Отчет по практике в филиале «Троллейбусный парк №4»

Документы рассматриваются, как правило, в  день их поступления. Телеграммы и другие срочные документы передаются руководителю по мере поступления; 

- результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции.

Резолюция переносится в РКК. Документ с  одним экземпляром РКК службой  ДОУ направляется исполнителю, а  при наличии нескольких исполнителей – ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Один экземпляр РКК остается в службе ДОУ.

Если документ согласно резолюции требует контроля исполнения, экземпляр РКК передается в контрольную службу или лицу, ответственному за контроль исполнения документов; 

- при необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких структурных подразделений (должностных лиц) в службе ДОУ с документа снимается необходимое количество копий, которые одновременно направляются на исполнение. Подлинник документа передается ответственному исполнителю с пометкой о передаче копий соисполнителям. Документ передается исполнителям поочередно, если размножение документа не разрешается.

Для ускорения  процессов исполнения документов, а  также в справочно-информационных целях бумажные документы, поступающие  в организацию, могут переводиться в электронный вид путем сканирования или иным способом. Наличие электронной  копии документа не отменяет необходимости  осуществления с поступившим  бумажным документом делопроизводственных операций, установленных настоящей Инструкцией, в том числе в части формирования его в дело и передачи в архив.

Движение  документа в процессе его исполнения фиксируется во всех экземплярах  РКК; 

- документы, зарегистрированные в службе ДОУ, не подлежат повторной регистрации в структурных подразделениях;

- документы передаются на рассмотрение руководителю структурного подразделения или его заместителю согласно установленному распределению обязанностей; 

- документ с момента поступления до завершения исполнения находится у исполнителя и в дело не помещается;

- на исполненном документе исполнителем или руководителем структурного подразделения-исполнителя проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела, в которое документ будет помещен.

Ответственный за делопроизводство переносит отметку  об исполнении документа и направлении  его в дело в регистрационную  форму, после чего документ подшивается  в дело.

2. Регистрация и отправка исходящих документов:

- исходящие документы регистрируются в службе ДОУ после их подписания руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией. Документы регистрируются в день их подписания;

- исходящие документы делятся на инициативные и ответные;

- индекс инициативного исходящего документа включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, подготовившем документ), и через дробь – порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года службой ДОУ; 

- на каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняются, как правило, два экземпляра РКК. Один экземпляр помещается в справочную картотеку, второй – в контрольную. При непоступлении ответа в срок корреспонденту направляется напоминание;

- регистрация ответных документов осуществляется, как правило, на РКК, на которых были зарегистрированы соответствующие инициативные документы. Регистрационным индексом ответного документа является индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия ответного документа, и регистрационный номер поступления инициативного документа. В РКК информация об ответном документе записывается в графу «Отметка об исполнении документа».

В зависимости  от принятой в организации системы  регистрации документов допускается  регистрировать ответные документы  на отдельных РКК. Регистрационным  индексом такого исходящего документа  является индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться  копия ответного документа, и  порядковый регистрационный номер исходящего документа, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года службой ДОУ.

На ответном документе проставляется ссылка на исходящий регистрационный индекс и дату документа-запроса;

- отправка документов осуществляется службой ДОУ. В службе ДОУ проверяется правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие количества экземпляров документа количеству адресатов, правильность адресования и др.

Неправильно оформленные и некомплектные  документы возвращаются исполнителям;

- отправляемые документы передаются в службу ДОУ в незаконвертованном виде с отметкой о категории отправления (при необходимости);

- документы на съемных машинных носителях (дисках, дискетах и др.) принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке. Копия сопроводительного письма помещается в дело на общих основаниях;

- документы, направляемые более чем в четыре адреса, передаются для отправки со списком на рассылку, оформляемым в соответствии с требованиями пункта 51 настоящей Инструкции.

На заказную корреспонденцию составляется реестр рассылки, в котором отправителем проставляются фамилия и дата отправки. Реестр со штемпелем отделения  связи подшивается в дело службы ДОУ;

- обработка и отправка документов осуществляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

3. Регистрация и исполнение внутренних документов:

- работа с внутренними документами на этапах подготовки и оформления ведется по правилам, установленным для работы с исходящими документами; 

- внутренние документы регистрируются на РКК или в журналах регистрации внутренних документов после их подписания (утверждения). При незначительном объеме документооборота внутренние документы допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов;  

- регистрация распорядительных документов и протоколов осуществляется по видам отдельно от других внутренних документов.

Распорядительные  документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным  вопросам регистрируются отдельно.

Распорядительные  документы по личному составу, для  которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки  хранения, регистрируются отдельно.

Распорядительные  документы определенной разновидности  при их значительном объеме допускается  регистрировать отдельно. Например, отдельно могут регистрироваться приказы  о внесении изменений в штатное  расписание, приказы о командировании, о предоставлении отпусков и др.;

- регистрационным индексом распорядительного документа, протокола является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года.

Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному  составу является порядковый регистрационный  номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный  литерой «к» (для документов 75-летнего  срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения).

Регистрационным индексом распорядительного документа, регистрируемого в порядке является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный идентифицирующим разновидность документа буквенным или иным условным обозначением; 

- совместные распорядительные документы, протоколы совместных заседаний имеют составные индексы, включающие порядковые регистрационные номера, присваиваемые им в организациях, их подготовивших;

-  регистрационными индексами докладных записок, справок и других информационно-справочных документов являются их порядковые регистрационные номера, присваиваемые в пределах делопроизводственного года, которые могут дополняться индексами дел по номенклатуре дел; 

- рассмотрение и исполнение внутренних документов осуществляется в соответствии с установленным порядком обработки входящих документов.

Документы, требующие контроля исполнения, передаются в контрольную службу для заполнения РКК. Из РКК на внутренние документы  формируются контрольные и справочные картотеки.

 

 Организация архива на предприятии

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу подлежат передаче в архив предприятия.

Дела должны быть переданы в архив организации  и включены в сводную опись  дел (годовой раздел сводной описи  дел) по истечении года, но не позднее  двух лет после их завершения делопроизводством.

Передача  дел в архив предприятия осуществляется по описям дел структурных подразделений.

 Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению. Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается по решению генерального директора предприятия.

Дела передаются в архив по графику. График согласовывается  с руководителем структурных  подразделений и утверждается генеральным  директором предприятия.

При приеме-передаче дел в архиве проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись  дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с  номенклатурой дел предприятия. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений.

Дела передаются в архив организации в присутствии  работника структурного подразделения. В обоих экземплярах описи  в графе примечание каждого заголовка  дела проставляются отметки о  наличии дел. В конце каждого  экземпляра описи цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, наименования должностей, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего  дела, и принявшего дела.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются  в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров в описи на обе стороны. Дела доставляются в помещения для хранения работниками структурных подразделений.

 

Номенклатура  дел

 

Устанавливаются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел  предприятия.

Типовая и  примерная номенклатуры дел – это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве предприятия с однородным характером деятельности предприятия и составом документов.

Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел  с единой системой индексации и унифицированными заголовками для однородных по характеру  деятельности  и носит обязательный характер.

Примерная номенклатура дел устанавливает  примерные состав и индексы дел  для организаций, однородных по характеру  деятельности, и носит рекомендательный характер.

Номенклатура  дел предприятия – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в предприятии в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В делопроизводстве номенклатура дел организации используется для группировки исполненных  документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения  сроков их хранения. Номенклатура дел  является основой для составления  описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов  о выделении к уничтожению  документов и дел, не подлежащих хранению.

Типовые и  примерные номенклатуры дел разрабатываются  службами ДОУ органов управления (вышестоящих организаций), подведомственная сеть которых включает ряд однородных организаций.

Типовые и  примерные номенклатуры дел, разрабатываемые  республиканскими органами государственного управления, иными государственными организациями, подчиненными Правительству  Республики Беларусь, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК соответствующего органа управления (организации) и республиканским  органом управления, в ведении которого находятся вопросы архивов и делопроизводства.

Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками  комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими архивами один раз в пять лет или  после значительных изменений в  структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.

При составлении  номенклатуры дел используются устав  предприятия, положения о структурных  подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе предприятия  и структурных подразделений, должностные  инструкции работникам, типовые и  примерные номенклатуры дел, номенклатуры дел за предыдущие годы, регистрационные  формы, справочные картотеки, перечни  документов с указанием сроков хранения. Изучаются состав, количество.

 

График  документооборота для сверки расчётов между предприятием и структурными подразделениями на 2013 год:

Таблица 5.

№ п/п	Дата предоставления	Наименование подразделения	Содержание документов	Примечание
1	2	3	4	5
1	До 4 числа	Автовокзал	Акт приёма-передачи выполненных работ по перевозкам
2	5 числа	Филиалы	Приходные документы по ГСМ и ТМЦ
3	5 числа	Филиалы	Акты  приёмки чёрных и цветных металлов, ТТН-1 на сдачу макулатуры и авизо  на передачу оплаты за лом и макулатуру
4	7 числа	Филиалы	Приходные документы по основным фондам
5	С  8 до 10 числа	ЭМО	Расходы по «Минскэнерго», «Минскводоканал», «Минсккоммунтеплосеть»
6	Каждый  понедельник до 15-00	Филиалы	Справка о движении средств на расчётном  счёте	Окончательный расчёт за месяц 2 числа до 12.00
7	До 12 числа	Филиалы	Реестр, проданных билетов на автобусы, принадлежащие  паркам
8	До 10 числа	Автовокзал	Ведомость расчётов с автохозяйствами
9	14 числа	филиалы	Расшифровка кредиторской и дебиторской задолженности  по перевозкам	Автопарк  №2
10	До 5 числа	филиалы	Списки  на удержание квартплаты
11	До 10 марта  годовая	филиалы	Реестр  имущества	И т.д.