Шпаргалка по "Основам управления персонала"

Контроль —  это процесс обеспечения того, что организация действительно достигает своих целей. Системный подход — это способ мышления по отношению к организации и управлению. Системный подход позволяет комплексно оценить деятельность любой системы управления на уровне конкретных характеристик. Руководители должны знать, каковы переменные организации как системы, для того чтобы применять теорию систем к процессу управления. Они должны рассматривать организацию, как совокупность взаимозависимых элементов, таких как люди, структура, задачи и технология, которые ориентированы на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды. Центральным моментом ситуационного подхода является ситуация, т.е. конкретный набор обстоятельств, которые сильно влияют на организацию в данное конкретное время. Из-за того, что в центре внимания оказывается ситуация, ситуационный подход подчеркивает значимость «ситуационного мышления». Используя этот подход, руководители могут лучше понять, какие приемы будут в большей степени способствовать достижению целей организации в конкретной ситуации. Ситуационный подход пытается увязать конкретные приемы и концепции с определенными конкретными ситуациями для того, чтобы достичь целей организации наиболее эффективно. Ситуационный подход концентрируется на ситуационных различиях между организациями и внутри самих организаций. Он пытается определить, каковы значимые переменные ситуации и как они влияют на эффективность организации.

15. Основные типы организационных  структур, используемые в настоящее  время. (ОМ)

Различают несколько типов организационных структур: линейные, функциональные, линейно-функциональные, дивизиональные, адаптивные. Линейная структура характеризуется тем, что во главе каждого подразделения стоит руководитель, сосредоточивший в своих руках все функции управления и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками. Функциональная структура предполагает специализацию выполнения отдельных функций управления. Для их осуществления выделяются отдельные подразделения (либо функциональные исполнители). При линейно-функциональной структуре назначение функциональных служб - подготовка данных для линейных руководителей в целях принятия компетентных решений или возникающих производственных и управленческих задач. Роль функциональных органов (служб) зависит от масштабов хозяйственной деятельности и структуры управления предприятием в целом. Дивизиональная (или отделенческая) структура управления -наиболее распространенная форма организации управления современной промышленной фирмы. Смысл ее состоит в том, что самостоятельные подразделения практически полностью отвечают за разработку, производство и сбыт однородной продукции или самостоятельные отделения полностью отвечают за хозяйственные результаты на определенных региональных рынках. Линейная, линейно-функциональная и дивизиональная структуры относятся к категории бюрократических и относительно стабильны во времени. С начала 60-х гг. XX в. многие организации стали разрабатывать и внедрять новые более гибкие типы организационных структур, которые в сравнении с бюрократическими были лучше приспособлены к быстрой смене внешних условий и появлению новой наукоемкой технологии. Такие структуры называются адаптивными. В настоящее время используются два основных типа адаптивных структур - проектные и матричные. Проектная структура - это временные органы управления, созданные для решения конкретной задачи. Смысл ее состоит в том, чтобы собрать в одну команду самых квалифицированных сотрудников организации для осуществления сложного проекта. Когда проект завершен, команда распускается. В матричной структуре члены проектной группы подчиняются как руководителю проекта, так и руководителям тех функциональных отделов, в которых они работают постоянно. Руководитель проекта обладает так называемыми проектными полномочиями. Они варьируются от почти всеобъемлющей линейной власти над всеми деталями проекта до "штабных" полномочий. Выбор конкретного варианта определяется тем, какие права делегирует руководителю проекта высшее руководство. Основной недостаток матричной структуры - ее сложность. Тем не менее она используется в ряде отраслей промышленности, в частности, в химической, электронной, в производстве вычислительной техники, а также в банках, системе страхования, правительственных учреждениях.

16. Основные функции управления организацией. (ОМ)

Выделяют 5 основных функций управления: планирование, организация, мотивация, контроль, координация. Планирование - это способ достижения цели на основе сбалансированности и  последовательности выполнения операций, это своего рода инструмент принятия управленческих решений. Плановые решения могут быть связаны с постановкой целей и задач, выработкой стратегии, распределением и перераспределением ресурсов, определением стандартов деятельности в предстоящем периоде. В принятии таких решений состоит процесс планирования в широком смысле. В узком - планированием является составление специальных документов - планов, определяющих конкретные шаги организации по достижению поставленных целей. Организация как функция управления состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями организации, определении порядка и условий ее функционирования. Это процесс объединения людей и средств для достижения поставленных организацией целей. Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации. Мотивация может осуществляться различными методами: разъяснением, воспитанием, личным примером, системой поощрений и наказаний и т.д. Эффективность мотивации оценивается по результатам деятельности сотрудников и организации, по характеристикам, определяющим отношение к труду (усилия, старание, настойчивость, внимательность, добросовестность, контактность и др.). Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение  целей  организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих  проблем  раньше,  чем они  станут  слишком  серьезными,   и   может   также   использоваться   для стимулирования успешной деятельности. Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов  и  проведения  корректировок  в  том  случае,  если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.  Руководители начинают осуществлять  функцию  контроля  с  того  самого момента, когда они сформулировали цели  и  задачи  и   создали  организацию. Контроль очень важен, для того чтобы организация функционировала успешно. Координация - это функция, призванная обеспечивать согласованность и взаимосвязь между элементами системы управления организацией, бесперебойность и непрерывность процесса управления.

Главная задача координации - обеспечение взаимодействия и согласованности в работе всех подразделений и звеньев организации (по горизонтали и вертикали) путем  установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Характер этих связей может быть самым различным, так как зависит от координируемых процессов. Поэтому для выполнения этой функции могут использоваться как всевозможные документальные источники (отчеты, докладные, аналитические материалы), так и результаты обсуждений возникающих проблем на совещаниях, собраниях, при интервьюировании и т.д.

17. Влияние факторов внешней  среды на организацию. (ОМ)

В общем внешнюю  среду организации можно охарактеризовать как всю совокупность факторов, влияющих на деятельность организации, а именно: потребители, конкуренты, правительственные учреждения, поставщики, финансовые организации, источники трудовых ресурсов, а также наука, культура, состояние общества и природные явления. Поскольку факторы внешней среды имеют различную силу влияния на организацию, их разделяют на прямые и косвенные факторы. Потребители - это те лица, которые заинтересованы или могут быть заинтересованы производимыми организацией товарами или услугами. Важной составляющей внешней среды являются конкуренты. Каждый руководитель должен осознавать, что если он не будет удовлетворять своих потребителей также эффективно (с определенными качеством и ценой), как и его конкуренты, то долго предприятие в рыночных условиях существовать не сможет. Для ведения хозяйственной деятельности каждой компании нужны внешние поставки: сырье, материалы, трудовые ресурсы, капитал. В этом случае возникает прямая зависимость между организацией и сетью поставщиков, обеспечивающих поставки указанных ресурсов. Некоторые общественные организации также оказывают непосредственное влияние на деятельность предприятий. Хорошо известно влияние профсоюзных организаций, которые борются за права работников, тем самым устанавливая баланс отношений между собственниками и наемными рабочими. Расширяется влияние организаций, борющихся за права потребителей и за экологическую чистоту. Государство оказывает воздействие на организации преимущественно через законодательное регулирование деятельности. Количество и сложность законов, непосредственно посвященных бизнесу, резко возросли. Претерпевают изменения различные формы отчетности предприятий и организаций, изменяется налоговое и таможенное регулирование. Состояние законодательства характеризуется сложностью и подвижностью, а зачастую даже неопределенностью. Под средой косвенного воздействия понимаются факторы, которые могут не оказывать непосредственного и немедленного влияния на деятельность, но, тем не менее, в перспективе могут сказываться на ней. Здесь речь идет о состоянии экономики в целом, научно-техническом развитии, социокультурных и политических изменениях.

18. Разработка и принятие  управленческих решений. (ОМ)

Управленческое  решение - это сознательный волевой  акт субъекта управления, принятый им в соответствии с закрепленной компетенцией, в процессе управленческой деятельности и направленный на урегулирование подведомственных отношений. Разработка, принятие и реализация управленческих решений осуществляется субъектами управления в пределах закрепленной законом компетенции. Для принятия управленческого решения необходимо наличие профессионализма, специальных знаний, компетентности. Общими признаками для всех управленческих решений являются их целенаправленность и принятие в рамках компетенции управляющего субъекта. Основанием для подготовки и принятия полномочными субъектами управленческих решений являются:  Необходимость исполнения предписаний вышестоящих органов (органов государственной власти и местного самоуправления);  Необходимость осуществления собственной исполнительно - распорядительной деятельности, вытекающей из задач и функций исполнительных органов местного самоуправления на основе: квартальных планов нормотворческой деятельности; поручений руководителя или его заместителей; инициативы руководителей структурных подразделений исполнительного органа или подведомственных предприятий (учреждений); исполнения ранее принятых решений полномочных субъектов.  Функции руководителей и аппарата управления по организации разработки решения заключаются в управлении общим процессом выработки решений; определении сущности задачи, участии в ее конкретизации, в выборе критериев оценки решений; окончательном выборе решения; организации его исполнения. При необходимости выбирается управленческая стратегия, которая всегда предлагает ответить на вопросы целесообразности принятия управленческого решения в той или иной ситуации. Сущность управленческих решений:  Организационная - состоит в том, что к их разработке и реализации привлекается персонал организации. Технологическая - проявляется в возможности обеспечения процесса разработки решений техническими, информационными средствами. Правовая - состоит в необходимости точного соблюдения законодательных актов, обязательств, уставов и т.д.  Собрав и изучив необходимые материалы (в том числе, ранее изданные по какому-либо вопросу решения), определив цель принятия управленческого решения, исполнитель приступает к подготовке его проекта. Принятие управленческих решений - достаточно сложный и ответственный процесс, включающий несколько этапов, занимающий, порой, много времени и требующий создания специальных служб.

ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПОВЕДЕНИЕ

19. Детерминанты, регуляторы и мотивы поведения  работников в организации. (ОП)

На поведение  человека в организации

оказывают большое влияние цели, которые

он  преследует, условия в которых  разворачиваются его действия, его  реальные возможности, ценностные ориентации, настроение и ряд других факторов. Однако при всем разнообразии влияющих на поведение человека факторов, можно  выделить некоторые общие детерминанты. Поведение человека в организации определяется: его собственными (личностными) чертами;  особенностями группы, в которую он включен; условиями совместной деятельности;  своеобразием организации, в которой он работает. Таким образом, возможности успешного включения человека в организацию зависят как от организационного окружения, так и от характеристик его личности. Регуляторами поведения выступают правовые нормы и декреты государства (политические регуляторы), производственно-административные распорядки, организационные уставы и инструкции (организационные регуляторы), обычаи, традиции, общественное мнение (общественные регуляторы). Мораль относится к общественным регуляторам, позволяет обеспечить согласованность совместной деятельности людей (наряду с другими регуляторами) во всех без исключения сферах общественной жизни: в труде, в быту, в политике, в науке, в семье, в общественных местах. Мотив— побуждение к активности и деятельности личности, социальной группы, общности людей, связанное со стремлением удовлетворить определенные потребности. Мотиваторами выступают значимые факторы социального и предметного окружения (стимулы), либо устойчивые потребности и интересы. Мотивы предшествуют трудовому поступку, действию человека. Мотивом может выступать чувство долга, удовлетворение от хорошо выполненной работы, заработок, престиж, боязнь критики и наказания, продвижение по службе. Таким образом, существует целый мотивационный комплекс, который может изменяться не только от человека к человеку, но и от одной ситуации к другой. Только под целенаправленным влиянием административных воздействий и стимулов можно достичь максимального соответствия мотива деятельности и потребности, обеспечить необходимое трудовое поведение. Мотивы, влияющие на поведение человека на рабочем месте: Самоуважение, Потребность в немедленной обратной связи, Потребность в удовлетворении от завершения работы, Потребность в поглощении поставленной задачей, Мотив принадлежности играет очень важную роль в поведении человека, Мотив безопасности, Мотив статуса и т.д.

20. Личность  как субъект поведения в организации.  Типы работников

В управлении под личностью подразумевают  человека как субъекта активной сознательной деятельности, обладающего совокупностью  социально значимых черт. Выделяют четыре основных типа поведения работника в организации: 1. Человек, принимающий групповые нормы и ценности, - хорошо адаптирован и принят группой, он искренен в выполнении групповых норм и достижении целей групповой деятельности. 2. "Приспособленец" - это человек, не принимающий ценностей группы, но следующий ее нормам. Он все делает по правилам, исполнителен и аккуратен.

3. "Оригинал" - приемлет ценности организации,  но не разделяет ее нормы. "Оригинал" полезен при необходимости перемен. 4. "Бунтарь" - не принимает ни ценностей группы, ни ее норм. Такой работник часто находится в конфликтах не только с руководством, но и другими работниками. Однако он может помочь организации выявить проблемы, ее болевые точки, критично посмотреть на существующее, привычное положение дел.  Типы работников: I. Трудоголики, нормоголики, бездельники. II. Лидеры, обычные, паразиты. Трудоголики – это люди, которые квалифицированно и добросовестно работают при наличии материальных и моральных стимулов и даже при их отсутствии, работа для них и есть жизнь. Нормоголики – обычные работники. Если труд достойно. При отсутствии стимулов их работа резко падает. Лодыри – это люди, которые мастерски избегают работы, при отсутствии стимулов и даже при их наличии. Лидеры (небольшая часть) – это не только руководители, это прежде всего люди, которые в рамках с обычными условиями работы, либо достигают лучшего результата при тех же усилиях, либо с таким же результатом, но лучшего качества. Обычные – это в меру добросовестные, в меру исполнительные, в меру ответственные работники, умеренно общительные, очень умеренно инициативны. Паразиты – это работники, которые лучше всех умеют зарекомендовать себя, почти не работая (т.е. паразитируя за счет лидеров и обычных, они, как правило, знакомят всех со своими трудовыми успехами, в первую очередь начальство). Они часто приписывают себе успехи более скромных коллег. В истории организации сложило четыре основных стереотипа, о том, что есть человек работающий: Человек экономический. В основе стержня лежит принцип денежного расчета. Стереотип психологический – человек, основывается на использовании психологии для достижения определенных выводов. Человек может добиваться успеха, владея методами психологического воздействия. Технологический человек. В основе его лежит принцип подчинения человека рабочим процессам. Этический человек. В его основе находится принцип подчинения человека требованиям профессиональной, деловой и управленческой этики.

21. Проблемы  и барьеры коммуникативного поведения  в организации. (ОП)

Коммуникации — это обмен информацией в процессе деятельности, общение (и его пути ). Эффективностью коммуникаций в организации часто определяется качество решений и их реализации. Коммуникативное поведение - совокупность норм и традиций общения определенной группы людей. Эффективности коммуникации мешают коммуникативные барьеры. Коммуникативные барьеры - помехи, препятствия, вмешательства в процесс коммуникации на любом из ее участков, искажающие смысл сообщения.