Электронный документооборот

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

ОГЛАВЛЕНИЕ……………………………………………………………………2

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..4

ГЛАВА 1 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ. ЗАЩИТА ДОКУМЕНТООБОРОТА..……………....6

1. Организация документооборота.……………………………………..…..6
2. Электронный документооборот в организации……………..…………..9
1. Негативные стороны ведения электронного документооборота…….9
2. Преимущества электронного документооборота…………………….10
3. Защита документооборота в современных 
   компьютерных системах………………………………………………………...11
1. Угрозы и методы защиты………………………………………...……12
2. Комплексный метод защиты…………………………………………..13
3. Проблемы распределения и хранения ключей……………………….14
1. Использование персональной дискеты……………………….....14
2. Использование систем защиты от несанкционированного доступа…………………………………………………………………….….17
4. Виртуальные частные сети…………………………………………….18
5. Использование криптосервера………………………………………..19
6. Организационные мероприятия………………………………………20

ГЛАВА 2 ЭЛЕКТРОННО-ЦИФРОВАЯ ПОДПИСЬ. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА …………………………….......22

2.1 Электронная цифровая  подпись (ЭЦП) в электронном  документообороте. Удостоверяющий  центр, выдача и поддержка электронной подписи…………………………………………………………..22

2.1.1 Назначение электронно-цифровой  подписи………………………….22

2.1.2 Юридическая значимость ЭЦП……………………………………….. 23

2.1.3 Удостоверяющие центры……………………………………………….23

2.1.4 Преимущества электронной подписи…………………………………23

2.1.5 Правила пользования ЭЦП……………………………………………..25

2.2 Системы электронного  документооборота……………………………….26

2.2.1. Виды систем электронного документооборота……………………....28

2.3 Обзор систем электронного документооборота………………………….31

2.3.1 О разработчиках СЭД…………………………..………………………32

2.3.2 Государственные инициативы вокруг «Электронного документа»…33

2.3.3 Стандарты в области СЭД……………………………………………...34

2.3.4 Технические возможности современных  систем электронного документооборота…………………………………………………………….35

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….38

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК…………………………………………..41

ПРИЛОЖЕНИЕ А……………………………………………………………….43

ПРИЛОЖЕНИЕ Б…………………………………………………………….….45

 

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность курсовой работы. В связи с бурным развитием электронного документооборота, который получил помимо мощной технологической и технической базы еще и юридическую поддержку, помимо государственного сектора, в котором криптография применяется для организации защищенного канала связи между различными департаментами и службами, еще более быстрыми темпами растет ИТ-сектор корпоративного защищенного документооборота. Инвестиции в эту технологичную область сейчас считаются одними из самых быстроокупаемых и перспективных.

Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что качественно меняет организацию контроля исполнения документов, упрощает доступ к информационным ресурсам и сокращает временные затраты на решение задач, не связанных с обслуживанием граждан.

Обмен электронными документами должен быть надлежащим образом защищен. Документы  должны быть снабжены электронной подписью, гарантирующей авторство и неизменность содержания документа, а в отдельных  случаях и закрыты криптографическими средствами от несанкционированного доступа.

При принятии решения о внедрении  СЭД на организации, как правило, воздействуют три фактора: желание  повысить свою эффективность, оптимизировать бизнес-процессы и обеспечить соответствие законодательным требованиям. Российский рынок в этом плане не исключение. К слову, актуальность перехода на электронный  документооборот российских компаний во многом подогревается вступившим в силу законом "О персональных данных" (№ 152-ФЗ), который предъявляет  серьезные требования к хранению, сбору, передаче и обработке данных клиентов. Увеличение объемов хранимой информации и необходимость обеспечения ее надежной защиты делают выбор компаний в пользу информационных систем еще более очевидным.

Целью данной работы является рассмотрение информационной безопасности документооборота организации, выявление проблем защиты информации при документообороте, а также нахождение методов и способов защиты документооборота.

Задачи курсовой работы:

- рассмотреть документооборот  организации;

- проблемы защиты информации при организации документооборота на предприятии;

- выявить методы и способы  защиты внутренней и внешней  поступающей информаций;

- рассмотреть системы электронного документооборота;

- рассмотреть ЭЦП.

Объект исследования: организация, документооборот организации, системы документооборота организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ. ЗАЩИТА ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.1 Организация документооборота

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Следует отметить, что в этом определении  упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

Несмотря на вторичность порядка  движения документов по отношению к  целям и задачам организации, документооборот рекомендуется  нормировать и регулировать. Предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются ДОУ. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

В технологической цепочке обработки  и движения документов выделяются этапы, каждый из этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии:

- прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация документов;

- контроль за исполнением;

- информационно-справочная работа;

- исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

- отправка или направление в дело.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов: поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов; поток внутренней документации, состоящий из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы; поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется  следующими основными параметрами:

- содержанием или функциональной принадлежностью;

- структурой;

- режимом или цикличностью;

- направлением;

- объемом.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Количество документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную  почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный объем документооборота организации.

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Величина документооборота нужна для расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства; расчета необходимой численности делопроизводственного персонала; определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего  управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь  дело с документами.

Основными целями исследования документопотоков организации являются:

- повышение эффективности управленческой деятельности;

- ускорение движения документов в организации;

- уменьшение трудоемкости обработки документов.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и  наглядным средством является составление  графических оперограмм и маршрутно-технологических  карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические  карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами  на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических  карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления  и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь  принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления  движения документной информации: технологические  цепочки, графики, схемы, документограммы  и т.д. При необходимости также  могут применяться и более  сложные методы обработки собранных  сведений, например, построение информационных моделей.

1.2 Электронный документооборот в организации

1.2.1 Негативные стороны ведения электронного документооборота

Первое что приходит в голову – очень, очень трудно закрывать регистрационные карточки документов работающим с ними исполнителям, учитывая, что на каждый документ создается отдельная карточка. Причем правильно закрывать (в срок, с отметкой об исполнении и т.д.). Без этого теряется эффект от использования электронного документооборота.