Организация работы с конфиденциальными документами

Оглавление 

Введение…………………………………………………………………….      3

Глава 1 Документирование конфиденциальной информации…………..      5

               1.1. Этапы изготовления конфиденциальных документов…....      5

               1.2. Носители конфиденциальной информации………….…….     9

Глава 2 Организация работы с конфиденциальными документами…......  12

                2.1. Учет и исполнение конфиденциальных документов………  12

                2.2. Подготовка конфиденциальных документов к архивному хранению и уничтожение…………..............................................................  18

Заключение………………………………………………………………….    22

Список использованной литературы……….………………………………  24 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     По  уровню доступности документы подразделяются на две категории: общедоступные и с ограниченным доступом. Общедоступными являются открытые документы. К документам с ограниченным доступом относятся документы, работа с которыми может производиться по специальному разрешению уполномоченных на то лиц.

     Документы с ограниченным доступом относятся к сфере деятельности не одного, а нескольких типов делопроизводства, в зависимости от того, к какому виду тайны принадлежит содержащаяся в них информация. Нормативными документами установлено шесть видов тайны: государственная, коммерческая, служебная, личная, семейная, профессиональная.

     Конфиденциальное  делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая документирование конфиденциальной информации, организация работы с  конфиденциальными документами  и защита содержащейся в них информации. При этом под документированием информации понимают процесс подготовки и изготовления документов, под организацией работы с документами – их учет, размножение, прохождение, исполнение, отправление, классификацию, систематизацию, подготовку для архивного хранения, уничтожение, режим хранения и обращения, проверку наличия. 

     Конфиденциальное  делопроизводство в силу условий  работы с конфиденциальными документами  распространяется как на официальные  документы, так и на их проекты, различные  рабочие записи, не имеющие всех необходимых реквизитов, но содержащие информацию, подлежащую защите.

     Конфиденциальная  информация должна защищаться от утраты и утечки.

     К утрате конфиденциальной документированной  информации приводят хищение и потеря носителей информации или только отображенной в них информации, искажение или блокирование информации. Утрата может быть полной или частичной, безвозвратной или временной.

     К утечке конфиденциальной документированной  информации приводит ее разглашение  или распространение, то есть несанкционированное доведение ее до потребителей, не имеющих права доступа к ней. Также к утечке могут привести потеря или хищение носителя конфиденциальной информации у его собственника.

     Защита  конфиденциальной документированной  информации от утраты и утечки осуществляется в рамках конфиденциального делопроизводства.

     Цель  работы: описать технологию работы с конфиденциальными документами.

           Поставленная цель определяет следующие задачи:

• выделить этапы изготовления конфиденциальных документов;
• охарактеризовать виды носителей конфиденциальной информации;
• проследить учет и исполнение конфиденциальных документов;
• рассмотреть подготовку конфиденциальных документов к архивному хранению и уничтожение.

           Конфиденциальное  делопроизводство необходимо для защиты информации с ограниченным доступом, так как утрата или утечка такой информации наносит ущерб ее собственнику. 
 
 
 

1 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ 
 

1. Этапы изготовления конфиденциальных документов

 

     Документирование  конфиденциальной информации включает определение состава внутренних и отправленных документов и их изготовление.

     Конфиденциальные  документы должны создаваться только при действительной необходимости  в письменном удостоверении их наличия и содержания. При этом решение задач конфиденциальной деятельности должно обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты необходимой информации.

     Определение состава издаваемых конфиденциальных  документов осуществляется на основе перечня конфиденциальных сведений организации, требований партнеров, перечня конфиденциальных документов организации.

     Перечни издаваемых конфиденциальных документов составляют отдельно по каждому виду тайны, подписываются председателем  и всеми именами постоянно действующей экспертной комиссии (ПДЭК) и утверждаются руководителем организации. С перечнями под расписку должны быть ознакомлены все лица, наделенные правом составлять, визировать, подписывать и утверждать соответствующие документы.

     Итак, состав конфиденциальных документов определен,  рассмотрим этапы их создания.

     На  первом этапе работы с конфиденциальной информацией необходимо установить весь состав циркулирующей на предприятии информации, отображенной на любом носителе, любым способом и в любом виде.

     На  втором этапе определяется, какая  из установленной информации должна быть конфиденциальной, и отнесена к коммерческой тайне. Основным критерием при этом является возможность получить преимуществ от использования информации за счет неизвестности ее третьим лицам.

     Третий  этап. Определяется степень конфиденциальности информации, то есть присваивается гриф конфиденциальности. Степень конфиденциальности – это показатель уровня закрытости информации. Уровень закрытости зависит от величины ущерба, который может наступить при утечке информации. Чем больше этот ущерб, тем выше должна быть степень конфиденциальности.

     Гриф конфиденциальности представляет собой реквизит формуляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемых на самом документе и сопроводительном письме к нему. Применяются от одной до нескольких степеней конфиденциальности с различными их наименованиями.

     И.Н. Кузнецов и А.И. Алексенцев предлагают деление информации на две степени: конфиденциально и строго конфиденциально» [1, стр. 34. 15, стр. 253]. Однако Законом «О коммерческой тайне» установлена одна степень конфиденциальности с названием «Коммерческая тайна» (это конфиденциальная информация, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду  силу ее неизвестности широкому кругу лиц).  Это названо грифом коммерческой тайны, который свидетельствует лишь о принадлежности информации к коммерческой тайне.

     Коммерческая  тайна является собственностью предприятия.

     Кроме коммерческой тайны в делопроизводстве используется служебная тайна.

     В. П. Козырева дает следующее определение  служебной тайне – это служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами [13. № 11].

     Можно сказать, что служебная тайна -  это информация о деятельности государственных органов, муниципальной власти и подведомственных им предприятий, а также о государственных служащих.  В коммерческих структурах служебная тайна используется главным образом лишь при переписке с органами власти.

     На  документах, содержащих сведения, отнесенные к служебной тайне, ставится гриф «Для служебного пользования» или сокращенный вариант «ДСП».

     Под обозначением грифа указывается  номер экземпляра документа, срок действия грифа и иные условия его снятия.

     Гриф  располагается в соответствии с  ГОСТ Р 6.30-2003 на первом и титульном  листах документа, а также на обложке дела (тома) в правом верхнем углу. На документах, записанных на машинных носителях, гриф обозначается на всех листах.

     Ниже  грифа могут обозначаться ограничительные  пометы: «Лично», «Только в руки», «Только адресату», «Лично в руки»  и другие. При регистрации конфиденциальных документов к его номеру добавляется сокращенное обозначение грифа конфиденциальности, например: № 37к, 89ск, 97дсп.

     Наименование  грифа должно соответствовать наименованию степени конфиденциальности.

     Четвертый  этап – определение конкретных сроков конфиденциальности либо обстоятельств и событий, при наступлении которых конфиденциальность снимается.

     Пятый этап - определяется круг лиц, имеющих право составлять, визировать и подписывать тот или другой вид документа, а также предприятия, которым данные документы должны направляться.

     Шестой  этап – изготовление конфиденциальных документов. Проекты конфиденциальных документов могут изготавливаться рукописным способом, на пишущей машинке и при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Рукописным способом допускается готовить отдельные текстовые внутренние документы, а также вносить переменную часть в типовые формы документов. Проекты других текстовых документов изготавливаются печатным способом либо с черновика, либо с другого носителя, включая звуковоспроизводящие устройства, либо под диктовку, либо непосредственно исполнителем. Проекты чертежно-графических документов могут изготавливаться как рукописным способом, так и печатным, с помощью компьютера.

     Изготавливать печатные проекты конфиденциальных документов следует в подразделении конфиденциального делопроизводства. Используемые для печатания средства вычислительной техники и электрические пишущие машинки должны быть защищены от перехвата излучаемых ими сигналов.

     При любом способе изготовления проекты должны иметь все необходимые и правильно оформленные реквизиты.

     В случае если документ печатается с  черновика, на первом листе черновика  должны быть проставлены количество необходимых экземпляров проекта  документа и фамилия исполнителя.

     После отработки проекта текстового документа  исполнитель должен проставить на экземпляре документа их номера, завизировать остающийся на предприятии экземпляр, получить визы соответствующих должностных  лиц, подписать проект у соответствующего руководителя и передать все экземпляры документа вместе с черновиком в подразделение конфиденциального делопроизводства. Если проект документа по каким-либо причинам не был подписан, то все экземпляры вместе с черновиком также передаются в подразделение конфиденциального делопроизводства.

     Чертежно-графические  документы оформляются в соответствии с нормами, существующими для  систем проектной, конструкторской  и технологической документации, при этом оформление конфиденциальных документов отличается от открытых только проставлением грифа конфиденциальности и номера экземпляра. Текстовые документы оформляются по установленным правилам оформления различных систем управленческой документации. 
 

1.2. Носители конфиденциальной информации 

     Проекты конфиденциальных документов печатаются или с черновика, на котором они составляются, или с текста нанесенного на ином носителе информации, или без использования того и другого. Самыми распространенными носителями документированной конфиденциальной информации являются машинные и бумажные носители.

     Машинные  носители:

• Жесткие магнитные диски;
• Гибкие магнитные диски (дискеты);
• Магнитные ленты;
• Магнитооптические диски;
• Оптические диски.