Шпаргалка по «Экономической теории»

 

 

14.Характеристика всех служебных отметок (реквизитов) на документах.

К служебным отметкам на документах относят:

Реквизит «Резолюция».

Письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.

Реквизит содержит указания руководителя по исполнению документа. Он включает: фамилию, инициалы исполнителя; предписание действий; порядок и сроки исполнения подпись руководителя; дату наложения резолюции.

Резолюция располагается на первом листе документа. Конкретные указания выражаются в форме повелительного наклонения или в неопределенной форме глагола и адресуются подчиненным лицам, например: «Срочно принять меры»; «Немедленно подготовить письмо»; «Разобраться и доложить».

Общие указания содержат предлог «к», например «к сведению», «к исполнению». Однако в практике делопроизводства можно встретить неверный вариант резолюции: «д/сведения», «д/использования»

Реквизит «Отметка о контроле».

Отметка о контроле необходима на документах, исполнение которых проверяется, и состоит из заглавной буквы «К» или слова КОНТРОЛЬ, которые пишут от руки или проставляют штемпелем на левом иоле документа на уровне заголовка к тексту. Обычно их наносят цветным карандашом или чернилами красного цвета. Отметка может быть дополнена контрольной датой.

Реквизит «Отметка об исполнителе»

Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Отметка включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания. Отметка об исполнителе обязательно оформляется на исходящих документах.

Реквизит «Отметка о заверении копии»

Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена.

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения. При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки физическому лицу заверительную надпись удостоверяют печатью организации. Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.

Организация может заверять копии только тех документов, которые созданы в

самой организации

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на документе

после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения

исполнителя и даты

направления документа в дело.

Реквизит «Отметка о поступлении».

Отметка о поступлении проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации, получателя, даты и регистрационного  индекса (номера) поступления документа.

На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать время поступления (часы, минуты).

Реквизит «Отметка о переносе данных на машинный носитель».

При сканировании документов с целью создания автоматизированной информационно-поисковой системы организации, имеющей локальную сеть, целесообразно проставлять на документе отметку о переносе данных па машинный носитель. При использовании персонального компьютера в отметке о переносе данных в память машины следует указать имя файла, в который внесен документ. Реквизит располагается на нижнем поле первого листа документа и включает в себя: запись «Информация перенесена на машинный носитель»; подпись лица, ответственного за перенос данных; дату переноса

 

 

15.Требования к основному реквизиту документа – тексту и его элементам: приложению и заголовку.

Текст — главный смысловой реквизит документа, он выражает содержание управленческого действия. Текст документа печатают от нулевого положения табулятора от границы левого поля.

Текст управленческих документов излагается официально-деловым стилем, предназначенным для общения в сфере управления. Тексты документов, сложных по содержанию и больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т. д.), делят на разделы, подразделы, пункты и подпункты. При делении текста документа на пункты и подпункты необходимо, чтобы каждый пункт (подпункт) содержал законченную информацию и составлял его отдельное положение. Разделы, подразделы, пункты и подпункты нумеруют арабскими цифрами с точками и записывают с абзацного отступа. Нумерация разделов должна быть сквозной, начиная с единицы.Разделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего текста документа.

Номер подраздела включает номера раздела и подраздела, разделенные точкой (1.1., 1.2., 1.3. и т. д.), а номер пункта— номера раздела, подраздела и пункта (или номера раздела и пункта), разделенные точкой (1.1.1., 1.1.2., 1.1.3. и т. д.). Заголовок раздела (подраздела или пункта) печатают с прописной буквы, не ставя точку в конце и не подчеркивая. При этом номер раздела (подраздела или пункта) следует печатать после абзацного отступа.В заголовках следует избегать сокращений (за исключением общепризнанных аббревиатур, единиц величин и сокращений, входящих в условные обозначения продукции).В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой.В тексте документа не допускается применять: обороты разговорной речи, для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов на белорусском (русском) языках; произвольные словообразования; сокращения слов, кроме установленных правилами орфографии и действующими стандартами.Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным элементом любых документов, выполняемых на формате А4. Заголовок грамматически согласуется с названием вида. В нем кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопросы "о чем?", "о ком?" и формулируется с помощью отглагольного существительного. Но в таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила заголовок отвечает на вопрос кого (чего). Заголовок размещается в левом верхнем углу документа под основными реквизитами бланка. Без заголовка разрешается составлять только короткие документы, выполненные на формате А5: извещения, телеграммы.

Приложениями могут стать любые документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки.

Если приложения упомянуты в тексте документа, то отметка об их наличии оформляется по форме:

Приложение; на 2 л. в 3 экз. Слово "Приложение" пишется с заглавной буквы прямо от поля всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров.

Если приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о приложениях с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении

 

16.Язык и стиль служебных документов, модели и варианты синтаксических конструкций.

Языком делового общения является официально-деловой стиль - функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфических особенностей, объясняемых условиями делового общения. Особое значение в этом плане имеет то, что участниками делового общения, по существу, являются юридические лица - организации, учреждения, предприятия, должностные лица, работники. Характер и содержание информационных связей, в которые они могут вступать, зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности и других факторовНейтральный тон изложения — это норма официального делового общения, которая свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, их неличном характере, наличии определенной дистанции между ними. Из языка документов исключаются слова, обладающие эмоционально-экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).Точность изложения необходима для обеспечения однозначности понимания текста документа и исключения двусмысленностей. Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов - языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, оговорок в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др. Ясность текста определяется, прежде всего, правильностью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок. Лаконичность изложения текста — это экономное использование языковых средств, исключение речевой избыточности.

Можно выделить ряд моделей синтаксических конструкций и вариантов их реализации, например: Доводим до Вашего сведения или Напоминаем, что..., Просим + инфинитив; Направляем или Гарантируем + дополнение в винительном падеже. Следует помнить о синтаксических особенностях построения словосочетаний. Так, большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например: контроль – возлагается; приказ – издается; цена – устанавливается; задолженность – погашается; счет – выставляется (оплачивается); рекламация (претензия) – предъявляется; платеж – производится; оплата – производится (гарантируется); порицание – выносится; должностные оклады – устанавливаются; договоренность – достигается; кредит выделяется и т. п. – глагольные сочетания; цены – низкие, высокие; доводы – веские; скидки – значительные, незначительные; необходимость – настоятельная; сотрудничество – взаимовыгодное, плодотворное, успешное; расчеты – предварительные, окончательные; рентабельность – высокая, низкая и т. п. – именные сочетания. При написании делового письма предпочтение отдается страдательным конструкциям, нежели действительным. Например: не мы выполним, а нами будет выполнено; не Вы предлагаете, а Вами предложено. Страдательный залог, как правило, используется при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется, предложение одобрено). Однако для придания тексту большей убедительности, а также в случае, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности, более предпочтительной является форма действительного залога (Завод «Металлист» срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил технику безопасности и т. п.). В деловой письменной речи преобладают простые предложения. Такие предложения содержат достаточно большой объем информации и рассчитаны на повторное прочтение.

 

 

17.Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции.

Неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

- Ошибки, связанные с неправильным  порядком слов в предложении. 
- Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов.

- Ошибки, возникающие в  результате незнания структуры  сложного предложения

- Ошибки при употреблении  полной и краткой форм имен  прилагательных.

- Неправильное использование  слов и терминов. 
- Неуместное или неоправданное использование иностранных слов.

- Тавтология.

- Ошибки в употреблении  слов-синонимов.

- Искусственное удлинение  речи.

 

 

18.Написание различных наименований, числительных и единиц измерений.

В названиях высших органов законодательной, исполнительной и судебной власти Республики Беларусь, органов Союзного государства и государств - участников Содружества Независимых Государств все слова пишутся с прописной буквы:

Например: Совет Министров Республики Беларусь

Пишутся с прописной буквы первое слово и имена собственные в названиях актов Президента Республики Беларусь и Национального собрания Республики Беларусь.

Например: проект Декрета  Президента  Республики  Беларусь  о  сокращении

В названиях комиссий при Президенте РБ,  комиссий при Совете Министров РБ и других комиссий пишутся с прописной буквы первое слово и имена собственные, входящие в название.

В названиях республиканских органов государственного управления, а также общественных объединений и организаций, предприятий с прописной буквы пишутся первое слово и входящие в их состав имена собственные.

Например: Министерство здравоохранения Республики Беларусь

При перечислении министерств, других республиканских органов государственного управления в тексте проектов постановлений следует писать их полные наименования.

Например: Поручить  Министерству здравоохранения, Министерству социальной защиты и  Министерству  промышленности 

Слова министерство, комитет (в единственном числе) пишутся с прописной буквы.

В названиях структурных подразделений министерств с правами юридического лица с прописной буквы пишется первое слово.

Например:Департамент железнодорожных войск Министерства обороны 

Слово совет в значении органа власти в единственном и множественном числе всегда пишется с прописной буквы.

Например: Минский областной Совет депутатов

Словосочетание ученый совет, слово коллегия пишутся строчными буквами.

В современных документах принята следующая форма написания дат: 13.04.2004 или 13 апреля 2004 г. Даты и календарные сроки в работах рекомендуется писать в одной строке.

Все виды некалендарных дат, то есть начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишутся через тире (2000–2001 учебный год). Десятилетия сокращенно обозначаются следующим образом: 90-е годы XX века; в 1999–2001 гг., но: в период за 1990–2000 годы.

Слово «год» опускается при его обозначении цифрами на обложке, титульном листе, контртитуле, а также при датах в круглых скобках: Французская буржуазная революция (1789—1793).

Порядковые числительные пишутся словами со строчной буквы в словосочетаниях, например: делегаты на пятую научную конференцию.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением падежного окончания: 90-е годы, 5-й курс.

Написание порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами с наращением падежного окончания, должно быть:

• однобуквенным, если последней букве числительного предшествует гласная: 5-й, 5-е, 5-м, 21-м или 17%-й;
• двухбуквенным, если последней букве числительного предшествует согласная (4-го, 4-му, 60-ти).

Знаки номера, параграфа, процента, градуса, минут и секунд ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф таблиц. При нескольких числах их не удваивают, ставят только до или после ряда чисел: № 5, 7, 9; 50–60% и т.д.

• Обозначения единиц измерений печатают прямым шрифтом, точку, как знак сокращения, после обозначения не ставят.

• Обозначения помещают за числовыми значениями величин через пробел. Исключения составляют обозначения в виде знака над строкой, перед ними пробел не ставится. Примеры: 10 м/с, 15°. Перенос обозначения на другую строку не допускается.

• Если числовое значение представляет собой дробь с косой чертой, его заключают в скобки, например: (1/60) с–1.

• При указании значений величин с предельными отклонениями их заключают в скобки или проставляют обозначение единицы измерения за числовым значением величины и за её предельным отклонением, например: (100,0 ± 0,1) кг, 50 г ± 1 г.

• Обозначения единиц, входящих в произведение, отделяют точками на средней линии (Н•м, Па•с), не допускается использовать для этой цели символ «х». В машинописных текстах допускается точку не поднимать или разделять обозначения пробелами, если это не может вызвать неправильного понимания.

• В качестве знака деления в обозначениях можно использовать горизонтальную черту или косую черту (только одну). При применении косой черты, если в знаменателе стоит произведение единиц, его заключают в скобки. Правильно: Вт/(м•К). Неправильно: Вт/м/К, Вт/м•К.