Электронный документооборот в коммерческих организациях

Введение

 

Вопрос о необходимости  автоматизации управления документооборотом  давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы  электронного документооборота, позволяя организациям уже на собственном  опыте оценить преимущества новой  технологии работы с документами. Однако и для тех немногих, кто считает  автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени  потребуется переосмыслить сделанный  выбор и вновь погрузиться  в проблему повышения эффективности  управления документооборотом. Это  обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организаций, создающих кризисы «переходного возраста» и приводящим к необходимости  реструктуризации, а также развитием  информационно-коммуникационных технологий, с одной стороны, предоставляющих  новые возможности для ведения  бизнеса, с другой – заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов.

Необходимость в автоматизации  управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни – в повышении эффективности  организационно-распорядительного  документооборота, другие – в повышении  эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы  и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других – средством и продуктом производства.

Независимо от того, чем  определяется интерес к документоориентированным информационным системам, все организации начинают с выбора подходящей системы из бесчисленного множества, присутствующего на российском рынке.

 

Электронный документооборот  в коммерческих организациях.

Документооборотом называется «движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправки»¹ .

Организация документооборота - это правила, в соответствии, с  которыми происходит движение документов в учреждении.

Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, т.к. определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

В делопроизводстве документооборот  рассматривается как функция  коммуникации, реализация которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства - информационным обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации.

С нечеткой организацией движения документов в настоящее время  связывают многие недостатки в организации  документационного обеспечения  деятельности аппарата управления. Например, процесс документационного обеспечения  принимаемого управленческого решения  включает три составляющие: информационную поддержку решения (обеспечение  принимаемого решения достоверной  и достаточной информацией); документирование решения (создание распорядительного  документа); контроль за его выполнением (организация работы, выполнения задания, соблюдение определенных условий, сроков и т.д.). Пооперационно этот процесс состоит из сбора информации, подготовки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа в управленческом аппарат из одного структурного подразделения в другое, передачей технических исполнителей к специалистам, а затем — к руководителям. Следовательно, скорость перемещения документов качество выполнения каждой операции оказывают влияние процесс управления в целом.

Преимущество электронного над бумажным документооборотом:

• многокритериальный поиск документов;
• контроль исполнения документов;
• регистрация документов;
• ввод резолюций к документам;
• распределенная обработка документов в сети;
• распределение прав доступа к различным документам и функциям системы;
• ведение нескольких картотек документов;
• работа с проектами документов;
• распределение находящихся на исполнении документов по «папкам» в зависимости от стадии исполнения документа: поступившие, на исполнении, на контроле и другие;
• формирование стандартных отчетов;
• обмен документами по электронной почте;
• списание документов в дело;
• отслеживание перемещений бумажных оригиналов и копий документов, ведение реестров внутренней передачи документов;
• ведение пользовательских списков должностных лиц, организаций, тематических рубрик, групп документов;
• редактирование шаблонов выходных печатных форм².

Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и  т. п.). На рисунке ниже показано, насколько  сокращается время отдельных  этапов работы с документами при  замене бумажного процесса на цифровой.

Задача перехода от бумажного  к электронному документообороту стоит  сегодня перед многими организациями, как коммерческими, так и государственными. Внедрение электронного документооборота позволяет улучшить контроль над  движением и исполнением документов, значительно упростить и ускорить доступ к информации и, как следствие, повысить эффективность управления. Это важно для бизнеса и  не менее важно для государства.

В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при  изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности.

Существуют общие практически  для любых организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Основные проблемы внедрения электронного документооборота:

• Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.
• Фактор директора «советского типа» – нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.
• Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.
• Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).
• Необходимость взаимодействовать с внешним «бумажным» миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

Задача документооборота не может быть представлена некоей изолированной ветвью в общем  бизнес-процессе (или деловом процессе) организации. Движение документов тесно  связано с другими задачами, решаемыми  информационной системой предприятия. Кроме того, задача автоматизации  документооборота лежит на стыке  традиционных «бумажных» технологий работы с документами и новых компьютерных технологий. Система документооборота предприятия вбирает в себя множество  специфических организационных, структурных  и производственных особенностей, фирменных  установок, корпоративных стандартов и требований, определённых процедур взаимодействия между службами и  исполнителями, зависит от технической  оснащённости и пр.³

Основные принципы электронного документооборота:

• Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
• Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения.
• Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

 

• Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
• Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
• Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.⁴

В 80-е годы многочисленные группы программистов трудились над созданием систем АСКИД (автоматизированных систем контроля исполнения документов). В советские времена подобные системы вряд ли могли быть востребованы, потому что «натыкались» на стены чиновников. И их можно было понять: автоматизированная система отнимала чувство чиновничьей значимости и незаменимости. Теперь по простому запросу к базе данных руководитель получал справку о состоянии дел, минуя чиновников. Но самое страшное для чиновника было то, что система оперативно оповещала руководителя о нерасторопности чиновника как исполнителя.⁵

А в это то же время  на Западе потребность в эффективном  управлении электронными документами  привела к созданию систем электронного документооборота, которые называют Electronic Document Management Systems (EDMS). Сегодня эти системы являются частью рынка программного обеспечения для управления электронным документооборотом и содержимым информационных систем, так называемого рынка DCT (document and content technologies).⁶

Использование же специального программного обеспечения предоставляет  механизмы управления, осуществляемые через документы, т. е. электронный  документооборот напрямую связан с  уровнем развития управления. И в  этом случае задача электронного документооборота - не вытеснить бумажный, а создать  эффективный механизм управления предприятием. Электронный документооборот обеспечивает реализацию всех бизнес-процессов по документам, и его могут обеспечивать следующие системы:

- электронный архив. Поддерживают  средства полнотекстового поиска  и хранения данных;

- workflow-системы. Рассчитаны на обеспечение движения документов по заранее заданным маршрутам (жесткая маршрутизация) с учетом иерархического построения организации;

- системы, ориентированные  на накопление знаний. Это гибридные  системы, которые обычно сочетают  в себе элементы двух предыдущих;

- системы коллективной  работы. Их основная задача - обеспечить  совместную работу людей над  документами.⁷

Рассмотрим содержание одной  из операций электронного документооборота:

 

 

 

 

Рисунок 1: Схема организации документов в организации.

 

Исполнение документов начинается после того, как для конкретного  документа была получена "резолюция". "Резолюция" – это сложный реквизит, который включает следующие компоненты:

·         указание руководства, что делать (некоторая  команда);

·         указывается исполнитель:

·         подразделение, где исполняется;

·         Ф.И.О. конкретного исполнителя;

·         сроки исполнения;

·         подпись руководителя;

·         дата проставления резолюции.

Сроки исполнения могут быть типовыми (устанавливаемыми нормативными актами) или индивидуальными (устанавливаемыми руководителями). В некоторых организациях резолюция руководства оформляется как самостоятельный документ - поручение. Рассмотренные документы направляются через СДОУ назначенному в резолюции ответственному исполнителю – начальнику департамента, управления или отдела, - который, получив документ с резолюцией, может наложить уточняющую резолюцию, предназначенную исполнителю рангом ниже и т. д⁸.

В процессе контроля исполнения документа возникает вторичный  документопоток, состоящий из "Контрольных карточек". "Контрольная карточка" состоит из трех разделов, в которые заносят реквизиты:

• в первый раздел заносят основные реквизиты "Регистрационных
• карточек", полученных при выполнении процедуры регистрации документа (параметры, описывающие тот или иной исполняемый документ) документа;
• во второй раздел заносят реквизиты резолюции;
• в третьем разделе содержатся отметки о контроле и об исполнении
• документа.