Электронный документооборот

Вариант 2

1. Электронный документооборот (ЭДО) – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизовано.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП)  и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронный документ:

Документ, зафиксированный на электронном носителе  (в виде набора символов, звукозаписи или изображения) и предназначенный для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной технике и электросвязи  с целью хранения и общественного использования.

Форма представления информации   в целях её подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе..

Документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Юридическую значимость  электронному документу придаёт электронная цифровая подпись, которая на территории Российской Федерации равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

 сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа;

при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

 

Основные принципы электронного документооборота

- Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

- Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

- Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

- Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

- Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

- Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Различие с бумажным документом.

Под понятием «бумажный документ» мы подразумеваем информацию, зафиксированную на бумажном носителе и обладающую определенными реквизитами, такими как, например, дата, подпись. Особенностью бумажного документа является его привязка к материальному носителю. В случае уничтожения носителя – теряется и непосредственно документ. Электронный документ не привязан к носителю. Оригинал и копия электронного документа неразличимы – они могут существовать на многих носителях и являться одним и тем же документом. Для обеспечения юридической силы такого документа следует принять специальные меры, принять некие правила определяющие все детали такого документооборота. Правила должны быть едины для всех, и, следовательно, отражены в документах, имеющих юридическую силу закона.

 

2. Подлинник - первый или единственный экземпляр.

  Дубликат - повторный экземпляр подлинника , имеющий юридическую                                                                                                             силу.

   Копия - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

   Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

3. Оформить приказы по предприятию:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Закрытое акционерное общество ”Каприз”

 

(наименование организации)

	Номер документа	Дата составления
	12	16.09.2014

 

 

 

 

ПРИКАЗ

(распоряжение)

о дисциплинарном взыскании

 

В связи с (указание причины, послужившей основанием для наложения                            взыскания) опозданием на рабочее  место  «  16  »      09   2014   г.

 

               ПРИКАЗЫВАЮ

 

 объявить выговор (замечание)

 

 Основание: докладная  записка руководителя подразделения 

акт о нарушении правил внутреннего трудового распорядка  от 1.09.2008  г.

 

 

 

Руководитель организации	Директор				А.А Харитонов
	(должность)		(личная подпись)		(расшифровка подписи)

 

 

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен		“	16	”	09	20	14	г.
	(личная подпись)

 

 

 

 

 

 

 

Унифицированная форма № Т-1

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

		Код
	Форма по ОКУД	0301001
Закрытое акционерное общество "Каприз"	по ОКПО	75124589
наименование организации

 

 

 

		Номер документа	Дата составления
	ПРИКАЗ	16-к	16.09.2014

 

(распоряжение) 
о приеме работника на работу

 

 

	Принять на работу		Дата
		с	16.09.2014
		по

 

 

 

			Табельный номер
			00025
фамилия, имя, отчество
в
		структурное подразделение
должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации
условия приема на работу, характер работы

 

 

 

с тарифной ставкой (окладом)		руб.		коп.
	цифрами
надбавкой		руб.		коп.
	цифрами

 

 

с испытанием на срок

две

недели

 

оо

 

Основание:

Трудовой договор от   «

16

»    сентября

2014

г .

№

45

 

 

 

 

Руководитель организации	Директор				А.А Харитонов
	должность		личная подпись		расшифровка подписи

 

 

 

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен		«	16	»	сентября	20	14	г.
	личная подпись