Анализ и организация технологии приемки товаров

           Приемка товаров по количеству необходима для установления соответствия наименования, сорта, цены товаров, а также их количества данным сопроводительных документов. Если товары поступили без сопроводительных документов или части из них, то приемка оформляется специальным «Актом о приемке товара, поступившего без счета поставщика» (форма №ТОРГ-4)!. В акте указывается фактическое количество поступивших товаров. Он составляется в двух экземплярах членами комиссии при участии материально ответственного лица. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица. Поступивший товар принимается на ответственное хранение до прибытия сопроводительных документов.

         В зависимости от способа доставки товаров приемка может проводиться в магазине (при централизованной доставке) или на складе поставщика (при вывозе товара транспортом магазина). Место проведения приемки товаров по количеству зависит и от того, находятся ли товары в таре, а также от вида и состояния тары. Товары, поставленные без тары, в поврежденной или открытой таре, принимаются по массе нетто и количеству единиц в том месте, где происходит фактическая сдача их поставщиком получателю.

         В магазинах «М.Видео» приемка товаров, поступивших в закрытой таре, не имеющей повреждений, обычно проводится в два этапа. Предварительно товары принимают на месте получения их от поставщика или от органов транспорта. Такая приемка заключается в проверке маркировки, пересчете тарных мест, определении массы брутто. При этом содержимое тарных мест по количеству единиц и массе нетто не проверяется. Товары, поступившие в стандартной исправной таре принимают без перевешивания по числу тарных мест. Окончательную приемку товаров по количеству проводят, проверяя количество единиц товара в каждом тарном месте и массу нетто. 
       На складе поставщика приемка производится с участием материально ответственного работника магазина, имеющего доверенность на право получения товаров. При этом товары, находящиеся в исправной таре, принимают по количеству тарных мест и массе брутто, а окончательную их приемку производят в магазине. Если на складе поставщика проверка фактического наличия товара в таре не проводится, то об этом делается отметка в сопроводительном документе.

          Приемка товаров по количеству производится в установленные сроки. Товары, поступившие без тары, в открытой или поврежденной таре, должны быть приняты в момент получения их от поставщика. В эти же сроки принимают по массе брутто и количеству мест товары, поступившие в исправной таре. Окончательная приемка товаров по массе нетто и количеству товарных единиц в каждом месте производится одновременно со вскрытием тары, но не позднее 10 дней, а по скоропортящимся товарам не позднее 24 ч с момента получения товаров.

         Проверка количества товаров производится в тех же единицах измерения, которые указаны в сопроводительных документах. Например, если поставщик указал в них массу товаров и количество мест, то работники магазина должны убедиться в правильности и того, и другого. Масса нетто проверяется в порядке, установленном стандартами, техническими условиями. Масса тары определяется одновременно с массой нетто. Если в момент поступления товары невозможно взвесить без тары, то определять массу нетто путем вычитания массы тары из массы брутто по данным, указанным в сопроводительных и транспортных документах (без проверки их фактической массы), не допускается. В этом случае сначала проверяют массу брутто, а массу тары — после освобождения ее из-под товара. Массу нетто рассчитывают, вычитая из массы брутто фактическую массу тары. Если масса тары превышает указанную в сопроводительных документах или на трафарете, то такая разница называется завесом тары.

         Все товары, по которым может быть завес тары, заносятся в «Журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары» Записи в нем производятся бухгалтером в соответствии с данными сопроводительных документов и акта о завесе тары. «Акт о завесе тары» составляется в одном экземпляре членами комиссии с участием представителя заинтересованной организации. Если масса тары превышает массу, указанную в сопроводительных документах поставщика или на трафарете, то акт составляется в двух экземплярах. Акт о завесе тары должен быть составлен в срок, предусмотренный договором с поставщиком. Если срок в договоре не указан, его составляют не позднее 10 дней после освобождения тары, а по таре из-под влажных продуктов (повидло, варенье и т. д.) немедленно после ее освобождения. На таре делается четкая отметка несмываемой краской об актировании завеса с указанием даты и номера акта. Завес тары списывают в зависимости от условий договора с поставщиком. При списании за счет поставщика ему направляют претензионное письмо (вместе с экземпляром акта о завесе тары) для возмещения потерь товаров.

      Если при приемке товаров будет выявлено несоответствие массы брутто отдельных мест массе, указанной в транспортных или сопроводительных документах либо на трафарете, то вскрытие тары и упаковки в таких случаях производиться не должно. Одновременно с приостановлением приемки получатель обязан вызвать для участия в ее продолжении и составлении двустороннего акта представителя поставщика. При этом вызов представителя одногороднего поставщика является обязательным, а иногороднего, — если это предусмотрено в договоре. Уведомление о вызове представителя должно быть направлено или передано (по телефону, телеграфу и т. п.) не позднее 24 ч, а в отношении скоропортящейся продукции — немедленно после обнаружения недостачи, если иные сроки не установлены договором.

         Представитель одногороднего поставщика обязан явиться не позднее чем на следующий день после получения вызова, если в нем не указан иной срок явки, а по скоропортящимся товарам — в течение 4 ч после получения вызова. 
         Представитель иногороднего поставщика обязан явиться не позднее чем в трехдневный срок после получения вызова, не считая времени, необходимого для проезда, если иной срок не предусмотрен в договоре. Представитель поставщика может принимать участие в приемке только при наличии у него удостоверения, дающего на это право. Поставщик может уполномочить на участие в приемке товаров предприятие, находящееся в месте их получения. В этом случае удостоверение представителю выдается предприятием, выделившим его. В удостоверении должна быть ссылка на документ, которым отправитель уполномочил данное предприятие участвовать в приемке товаров. 
                При заполнении акта следует иметь в виду, что в нем перечисляются только товары, по которым установлены расхождения. В конце акта делается отметка следующего содержания: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет». Акт должен быть подписан всеми лицами, участвовавшими в приемке. При этом они вправе удостоверять своей подписью только те факты, которые были установлены с их участием. Члены комиссии, не согласные с содержанием акта, обязаны подписать его с оговоркой о несогласии и изложить свое мнение. За подписание акта, содержащего не соответствующие действительности данные, лица, принимавшие участие в приемке товаров, несут установленную законом ответственность. Запись о предупреждении об этом участвующих в приемке должна быть сделана перед их подписями. Составление акта в одностороннем порядке допускается только с согласия поставщика. Не позднее, чем на следующий день после составления акта он утверждается руководителем или заместителем руководителя предприятия-получателя. 
      Составленные по всем правилам акты с приложенными товаросопроводительными и другими документами, свидетельствующими о причинах возникновения недостачи, являются основанием для направления претензионного письма поставщику товаров или транспортной организации, их доставившей. Срок предъявления претензии поставщику устанавливается договором. В нем также оговариваются сроки рассмотрения претензии и ответа на нее. Порядок и сроки предъявления претензий к автотранспортной организации определены в Уставе автомобильного транспорта.

 

 

 

 

3.  Регламент бизнес-процесса приемки товаров в магазине «М.Видео»

 

A6.3.1 Приемка на склад  и учет готовой продукции

Регламент процесса

 

Версия

Статус процесса: В  работе

 

УТВЕРЖДАЮ 

 

__________________________________

(Должность) 

______________   ___________________        

(Подпись)                               (Ф.И.О.)

«____»  ____________________     20___г.

 

Перечень изменений

№	Версия	Статус	Дата изменения статуса	Изменения
1.		В работе	22.01.2009

 

  

 

Содержание

1.   Общие положения

1.1.    Владелец процесса

1.2.    Исполнители процесса

2.   Взаимодействие с другими процессами и внешней средой 

 

Термины и сокращения

{Граница}	–	внешний поставщик или потребитель  стрелки. Находится за рамками моделируемой системы. Название не детализируется в  случаях однозначного понимания  читателями диаграммы или в случаях  неоднозначности.
{Туннель}	–	поставщик или потребитель стрелки. Название не детализируется в случаях однозначного понимания читателями диаграммы.
Бизнес-процесс	–	последовательность действий (подпроцессов), направленная на получение заданного  результата, ценного для организации (далее Процесс).
Владелец процесса	–	должностное лицо, несущее ответственность за получение результата процесса и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами, необходимыми для выполнения процесса.
Входы бизнес-процесса	–	ресурсы (материальные, информационные), необходимые для выполнения и получения результата процесса, которые потребляются или преобразовываются при выполнении процесса.
Выходы бизнес-процесса	–	объекты (материальные или информационные), являющиеся результатом  выполнения бизнес-процесса, потребляемые другими бизнес-процессами или внешними по отношению к организации клиентами.
Исполнитель процесса	–	подразделение или должность сотрудника, выполняющего процесс.
Механизмы бизнес- процесса	–	ресурсы (технологические, трудовые), используемые для выполнения процесса, целиком не потребляющиеся при выполнении одной итерации процесса.
Организационная структура управления	–	совокупность специализированных функциональных подразделений, взаимосвязанных  в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений (далее Организационная структура).
Подпроцесс	–	бизнес-процесс, являющийся составной  частью вышестоящего процесса.
Процедура	–	бизнес-процесс нижнего уровня, содержащий последовательность конечных (не требующих дополнительной детализации) операций (функций).
Управление бизнес- процесса	–	управляющие воздействия, регламентирующие выполнение процесса.

 

 

1.                Общие положения

Настоящий документ является регламентом  бизнес-процесса «A6.3.1 Приемка на склад  и учет готовой продукции»   и разработан в целях:

-         Формирования единых правил  и требований к организации процесса.

-         Установления ответственности за результат процесса.

-         Унификации и стандартизации документооборота.

 

1.1.           Владелец процесса

Владельцем процесса является:

№	Должность	Подразделение	Предмет деятельности

 

 

1.2.           Исполнители процесса

Основными исполнителями процесса являются:

№	Организационная единица	Подразделение	Предмет деятельности
1.	Группа измерения и контроля качества	Департамент продвижения и продаж

 

 

 

2.                Взаимодействие с другими процессами и внешней средой

При выполнении процесса «A6.3.1 Приемка  на склад и учет готовой продукции» осуществляется взаимодействие с другими  процессами и с внешней средой по входу, выходу, управлению и механизмам:

 

 

Взаимодействие по Выходу

№	Выход	Объекты	Потребитель
			Процесс/Объект внешней среды	Исполнитель
1.	Информация о запасах продукции		A6.5.1 Обработка заказов клиентов	Клиентский отдел
			A6.7.2 Расчет производственной программы	Отдел производственного планирования
2.	Учтенная продукция		A6.3.2 Хранение и отпуск готовой продукции	Склад МТО

Взаимодействие по Входу

№	Вход	Объекты	Поставщик
			Процесс/Объект внешней среды	Исполнитель
1.	Продукция на склад		A7.5.3 Временное хранение продукции и передача на склад	Производственный склад

Управление процесса

№	Вход	Объекты	Поставщик
			Процесс/Объект внешней среды	Исполнитель
1.	Регламенты продаж		A1.4.2 Корректировка бизнес-процессов и подсистем управления	Группа оргразвития