Автоматизация салона связи

2) Системы информационного управления, имеющие дело с объектами организационной природы, предназначенные для решения задач управления таких объектов управления, как крупные технические подразделения, военные, строительные и иные объекты разных рангов.

Главное отличие между ними заключается в характере объекта управления. В первом случае это всевозможные установки, приборы, станки и прочее, во втором – прежде всего люди.

Другое отличие  между указанными системами заключается  в форме передачи информации. Если в системах управления технологическими процессами основной формой передачи информации являются различного рода сигналы, то в системах организационного управления это документы. Четкую границу между двумя рассматриваемыми типами систем провести невозможно, чаще всего передача информации осуществляется как с помощью документов, так и с помощью сигналов.

Автоматизация систем управления осуществляется с  помощью вычислительной техники. В  зависимости от степени участия  человека в управлении, системы управления можно классифицировать следующим образом:

1) Автоматические;

2) Полуавтоматические;

3) Автоматизированные.

Автоматизированная  система не исключает, а наоборот, предполагает участие человека в  управлении системой и принятие человеком  ключевых решений, в то время как автоматические системы управления исключают участие человека в управлении объектом. Полуавтоматическая система может рассматриваться как вариант автоматической системы, в которой уровень развития техники еще не позволяет исключить человека из контуров системы управления.

Центральным ядром  системы управления, с помощью  которого осуществляется ее автоматизация, является вычислительная машина. Возможны два способа взаимодействия между  ЭВМ, объектом управления и органом  управления.

В первом случае ЭВМ используется, как правило, для решения отдельных периодически повторяющихся трудоемких задач. Сбор информации ведется вручную, так же осуществляется и подготовка документов с управляющими воздействиями. Подобная система может быть названа системой обработки данных. Обращение пользователей к системам обработки данных чаще всего приводит к обновлению информации; вывод информации может вовсе отсутствовать или представлять собой результат программной обработки хранимых сведений, а не сами сведения. Примером системы обработки данных может быть система сберегательного банка города. Она содержит сведения о вкладах жителей города, большинство обработок банковской информации предполагает обновление сумм вкладов, расчет процентов, подведение итогов за некоторый период работы и т.п.

Во втором случае основная информация о состоянии  управляемого объекта собирается автоматически  машиной (в общем случае – вычислительным центром). ЭВМ перерабатывает поступающую  информацию и в том или ином виде готовит выходную документацию, после чего выносится решение о воздействии на объект. Автоматизированные системы управления классифицируют также в зависимости от вида выдаваемой ими выходной документации. Последняя может быть представлена в виде:

1) Переработанной, упорядоченной совокупности сведений об управляемом объекте. На основании их человек (или группа людей) принимает решение о характере воздействия на объект. Это свойственно системе обработки данных, но не собственно автоматизированной системе.

2) Совокупности рекомендаций (вариантов решения) относительно характера воздействия на управляемый объект. Окончательное решение  в данном случае принимает человек. Такая реализация наиболее типична для автоматизированных систем управления.

 

 

1.2.2 Существующая  система управления

В современных условиях для реализации  функциональных задач в любой  предметной области необходимо использование автоматизированных  рабочих мест

на базе профессиональных персональных компьютеров. Для каждой предметной области необходимо предусматривать автоматизированное рабочее место,  соответствующие их назначению. Несмотря на существенные различия областей применения программных средств, основные принципы создания любых автоматизированных рабочих мест должны быть общими: системность,  гибкость, устойчивость, эффективность. 

В настоящее  время на рынке представлено множество  программных продуктов, автоматизирующих ту или иную сферу предпринимательства. Автоматизированные рабочие места охватывают большое количество промышленных объектов. Рынок услуг сотовой связи считается одним из новейших сфер деятельности, что сказывается в недостатке разработанных программных средств для этой области деятельности. До недавнего времени основными методами обмена, хранения и анализа информации являлись документы, выполняемые вручную и хранящиеся на бумажных носителях.

Появление высокопроизводительных персональных компьютеров, развитие информационных систем, повышение компьютерной грамотности у персонала дает новые ранее неизвестные возможности повышения производительности предприятия.

Одним из важнейших критериев  эффективности деятельности предприятия  является взаимодействие его отделов  и структур. Немаловажную роль в  этом играет достоверная и своевременно полученная информация. Не редко консультанты в салоне сотовой связи сталкиваются с необходимостью отвечать на сложные технические вопросы покупателей. Иногда требуется подобрать модель по определенной функции, найти аналог модели. Для этого в магазине должен быть обеспечен быстрый доступ к самым разным данным о товарах и услугах.

В рамках решения данной задачи было принято решение о создании, программного продукта, позволяющего сотрудникам салона сотовой связи иметь быстрый доступ к информации о предлагаемых фирмой товарах, их наличие, отслеживать и анализировать объем продаж, быстро и наглядно формировать отчеты о деятельности салона.  Автоматизация салона связи позволит руководству предприятия вести четкий контроль за оборотом средств, многие финансовые операции станут прозрачными.

Для создания единой базы данных мной был проведен анализ уже существующего документооборота на ТОО «Манго». Эффективная деятельность аппарата управления любой фирмы зависит от правильной организации работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная информационными источниками, подготовкой и принятием решений не обходится без документирования – процесса создания, исполнения и оформления документов. С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления – от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи руководствуются этими документами и на их основе принимают решения.

В повседневной работе фирмы ТОО «Манго» создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и многое другое. Документы, которые составляются на предприятии, принято называть корреспонденцией. Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, учетом и хранением, называется делопроизводством. Примерная схема документооборота предприятия ТОО «Манго» представлена на рисунке 1.2.

 

 

Рисунок 1.2 Схема документооборота ТОО «Манго».

Описание документов представлено в таблице 1.1.

 

Таблица 1.1

02-01	Приказы, распоряжения, указания
01-03	Заявки, отчеты, накладные, счет-фактуры
03-01	Рекомендации, распоряжения, прайс-листы, реестры
01-04 04-01	Структурные документы  по персоналу
01-05 05-01	Финансовые документы
01-06	Информация о товарах
01-07 07-01	Информация о подключении  услуг
01-08 08-01	Информация о товарообороте

 

Так как ТОО «Манго»  является филиалом по городу Павлодару  крупной коммерческой компании, аппарат  управления которой находиться в городе Алматы, то вся деятельность фирмы должна отражаться в виде документации и быть направленной в головной офис для дальнейшего использования. Очень важно чтобы вся документация была составлена в кратчайшие сроки, грамотно, и наиболее удобочитаемо, а также отражала все критерии деятельности Павлодарского филиала.

 Маркетинговая деятельность предприятия имеет очень важную роль в организации. За счет дилеров и открытия новых салонов и павильонов расширяется рынок сбыта продукции как сотовых телефонов так и аксессуаров. Таким образом вырастает процент продаж первоначальных услуг. Рынок сбыта продукции не ограничивается только городом Алматы и Павлодарской областью, но и другими регионами Республики Казахстан. По всей Республике открыта сеть салонов сотовой связи ТОО «Манго». Работа между этими филиалами должна вестись быстро и четко, чтобы ни на каких уровнях не было простоя, так как рынок сотовой связи является конкурентным и настолько на сегодняшний день насыщенным оборудованием, первоначальными услугами и скидками, что незаметное замедление в процессе работы организации принесет потерю определенного количества абонентов, а соответственно прибыли.

Перечислим теперь конкретные основные методы увеличения конкурентоспособности  организации на рынке:

- реклама своей собственной  торговой марки ;

- повышение процента  продаж;

- повышение денежного  вознаграждения и назначение  скидки субдилеру в случае  увеличения его процента подключаемых  абонентов; 

- захват новых регионов;

- строительство новых магазинов и павильонов;

- периодическое обновление  и улучшение собственного сайта  с целью рекламы и увеличения  сбыта продукции; 

- скидки постоянным  клиентам;

- увеличение автоматизации  и быстроты работы организации; 

- поощрение менеджеров  по продажам по заключению определенного количества контрактов.

ТОО «Манго» ведет политику повышения конкурентоспособности с целью расширения своего собственного рынка по предоставлению первоначальных услуг сотовой связи, при этом проводит таковую на всех уровнях своей организации. Организация выставляет свою собственную рекламу как внутреннюю, так и внешнюю. Внутренняя реклама заключается в привлекающем современном стиле оформления офиса, точнее его дизайна. Внешняя реклама состоит в установке рекламных щитов на территории города. Используется реклама в периодической печати: журналах, брошюрах, газетах, проспектах. Также выходя на современный рынок используются ресурсы Интернета – это Интернет магазин, в котором можно посмотреть цены на первоначальные услуги, которые можно заказать и получить в течение нескольких часов не выходя из дома или офиса.

Организация мест сотрудников  предприятия проходит по соответствующим стандартам. Сотрудниками фирмы каждый день ведется строгий учет за реализацией товара. Поэтому для организации документооборота наиболее важна быстрота и качество доступа к необходимой информации. Между отделами предприятия установлены четкие связи. Вся необходимая информация поступает в аппарат управления фирмой. Там данные сортируются и направляются непосредственно к исполнителям или на подпись.

Дилерский отдел отвечает за поступление всего оборудования по розничным точкам ,поэтому в  этот отдел стекается вся информация о состоянии продаж со всего города. Специалисты отдела проводят анализ полученных данных и принимают решение о пополнении того или иного оборудования. Это подразделение фирмы имеет четкую документную связь с отделом розничной торговли и складом. Из отдела розничной торговли в дилерский отдел приходят заявки на тот или иной товар или услуги. Далее с скорректированные дилерский отделом эти заявки направляются на склад, откуда с номенклатурами, счет-фактурами, накладными возвращаются в отдел розничной торговли, а оттуда в сетевые точки города.

В свою очередь отдел  розничной торговли распределяет согласно заявкам весь ассортимент товара и услуг непосредственно по точкам продаж. Менеджеры на местах сортируют товар, заносят их в реестры продаж, следят за его реализацией, спросом и качеством. При работе с клиентами немаловажную роль играет обеспечение непосредственно на рабочем месте доступа ко всей необходимой информации. Продавцу необходимо быстро найти нужный товар по характеристикам, подобрать аналог, прочитать подробное описание, уточнить наличие товара в своем магазине и в соседних магазинах сети, при необходимости зарезервировать его. Для более удачного контакта с покупателем менеджеру необходимо объяснить принципиальные отличия одной модели телефона от другой, провести аналогию между несколькими видами товара, раскрыть преимущества одного производителя от другого. В настоящий момент все перечисленные манипуляции менеджер производит вручную, передвигаясь от одной витрины к другой, перебирая и осматривая множество различных товаров, приводит к затрате определенного количества времени на каждого клиента, что снижает производительность и количество обслуженных покупателей. Как следствие перед руководством фирмы встал вопрос об автоматизации рабочего места менеджера салона связи и услуг.

 

 

1.3 Анализ  уровня автоматизации. Постановка  задач, подлежащих автоматизации

 

1.3.1 Существующий  уровень автоматизации

В современном мире сложно найти такую сферу деятельности человека, где бы ни использовались базы данных, которые позволяют организовать эффективный и удобный сбор, хранение и обработку информации различного рода.