Бухгалтерский учет дебиторской и кредиторской задолженности (на примере ООО «Липки ойл»)

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер. Согласно п. з ст. 7 Федерального закона РФ “О бухгалтерском учете требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.

2.3. Бухгалтерский учет дебиторской и кредиторской задолженности в организации

          Для ведения бухгалтерского учета ООО «Липки ойл» использует систему 1С: Предприятие. Эта система очень удобна в использовании, может поддерживать разные системы учета и вести учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе.

Разнообразные и гибкие возможности системы 1С: Предприятие позволяют использовать ее и как достаточно простой и наглядный инструмент бухгалтера, и как средство полной автоматизации учета от ввода первичных документов до формирования отчетности.

В ООО «Липки ойл» установлена «1С:Бухгалтерия 7.7» - универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского учета. Она представляет собой компоненту "Бухгалтерский учет" системы программ "1С: Предприятие 7.7" с типовой конфигурацией. Компонента «Бухгалтерский учет» позволяет реализовывать любую схему учета и может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами «1С:Предприятия 7.7». Типовая конфигурация представляет собой готовое решение для автоматизации большинства участков бухгалтерского учета.

Для отражения хозяйственных операций с дебиторами и кредиторами организация использует документы содержащиеся в системе 1С:Предприятие, так как набор этих документов совпадает с набором реальных первичных документов, используемых в организации, которые требуется вводить в информационную базу: платежное поручение, счет, приходная и расходная накладная, кассовые ордера и т.д.

Каждый документ имеет визуальное представление (экранную форму) и может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части, которые заполняются при его выписке (вводе в систему). Кроме того, документ обычно имеет печатную форму, которая представляет собой его «бумажный» эквивалент.

При поступлении документов от поставщиков или покупателей, бухгалтер заносит данные в систему 1С:Предприятие, в результате в любой момент можно получить необходимую информацию в виде бухгалтерских итогов в различных разрезах для любых указываемых счетов, видов субконто, валют. Так, например, для получения информации о контрагентах можно сформировать такие отчеты как «Оборотно-сальдовая ведомость», «Шахматка», «Анализ счета», «Карточка счета» и другие. В отчете можно увидеть есть ли дебиторская и кредиторская задолженность, ее сумма, какие организации являются должниками и кому должна наша организация. Процесс формирования отчета представлен на рисунке 1.

Рис.1. Процесс формирования отчета

После вышеуказанных действий формируется следующий отчет.

Рис. 2. Сформированный отчет

Для бухгалтерского учета дебиторской и кредиторской задолженности ООО «Липки ойл» использует счета раздела VI «Расчеты» Плана счетов бухгалтерского учета.

Учет дебиторской задолженности в ООО «Липки ойл» по расчетам с покупателями и заказчиками производится на активно-пассивном счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», предназначенном для обобщения информации о расчетах с покупателями и заказчиками.

Аналитический учет по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» ведется по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счету, а при расчетах плановыми платежами - по каждому покупателю и заказчику. Здесь учитываются расчеты по предъявленным по­купателям и принятым к оплате расчетным документам за отгруженные товары, расчеты с покупателями при наличии длительных хозяйственных связей, задолженность по расчетам с покупателями, обеспеченную полу­ченными векселями, а также по полученным авансам и предоплатам. Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» дебетуют в коррес­понденции со счетами 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы» на суммы, причитающиеся с покупателей, на которые покупателям предъ­явлены расчетные документы (метода определения вы­ручки по отгрузке и предъявлению расчетных документов).

Кредитуют счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в коррес­понденции со счетами учета денежных средств на суммы поступивших платежей (включая суммы полученных авансов).

Дебиторская задолженность ООО «Липки ойл» в бухгалтерском балансе представляется по двум статьям:

      Дебиторская задолженность платежи, по которой ожидаются в течение более чем 12 месяцев после отчетной даты (долгосрочная дебиторская задолженность);

      Дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты (краткосрочная дебиторская задолженность).

В этот показатель также включаются:

      числящаяся на отчетную дату в бухгалтерском учете задолженность перед организацией ее дочерних (зависимых) обществ;

      задолженность учредителей (участников) организации по вкладам в уставный (складочный) капитал организации;

      сумма уплаченных другим организациям и гражданам авансов по предстоящим расчетам в соответствии с условиями договоров;

      переплата по налогам, сборам и прочим платежам в бюджет, государственные внебюджетные фонды;

      задолженность работников организации по предоставленным им займам за счет средств этой организации, по возмещению материального ущерба организации;

      задолженность за подотчетными лицами, задолженность по расчетам с поставщиками по недостачам товарно-материальных ценностей, обнаруженным при приемке;

      задолженность перед организацией по расчетам с государственным и (или) муниципальным органом;

      штрафы, пени, неустойки, признанные должником или по которым получены решения суда (арбитражного суда) либо другого органа, имеющего в соответствии с законодательством Российской Федерации право на принятие соответствующего решения об их взыскании.

Долгосрочная дебиторская задолженность в ООО «Липки ойл» отсутствует.

В балансе ООО «Липки ойл» отражена краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков, которая составила на конец 2005 года 9336,38 тыс. руб.

Кредиторская задолженность ООО «Липки ойл» отражается по счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 68 «Расчеты по налогам и сборам», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Товары поступают к покупателям в одни сроки, а платежи производятся в другие сроки. Стоимость фактически поступивших товарно-материальных цен­ностей, потребленных услуг на основании приходных документов отражается по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в корреспон­денции со счетами учета этих ценностей или соответствующих затрат (в т. ч. 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей») в сумме стоимости принимаемых к бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей, принятых работ, потребленных услуг согласно расчетным документам по­ставщиков, подрядчиков. Кроме того, по кредиту счета 60 «Расчеты с по­ставщиками и подрядчиками» отражаются суммы начисленного НДС в корреспонденции с дебетом счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» соответствующим субсчетам.

За услуги по доставке товаров записи по кредиту счета 60 «Расчеты с по­ставщиками и подрядчиками» производят в корреспонденции со счетами учета товаров, расходов на продажу и т. п. Дебетуют счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» согласно выпискам банка и другим документам на суммы исполнения обязательств (оплаты счетов поставщикам), включая авансы и предварительную оплату, в корреспонденции со счетами учета денежных средств (касса, расчетные счета и т. д.), источников финансирования (кредиты, займы), расчетов (зачет задолженности покупателей, заказчиков).

Кредиторская задолженность организации в бухгалтерском балансе отражается в двух разделах:

      «Долгосрочные обязательства»;

      «Краткосрочные обязательства;

Деление кредиторской задолженности на долгосрочную и краткосрочную производится в том же порядке, что и деление дебиторской задолженности.

Как видно из бухгалтерского баланса в ООО «Липки ойл» отсутствуют долгосрочные обязательства.

В отдельных строках ф. № 1 отражаются:

      по строке «Поставщики и подрядчики» — сумма задолженности поставщикам, подрядчикам за поступившие материальные ценности, выполненные работы, оказанные организации услуги;

      по строке «Задолженность перед персоналом организации — начисленные, но еще не выплаченные суммы оплаты труда;

      по строке «Задолженность перед государственными внебюджетными фондами» - сумма задолженности по отчислениям на государственное социальное страхование, пенсионное обеспечение и медицинское страхование работников организации;

      по строке «Задолженность по налогам и сборам - сумма задолженности организации перед бюджетами всех уровней по налогам, сборам, включая налог на доходы физических лиц;

      по строке «Прочие кредиторы» - сумма задолженности организации по расчетам, данные о которых не отражены по другим строкам статьи баланса «Кредиторская задолженность», а именно - задолженность организации по платежам по обязательному и добровольному страхованию имущества и работников организации и другим видам страхования (отраженная на счете 76); задолженность по отчислениям в соответствии с установленным законодательством Российской Федерации порядком во внебюджетные фонды и другие специальные фонды (кроме фондов, задолженность по отчислениям в которые отражается по стр. «Задолженность перед государственными внебюджетными фондами»).

Кредиторская задолженность ООО «Липки ойл» состоит из:

      сумм краткосрочных займов и кредитов (на конец отчетного периода составила 9 729,06 тыс. руб.);

      сумм задолженности поставщикам, подрядчикам за поступившие материальные ценности, выполненные работы, оказанные организации услуги (на конец отчетного периода составила 3 992, 04 тыс. руб.);

      начисленных, но еще не выплаченных сумм оплаты труда (на конец отчетного периода составила 15,19 тыс. руб.);

      сумм задолженности по отчислениям на государственное социальное страхование, пенсионное обеспечение и медицинское страхование работников организации (на конец отчетного периода

составила 1,58 тыс. руб.);

      сумм задолженности перед бюджетами всех уровней по налогам, сборам, включая налог на доходы физических лиц (на конец отчетного периода составила 31,64 тыс. руб.);

      сумм задолженности по расчетам, данные о которых не отражены по другим строкам статьи баланса (на конец отчетного периода составила 7,14 тыс. руб.).

Общая сумма кредиторской задолженности ООО «Липки ойл» составляет на конец 2005 года 4047,59 тыс. руб.

Дебиторская и кредиторская задолженность организации отражается в приложении к бухгалтерскому балансу (ф. №5) в разделе «Дебиторская и кредиторская задолженность». Суммы дебиторской и кредиторской задолженности, отраженные в ф. №5, должны соответствовать суммам, отраженным в ф. № 1, как в целом по дебиторской и кредиторской задолженности, так и в разрезе отдельных расшифровок.

Наличие дебиторской и кредиторской задолженности говорит об определенных недостатках в работе предприятия.

На ООО «Липки ойл» отсутствует долгосрочная дебиторская задолженность, что снижает долю медленно реализуемых активов. Но на предприятии имеет место краткосрочная дебиторская задолженность в сумме 2620,04 тысяч руб. на конец года, увеличившаяся за год до 9336,38, что увеличило статью баланса на 356 %.

Несмотря на то, что дебиторская задолженность краткосрочная, наличие её в такой значительной сумме (9336,38 тыс. руб. на конец года) характеризует иммобилизацию (отвлечение) оборотных средств предприятия из производственно-хозяйственного оборота.

Растет сумма заемных средств за счет увеличения по следующим статьям:

      «Краткосрочные кредиты и займы» на начало периода равные 0, а концу года составили 9729,06 тыс. руб.

      Одной из самых «больных» статей в ООО «Липки ойл» является кредиторская задолженность. На начало года она составила 4971,17 тыс. руб., а на конец года 4047,59 тыс. руб.

Рассмотрим состав кредиторской задолженности ООО «Липки ойл» по данным баланса за 2005 год. Информация о составе кредиторской задолженности представлена в таблице 1.

Таблица 1

Состав кредиторской задолженности ООО «Липки ойл»