Шпаргалка по украинскому

·        секретні або цілком секретні – документи цього виду мають спеціальну позначку „Секретно” або „Дуже секретно”. Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності. 

 

9. За стадіями  створення:

·        оригінали – основний вид документа, перший і єдиний його примірник;

·        копії – це точне відтворення оригіналу. Розрізняють такі види копій: а)відпуск – повна копія відправленого із установи документа, яка залишається у відправника; б) витяг – копія не всього документа, а лише його частини, наприклад, витяг з протоколу; в) дублікат – другий примірник документа, який видають у разі втрати оригіналу, має юридичну силу оригіналу.

10. За  складністю:

·        прості – містять інформацію з одного питання;

·        складні – містять інформацію щодо двох і більше питань.

11. За  терміном зберігання:

·        тимчасового зберігання – термін зберігання встановлюють в межах 10 років;

·        тривалого зберігання – термін зберігання обмежується 10 роками;

·        постійного зберігання – для цих документів не існує терміну давності.

12. За  технікою відтворення:

·        рукописні;

·        відтворені механічним способом;

·        відтворені електронним способом.

13. За  спеціалізацією:

·        загальні;

·        з адміністративних питань;

·        спеціалізовані – сукупність документів, які взаємодіють, створюють цілісність. Виділяють системи документації з фінансових, юридичних, комерційних та інших питань.

Діяльність, що охоплює  документування й організацію роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій, називають справочинством. У цій роботі беруть участь усі працівники апарату управління: одні – створюють документи, інші забезпечують їх передачу, треті керуються документами в практичній діяльності.

Білет №40 Стиль сучасного  ділового спілкування.

Ділове спілкування  пов’язане з вибором етикетних  мовних формул двох видів тональностей спілкування – високої та нейтральної.

Важливо добре засвоїти чинники, що впливають на вибір словесної  формули в конкретній ситуації спілкування:

·        адресат (вік, стать, соціальний статус);

·        особисті якості співрозмовників;

·        комунікативні умови (місце, час, тривалість спілкування);

·        характер взаємин між співрозмовниками та ін. 

 

В офіційному спілкування  особливе значення мають ті види мовленнєвого етикету, які представляють категорію ввічливості, а саме: звертання, вітання, прощання, подяка, вибачення, прохання.

Звертання – найяскравіший і часто вживаний вид мовленнєвого етикету. Суть його полягає в тому, щоб назвати співрозмовника з метою привернути його увагу, звернутись з проханням чи пропозицією. 

 

Вітання виконує важливу функцію в комунікативному акті – з нього починається спілкування, а часто ним же і обмежується як етикетним ритуалом. Цим пояснюється спеціалізований характер і певний автоматизм вітальних висловів. 

 

Прощання – це слова і вирази, які говорять, коли розлучаються. Ритуал прощання може супроводжуватися певними рухами – уклін голови, рукостискання, помах рукою, обійми. 

 

Подяка означає висловити вдячність, бути вдячним за щось. У висловах подяки виразніше виявляється функція ввічливості, тому їх використання належить до обов’язкових етикетних настанов. Не раз вислови подяки вживають як знак ввічливої згоди або відмови на будь-яку пропозицію. 

 

Вибачення означає усвідомлення своєї провину і намагання її спокутувати за допомогою спеціальних висловів. Воно завжди супроводжується проханням вибачити, тобто виявити поблажливість, простити провину. 

 

Прохання – спонукальна мовленнєва дія у ввічливій формі з метою чогось домогтися від адресата.  

 

Комплімент (франц. compliment – вітання) – слова, які містять невелике перебільшення позитивних якостей людини (розумово-вольових, морально-етичних), а також стосуються зовнішнього вигляду тощо. 

 

Згода – це позитивна відповідь на прохання, наказ, погодження з думкою, твердженням співрозмовника.

Білет №41 Форми професійного обговорення професійних проблем.

 

 

Збори – зустріч, зібрання членів якої-небудь організації, що проводяться з метою спільного обміну думками з певного питання, яке хвилює громадськість.

За складом учасників  збори поділяються на: відкриті - зібрання членів якої-небудь організації із запрошенням сторонніх осіб; закриті-зібрання членів якого-небудь колективу чи організації без сторонніх осіб.

Збори складаються з таких етапів:

1.     Підготовка зборів.

2.     Висвітлення проблеми та її обґрунтування.

3.     Обговорення проблеми.

4.     Ухвалення рішення. 

 

Нарада – спільне обговорення важливих питань і прийняття рішень у всіх сферах громадського й політичного життя, форма управлінської діяльності, змістом якої є спільна робота певної кількості учасників, дієва форма залучення членів трудового колективу до розв'язання завдань.

Оптимальна кількість  учасників команди 10-12 осіб. 

 

Класифікація нарад:

1.     За метою і завданням:

·        Навчальна

·        Роз’яснювальна

·        Проблемна

·        Координаційна

·        Диспетчерська

·        Інструктивна

2.     За способом проведення:

·        Диктаторська

·        Автократична

·        Сегрегативна

·        Дискусійна

·        Довільна

3.     За степенем підготовленості:

·        Запланована

·        Позапланова

4.     За технікою проведення:

·        Мозкова атака. Її присвячують тільки одній проблемі, як правило, важливій. Учасники наради (не більше 10-12 осіб

·        Нарада без наради. Керівник формулює у письмовому вигляді проблему, яка вимагає прийняття колективного рішення. Кожен з учасників повинен виробити свою точку зору і письмово викласти її на тому ж бланку. У розв'язанні складних питань бере участь керівник.

Дискусія (від лат. discussio - дослідження, розгляд) - діалогічний метод творчої діяльності групи осіб, побудований на публічному, відкритому, доброзичливому обговоренні актуального, але спірного питання і спрямований на певний позитивний результат. Дискусія - діалог не внутрішній, а зовнішній, відкритий.

Форми організації дискусій.

1.     Дерево рішень.

Цей метод застосовується під час аналізу ситуації й  допомагає досягнути повного  розуміння причин, які зумовили прийняття  того чи іншого важливого рішення  в минулому.

Учасники дискусії розуміють  механізм прийняття складних рішень, а ведучий заносить у колонки  переваги і недоліки кожного з  них.

Методика проведення:

1. Ведучий визначає  завдання для обговорення.

2. Учасникам надається  основна інформація з проблеми.

3. Ведучий поділяє  колектив на групи по 4-6 осіб. Кожній  групі роздають таблиці та  яскраві фломастери. Визначається  час на виконання завдання (10-15 х в.).

4. Учасники дискусії  заповнюють таблицю й приймають  рішення з проблеми.

5. Представники кожної  групи розповідають про результати.  

 

2.     Мозковий штурм.

Метод колективного продукування великої кількості нових ідей і варіантів рішення складних, творчих завдань, які недоступні розуму та зусиллям однієї людини, за короткий проміжок часу. 

 

Процес "мозкового  штурму" передбачає дві стадії: на першій вноситься якомога більше ідей або рішень проблеми, на другій аналізуються ідеї і відбираються кращі  і найбільш придатні для подальшого опрацювання.  

 

Дебати - обговорення якого-небудь питання, полеміка. Найголовніше у дебатах - передавання повідомлення якомога зрозуміліше, водночас апелюючи до повідомлення опонента, тобто завдання дебатів - переконати опонентів і слухачів у правильності поглядів. 

 

Зазвичай дебати складаються з  таких трьох етапів:

1.     Формулювання та обґрунтування власного бачення проблеми.

2.     Обмін аргументами й запитаннями із залу.

3. Останнє слово опонентів.  

Білет №42 Документація з  кадрово-контрактних питань.

 

 

Резюме - документ, у якому претендент повідомляє стислі відомості про освіту, трудову діяльність, професійний досвід і досягнення тощо.  

 

Вимоги до резюме - вичерпність  та об'єктивність, достовірність відомостей про претендента, чіткість, структурованість, стислість (обсяг не більше однієї сторінки), грамотність і охайність викладу.

Розрізняють такі типи резюме:

1.     хронологічне - зазначають перелік місць роботи у хронологічній послідовності, вказуючи посадові обов'язки, таке резюме демонструє кар'єрне зростання і професійний досвід;

2.     функціональне - зауважують напрямок діяльності, обов'язки, навички і досягнення, цей тип резюме акцентує увагу на успіхах претендента.

3.     комбіноване - не тільки демонструє кваліфікацію та досягнення, а й дозволяє отримати точне уявлення про хронологію трудової біографії.  

 

Структура резюме:

1.     Назва виду документа (посередині).

2.     Текст документ, який містить таку інформацію:

a.      контакти (домашня, електронна адреси, телефон (робочий, домашній, стільниковий);

b.     прізвище, ім'я (у називному відмінку) виділяють жирним шрифтом; краще писати спочатку ім'я, а потім прізвище; по батькові вказують, якщо претендент професор або академік.

c.      мета написання документа (заміщення вакантної посади, участь у конкурсі, проекті);

d.     досвід роботи подають у зворотньому порядку: від останнього місця роботи до попереднього, зазначаючи період роботи, назву установи, сферу її діяльності, посаду, посадові обов'язки, досягнення; відомості про тимчасову роботу, роботу за сумісництвом, якщо вони відповідають посаді, на яку претендує особа.

Якщо досвід роботи відсутній, акцентують увагу на освіті й навичках.

e.      освіта: повна назва навчального закладу, спеціальність, рік вступу і рік закінчення; факультативні тренінги, курси, семінари, які стосуються очікуваної посади;

f.       професійні уміння і навички (опис кожної навички має бути підкріплений відповідним фактом: зазначають швидкість друкування, категорію посвідчення водія, комп'ютерні навички (конкретні пакети програм), володіння іноземною мовою (кількість балів TOEFL, GM AT, IELTS, TSE або інших офіційних тестів) тощо;

g.     особисті відомості (рік народження, сімейний стан);

h.     додаткова інформація (відомості про громадську діяльність, про членство у професійних об'єднаннях, зазначення можливості відрядження, ненормованого робочого дня);

i.       вказівка на можливість надання рекомендацій (вислови Рекомендації будуть надані на вимогу або За потреби подам рекомендації можна вмішувати лише тоді, коли такі рекомендації насправді є). 

 

Автобіографія - це документ з незначним рівнем стандартизації, у якому особа повідомляє основні факти своєї біографії, є обов'язковою складовою особової справи працівника.

Реквізити:

1.     Назва виду документа (Автобіографія пишеться посередині рядка, трохи нижче за верхній берег).

2.     Текст, у якому зазначають:

a.     прізвище, Ім'я, по батькові (Я, Мерзлий Дмитро Миколайович, народився...);

b.     дата і місце народження (11 листопада 1994року в м. Києві);

c.      відомості про освіту (повне найменування усіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися, назви отриманих спеціальностей, як зазначено в дипломі);

d.     відомості про трудову діяльність (стисло, у хронологічній послідовності назви місць роботи і посади);

e.      відомості про громадську роботу;

f.       стислі відомості про склад сім'ї (прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, посада, місце роботи (навчання); неодружені вказують відомості про батьків, сестер, братів, які не мають своєї сім'ї; одружені повідомляють про членів власної родини -чоловік / дружина, діти).

3.     Дата (оформлюють ліворуч, без абзацного відступу під текстом: 17 серпня 2010року або 07.09.2010).

4.     Підпис (без розшифрування - праворуч під текстом).

Характеристика - це документ, у якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника, оцінено його ділові та моральні якості. її складають на вимогу особи або письмовий запит іншої установи. 

 

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст складається з 3 структурних частин:

1) Анкетні відомості особи, якій видається характеристика (прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку без прийменника на, посада, вчений ступінь і наукове звання, рік народження, освіта).

2) Власне текст, який містить оцінку трудової діяльності працівника (з якого часу працює в цій установі, на якій посаді), ставлення до службових обов'язків та трудової дисципліни (вказують найбільш значущі досягнення, рівень професійної компетентності), моральних якостей (риси характеру, ставлення до інших членів колективу).

3) Висновок; призначення характеристики (за потреби).

3. Дата.

4. Підпис.

5. Печатка. 

 

Рекомендаційний лист - це документ, який подають у ситуації клопотання про посаду, влаштування на нову відповідальну роботу, подання на здобуття стипендії, гранту тощо. 

 

Рекомендаційні листи  складаються зазвичай з двох частин.

У першій частині вказуються мінімальні відомості про рекомендованого: з якого часу, звідки, як його знаєте, з якими його працями чи досягненнями знайомі тощо.

У другій частині має бути чітко сформульоване те, заради чого пишеться рекомендація: рекомендую чи не рекомендую. Зрештою висловлюється готовність нести певну відповідальність за рекомендовану особу.  

 

Заява - це письмове прохання, оформлене за певним взірцем, яке подають на ім'я офіційної особи або до установи чи організації з метою реалізації прав або захисту інтересів.