Электронный документооборот

 

Содержание

 

Введение

1. Электронный документооборот: сущность, значение, принципы

1.1 Сущность и принципы  электронного документооборота

1.2 Значение и основные  задачи электронного документооборота 

1.3 Факторы влияющие  на решение по выбору системы  электронного документооборота

2. Проблемы внедрения и характеристика основных систем электронного документооборота

2.1 Проблемы внедрения  системы документооборота

2.2 Общая классификация  систем документооборота

2.3 Обзор основных систем  документооборота

Заключение

Библиографический список

 

Введение

На современном  предприятии формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования начинается с момента  оформления, проверки, приема, обработки  и регистрации первичных документов в соответствующих книгах, ведомостях, журналах и т.п.

Процесс движения этих документов, начиная от их составления, приемки и обработки на всех стадиях  и заканчивая сдачей их на хранение в архив, принято называть документооборотом.

В настоящее  время на предприятиях для облегчения документооборота внедряются различные системы его автоматизации. Электронный документооборот в отличие от бумажного более эффективен и прост, избавляет предприятия от огромных складов архивной информации на бумажных носителях.

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Цель курсовой работы: рассмотреть электронный документооборот, как новую форму работы с документами. истема документооборот

Задачи работы: рассмотреть сущность, принципы и значение электронного документооборота, изучить проблемы внедрения электронного документооборота и рассмотреть современные системы документооборота, которые применяются на предприятиях.

В процессе написания работы были использованы учебные пособия, интернет ресурсы.

 

1. Электронный документооборот: сущность, значение, принципы

1.1 Сущность и принципы  электронного документооборота

Федеральный закон  от 10 января 2002 года №1- ФЗ "Об электронной  цифровой подписи" (Федеральным законом от 10.07.2012 №108-ФЗ действие Федерального закона "Об электронной цифровой подписи" продлено еще на год, т.е. до 1 июля 2013 года) позволил на законодательном уровне определить основные понятия, такие как "электронный документ" и "электронная цифровая подпись", наделив их соответствующей юридической силой, а также определить общие моменты применения на практике выбранной технологии электронного подписания документов. 
           В пункте 3 статье 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года  
№ 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» зафиксировано, что электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти разработанные в соответствии с пунктом 4 постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» устанавливают порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений. 
           В ст. 160 ГК РФ также говорится об "использовании при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи". Использование "допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон".

Технология проставления (порядок создания и применения) ЭЦП урегулирована Федеральным  законом от 10.01.02 № 1-ФЗ "Об электронной  цифровой подписи". Однако механизм реализации положений закона пока не отлажен, поэтому на практике это создает большие трудности в применении ЭЦП. К тому же ЭЦП еще долгое время будет "дорогим удовольствием" для многих, в том числе негосударственных организаций. Но главное то, что ЭЦП - недолговечный реквизит электронного документа. С правовой, процедурной и технологической точек зрения, проверка подлинности ЭЦП может стать проблематичной, если вообще реальной, процедурой через 5-10 лет после подписания. Подлинность документов с ЭЦП длительного срока хранения может быть подвергнута сомнению или опровергнута в судебном порядке.

Что касается электронных  документов с незначительными сроками  хранения, то процедура их аутентификации с помощью ЭЦП уже достаточно отлажена (например, в банковской сфере) и не требует дополнительного дублирования документа на бумаге.

Системы автоматизированного  делопроизводства в ряде случаев  либо поддерживают несовершенную (нерациональную) практику работы с документами, либо устанавливают свой порядок, не соблюдая при этом требования традиционного бумажного делопроизводства. Ни один государственный орган в РФ не координирует и не контролирует автоматизацию документационного обеспечения управления. Сегодня:

• отсутствуют законы, по-настоящему уравнивающие в правах бумажные и электронные документы;
• отсутствует законодательство о переводе бумажных документов на другие носители с правом уничтожения их оригиналов.

 

Законодательство в  сфере электронного документооборота находится на стадии развития. Одним  из проявлений недостаточного внимания государства к внедрению СЭД является слабый интерес к разработке законодательно-нормативной базы, которая позволила бы  шире использовать электронные документы и современные технологии.

Появление различных  форм собственности сделало невозможным  распространение на все организации требований к документам, которые традиционно формировались государственными архивными органами. Так, разработанные «Основные правила работы архивов организаций», «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», а также «Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» распространяются только на документацию государственных организаций. Контроль за соблюдением правил документационного обеспечения управленческой деятельности негосударственных организаций не входит в обязанности какого-либо федерального органа

Основными понятиями  электронного документооборота являются:  

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления  
(ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документ - документ, в котором информация  
представлена в электронно – цифровой форме  
      Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления.  
В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.

Автоматизация учетного процесса определила свои требования к организации документооборота. Появились программные средства, обеспечивающие ввод, хранение, поиск и просмотр документов в электронном виде. В 80-х гг. прошлого века была реализована идея перевода бумажных документов в электронный вид. Она воплотилась в системах управления электронными документами (Document Management Systems).

Система электронного документооборота позволяет упорядочить формирование массива учетной информации, создает  основу для исключения потери документов, повышает контроль за выполнением поручений, связанных с подготовкой и обработкой документов, их хранением. На каждом из этапов формирования документооборота обеспечивается предварительный, текущий и последующий контроль.

Сущность электронного документооборота заключается в том, что при его внедрении на предприятии уменьшается объем бумажных носителей, упрощается процедура регистрации документов, увеличивается объем хранимой информации.

Составляющими современной  корпоративной системы автоматизации  документооборота являются:

— системы управления базами данных. Основное их достоинство  — обеспечение доступа к структурированной  информации. На российском рынке это  системы Oracle, Informix, Sybase;

— системы класса Document Management, обеспечивающие перевод бумажных документов в электронный вид и осуществляющие доступ к неструктурированной информации.

Для реализации этой идеи и доступа к управлению документами, представленными большими массивами  с целью обеспечения четкого  поиска информации по всему содержанию, разработана и функционирует система Excalibur EFS.

Для управления небольшими массивами информации функционирует  система PC ДОСв — системы класса Workflow, обеспечивающие в автоматическом режиме транспортные потоки перемещения документов в электронном виде между исполнителями, структурными подразделениями и руководством.¹

Таким образом, управление документооборотом в значительной мере достигается путем внедрения  компьютерных технологий с помощью  программных средств, а также  локальных вычислительных сетей.  
С помощью последних решается проблема передачи информации. 
Это совершенно новый уровень организации документооборота, который более правильно следовало бы называть системой электронного документооборота (СЭД).

В данном электронном  архиве первичные документы размещены не в файлах и директориях, а по аналогии с обычными документами в электронных папках, полках, шкафах и секциях. В целях быстрого нахождения таких документов СЭД обладает специальной системой их поиска. Контрольными точками поиска являются дата создания документа, адресат, наименование организации, ключевые слова и другие параметры.

Необходимость в автоматизации  управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни - в повышении эффективности  организационно-распорядительного документооборота, другие - в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других - средством и продуктом производства.

Независимо от того, чем  определяется интерес к документоориентированным информационным системам, все организации  начинают с выбора подходящей системы из бесчисленного множества, присутствующего на российском рынке.

Основные принципы электронного документооборота:

• Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.
• Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
• Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
• Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
• Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
• Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.