Электронный документооборот в коммерческих организациях

На основе параметров "Карточек" осуществляется впоследствии поиск  документов и составление на их основе аналитических сводок. После занесения реквизитов контроля в документ, в "Контрольную карточку" или в "Журналы регистрации", документ отправляется по адресу на исполнение, а "Контрольная карточка" вводится в "Справочную картотеку", которая является основным инструментом  контроля.

"Справочная картотека", состоит из двух разделов:

• I раздел содержит карточки неисполненных документов;
• II раздел включает карточки исполненных документов.

Сортировка "Контрольных  карточек" в разделе "неисполненных" документов осуществляется по следующим признакам:

·         исполнителям,

·         корреспондентам,

·         датам исполнения.

Карточки раскладываются в 35 ячеек первого раздела картотеки  в следующем порядке:

·  с 1-ой по 31 -ю ячейку попадают карточки согласно дню текущего

месяца, когда была проставлена  резолюция;

·   в 32 -ю ячейку ставятся карточки тех документов, "срок исполнения

которых будет в следующем месяце";

·    в 33 -ю ячейку ставят карточки документов "неисполненных в срок";

·      в 34 -ую попадают карточки, для которых был "срок не определен";

·      в 35 -ую ячейку ставятся карточки, которые попадают в категорию

"срок перенесен".

Исполненные документы во втором разделе картотеки сортируют  по признаку принадлежности к "подразделениям " и к определенному  "вопросу".

Текущая проверка сроков исполнения документов по картотеке сопровождается

мониторингом процесса исполнения, т.е. посылкой "напоминаний "исполнителям и проставлением соответствующих отметок в "Контрольной карточке". В случае исполнения документа осуществляется снятие его с контроля и проставление отметки "об исполнении документа" в самом документе (29 реквизит) и отметки "о снятии с контроля" в "Журнале регистрации документов" или в "Контрольной карточке". Далее осуществляется сбор сведений на первое число каждого месяца о результатах контроля, составление "Сводки об исполнении документов, подлежащих контролю" (табл. 1) и анализ результатов контроля. Сведения в сводку попадают благодаря обобщению результатов, получаемых из "Справочной картотеки".

На основании результатов  анализа показателей сводки руководство  СДОУ оценивает работу исполнителей, подразделений и принимает решения о совершенствовании методов работы с документами и документооборота на предприятии. Руководство подразделений имеет информацию о качестве исполнения решений отдельными специалистами, о необходимости повышения квалификации сотрудников или совершенствовании структуры системы управления и деловых процессов⁹.

 

 

Заключение.

Управленческие документы  составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими  и государственными организациями. Управление предприятием неизбежно  требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета  и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

Достижение науки и  техники, бурное развитие научно-технической  революции, воздействующие на всю сферу  человеческой деятельности, требуют  дальнейшего совершенствования  управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности  управленческого труда. В начале 3-го тысячелетия количество электронных  документов на предприятии уже будет  измеряться миллионами, поэтому системы  управления электронными документами  и архивами станут одной из важнейших  составляющих корпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация  работы с управленческими документами.

 

Список литературы.

 

1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998, с.3.
2. Гасаров Д.В. Интеллетальные информационные системы. - М.: Высш. шк., 2003.
3. Смирнова Г. Н. Электронные системы управления документооборотом 2008 г.
4. Острейовский В.А. Современные информационные технологии экономистам: Учеб. пособие. Ч. 1. Введение в автоматизированные информационные технологии. - Ср т: СрГУ, 2000.
5. Майкл Дж. Д. Саттон. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения. 2010 г
6.   Меньов А.В. Теоретические основы автоматизированного управления: Учеб. пособие. - М.: МГУП, 2002.
7. Чего нет в документах, того нет на свете. URL: http://www.documoborot.ru/
8. Электронно-цифровая подпись и электронный документооборот. URL: http://protection-soft.info/pages-page-pid59.htm

 

¹ ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998, с.3.

² Чего нет в документах, того нет на свете. URL: http://www.documoborot.ru/

³ Майкл Дж. Д. Саттон. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения. 2010 г.

⁴ Смирнова Г. Н. Электронные системы управления документооборотом 2008 г.

⁵ . Гасаров Д.В. Интеллетальные информационные системы. - М.: Высш. шк., 2003.

⁶ Острейовский В.А. Современные информационные технологии экономистам: Учеб. пособие. Ч. 1.

Введение в автоматизированные информационные технологии. - Ср т: СрГУ, 2000.

⁷ Меньов А.В. Теоретические основы автоматизированного управления: Учеб. пособие. - М.: МГУП, 2002.

⁸ Электронно-цифровая подпись и электронный документооборот. URL: http://protection-soft.info/pages-page-pid59.htm

⁹ Смирнова Г. Н. Электронные системы управления документооборотом 2008 г.