Формы организации работы с документами, структура службы ДОУ

Содержание

 

Введение

1. Формы организации работы с документами, структура службы ДОУ.
2. Задачи и функции службы ДОУ.

Заключение

          Список  литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В учреждении любой формы собственности обязательно должна быть создана специальная служба, которая действует на правах самостоятельного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ или канцелярия. При организации службы ДОУ необходимо разработать оптимальную для конкретного управленческого аппарата структуру.

СДОУ - это организационное  обособленное структурное подразделение  учреждения, выполняющее работу с  документами.

Основная задача службы ДОУ  является своевременная обработка  и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой для осуществления  функций.

Организация и совершенствование  системы документационного обеспечения  управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления.

В издании «Секретарское  дело» Паневчик В.В. уделяет большое внимание улучшению работы с документами, научной организации секретарского труда.

В пособиях «Делопроизводство» Паневчика В.В. и «Основы делопроизводства» Рыбакова А.Е. достаточно полно освещены вопросы документирования и организации работы с документами. Значительный интерес представили разделы, посвященные месту офиса в системе управления, автоматизации делопроизводства, исследованию постановки делопроизводства в организации.

Что касается учебно-практического  руководства «Делопроизводство» Давыдовой  Э.Н. и Рыбакова А.Е., то в нем достаточно подробно изложены требования и рекомендации по работе с документами, начиная с момента их возникновения вплоть до передачи в архив или уничтожения.

От правильной организации  службы ДОУ во многом зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач, эффективность  всего процесса управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Формы организации работы с документами, структура  службы ДОУ.

Структура в системе  органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения  общего объема, функций органа управления между структурными подразделениями  и схема их взаимодействия.

Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь частично регламентировала названия служб ДОУ, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления (управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т.п.) .

Наименование службы ДОУ, ее структура, должностной, численный состав устанавливаются  вышестоящими организациями в государственных  организациях, а в негосударственных - их руководством. В совместных предприятиях решение этого вопроса осуществляет правление, а в акционерных обществах - учредительная конференция, в кооперативах - общее собрание членов кооператива.

В статьях «Организация службы документационного  обеспечения управления (ДОУ)» и  «Управление документацией: теория на практике», опубликованных в журналах «Секретарское дело» и «Кадровая  служба», по моему мнению, очень подробно и четко определены формы и  структура службы ДОУ. Согласно этим статьям, службы ДОУ рекомендуется  создавать в зависимости от принадлежности к определенной группе организаций .

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений:

секретариат (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

инспекция при министре, выполняющая  функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;

канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной  переписки, бюро учета и регистрации  документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел совершенствования  работы с документами и внедрения  технических средств, центральный  архив .

На различных предприятиях (государственных, негосударственных, научно-исследовательских, проектных, конструкторских), в высших учебных заведениях создается отдел  документационного обеспечения  или канцелярия. Их структурные подразделения - отдел, сектор, группа (по приему и  обработке входящих и исходящих  документов, по учету и регистрации  документов, по контролю за сроками  исполнения документов, по работе с  обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр с корректорской  группой), копировально-множительное бюро, архив, по совершенствованию работы с документами и внедрению  технических средств, секретари) .

Общий отдел -- это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях .

В Инструкции по делопроизводству сказано, что при небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций  возлагается на специально назначенного работника (группу работников).

Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется непосредственно  руководителю организации. Деятельность этой службы устанавливается в положении. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначение ее наименования .

Однако на практике во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным  подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Но организация работы с документами - это вполне самостоятельный вид  деятельности, ничего общего не имеющий  с хозяйственным обеспечением или  бухгалтерским учетом. Поскольку  служба ДОУ фактически управляет  документацией и документационными  потоками всей организации, необходимо чтобы она была самостоятельным  подразделением, пусть и с небольшой  штатной численностью (это может  быть 2-3 человека), с подчинением  непосредственно руководителю организации  или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. На мой взгляд, это  принципиально важно еще и  потому, что служба ДОУ непосредственно  работает с руководством, решает вопросы  рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

Таким образом, в учреждении любой  формы собственности обязательно  должна быть создана специальная  служба, которая действует на правах самостоятельного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, отдел  ДОУ или канцелярия. При организации  службы ДОУ необходимо разработать оптимальную для конкретного управленческого аппарата структуру.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Задачи и функции службы ДОУ.

Говоря о службе документационного  обеспечения управления, необходимо выделить ее основные задачи и функции.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие, а именно:

• совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
• сокращение документооборота;
• унификация форм документов;
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;
• внедрение новейших информационных технологий в работу с документами. 

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

К технологическим функциям следует отнести:

• осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;
• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
• ведение информационно-справочной работы по документам организации;
• машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
• копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
• разработка и проектирование бланков документов;
• подготовка документов к отправке. 

Среди организационных функций  службы ДОУ выделяется:

• подготовка к докладу руководству поступающих документов;
• организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;
• регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
• организация хранения документов в структурных подразделениях;
• организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
• повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;
• организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
• организация делопроизводства по обращениям граждан;
• разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами. 

К контрольным функциям относят:

• контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);
• контроль за сроками исполнения документов;
• осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
• организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
• обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
• обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации. 

Методические функции, выполняемые  службой ДОУ, включают:

• разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
• проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
• проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.