисполнение,  ненадлежащее  исполнение  либо

просрочку исполнения (ст.244 БК РБ).

     К числу обязательных относятся  следующие поля: наименование расчетного  документа; дата и номер платежного  поручения;  наименование,  местонахождение  и  код  банка-отправителя, а

также банка-получателя; сумма и валюта платежа; наименование,  УНП  (УНН),  номер счета плательщика, а такжебенефициара;  комиссионное  вознаграждение и расходы по переводу, если они

удерживаются за счет плательщика на разовой основе при осуществлениикаждого перевода;

     - назначение платежа;

     - указание на то, на чей счет  относятся расходы по переводу.

     Наименование  корреспондента банка-получателя, его код, а также

код  банка-отправителя,  номер  счета,  наименование  корреспондента

банка-получателя могут указываться банком-отправителем. Незаполнение

плательщиком  этих полей не является основанием для отказа в акцепте

платежного поручения банком-отправителем.

     К  числу  факультативных  полей, заполнение которых возможно  по

усмотрению уполномоченных банков, относятся:

     - дата валютирования;

     - банк-корреспондент банка-отправителя;

     -  комиссия  банка-отправителя,  а  также  иные необходимые  ему

реквизиты.

                             Платежное требование

     Платежное   требование   -   основной   документ,  по  которому

осуществляются  безналичные  расчеты,  в  которых инициатива платежа

исходит от бенефициара

Платежное   требование   составляется,   как  правило,  в  трех

экземплярах   и  должно  содержать  следующие  реквизиты:  «Сумма  и

валюта»,     «Плательщик»     (наименование    и    номер    счета),

«Банк-отправитель»,        «Корреспондент        банка-отправителя»,

«Банк-получатель», «Бенефициар», «Назначение платежа».

     Так   же   как  и  платежное  поручение,  платежное  требование

направляется  в  банк в течение 10 дней со дня составления.

 

 

27.Деловое письмо. Виды. Реквизиты 
Деловое письмо является самым распространенным управленческим документом. В отличие от других видов управленческих документов, таких как приказ, акт, протокол и других, в письме в наибольшей степени проявляются личность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность, нестандартность языка и стиля текста. [1] 
Деловые письма обычно пишутся на фирменных бланках, отпечатанных типографским способом. В заголовке письма указаны название организации ( объединения, фирмы), почтовый и телеграфный адрес, номер ( а) телефона ( телефонов), телекса ( телексов), а с возникновением факсимильной связи и номер факсимиле, и иногда некоторая другая информация, как-то: фамилии руководящих официальных лиц, официальное лицо, на чье имя, по желанию компании, должна направляться вся корреспонденция, специально обозначенное свободное место для индексов писем ( шифра, ссылки), для даты, входящих и исходящих данных письма. [5]

Деловые письма должны быть точными и простыми, вежливыми и искренними, сжатыми и краткими. Это означает выбор простых естественных, коротких слов и предложений, открытое и искреннее признание ошибок, выбор сжатых выражений и предложений, а не расплывчатых, многословных, без повторов и ненужных слов, без избыточной информации. Выражаться нужно по-дружески и с достоинством. [6]

Деловые письма подписываются от руки чернилами, четко и разборчиво. Подпись всегда должна быть одинакова по стилю. Под подписью обычно печатается фамилия и должность подписывающего письмо. [7] 
Принято выделять следующие виды деловых писем.

По тематическому признаку:

Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров:

• оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;
• письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;
• рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений: