Организация работы с документами на предприятии

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

Введение

 

Согласно  ГОСТу  Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. "Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документе, но и скорость этого движения.

Организация документооборота предполагает соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота включает всю последовательность перемещений документов во время их движения и такие операции с документами, как их получение, рассмотрение и распределение, передача на исполнение, организация исполнения и отправка. В технологическую цепочку обработки документов входят также их регистрация, информационно-справочная работа, контроль за сроками исполнения.

Установление  порядка движения документов, или  управление документацией организации  заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

  Цель  данной работы  – исследовать организацию документооборота  на предприятии.

1. Нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с документами (инструкция по делопроизводству)

 

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) - основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).

Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Инструкции составляются с учетом специфики работы организации.  
Стоит отметить, что основой для их составления будут Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству.

Разработка инструкции по делопроизводству

В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству будет обязательным документом, регламентирующим делопроизводство. В федеральных органах исполнительной власти в с соответствии Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 выяснил факт того, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами.

Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени. Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству.

Содержание инструкции по делопроизводству

Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают:

-сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);

- ответственность за ее несоблюдение;

- подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;

- нормативно-методическую базу.

Отметим, что тематические разделы традиционно начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов», где определяются:

- виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

-общие правила подготовки и оформления документов;

- правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

- порядок изготовления и размножения документов;

- правила оформления и заверения копий и приложений;

- порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;

- порядок работы исполнителей с документами.

Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа, а также документов заместителей руководителя.

Раздел «Документооборот» включает:

- порядок приема, обработки, распределения входящих документов;

- правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;

- основные инстанции движения документов;

- порядок подготовки и отправки исходящих документов;

- порядок учета объема документооборота.

В разделе «Регистрация документов» устанавливается:

- порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;

- сроки, формы и методы регистрации;

- правила индексации документов.

Раздел «Организация справочной работы» (ИПС) закрепляет:

- принципы построения информационно-справочной работы в организации (фирме);

- включает описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);

- порядок систематизации и классификации справочной информации;

- технологию информационно-поисковой работы.

В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:

- категории документов, подлежащих обязательному контролю;

- порядок их постановки на контроль;

- технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);

- обязанности исполнителей;

- типовые сроки исполнения;

- порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;

- порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит:

- правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);

- устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;

- правила формирования в дела отдельных категорий документов;

- порядок разработки и использования номенклатуры дел;

- порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:

- порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);

- правила подготовки дел к хранению;

- требования к описанию и оформлению дел;

- порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов.

В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.  Инструкция будет регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом.

В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на базе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы.

 

 

 

2. Документопотоки: виды, структура

 

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др. 

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

· поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов; 

· потоки внутренний документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы; 

· поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации. 

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами: 

· содержанием или функциональной принадлежностью; 

· структурой; 

· режимом или цикличностью; 

· направлением; 

· объемом.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах. 

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации.

В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов. 

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации. 

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие. 

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации. 

 

 

3. Организация документооборота МУЗ ДП № 1 

Муниципальное учреждение здравоохранения детская поликлиника №1 была открыта 9 октября 1972 года. Основными задачами данной поликлиники стали бы: обслуживание детского населения в возрасте от 0 до 14 лет (с 2000 г. – от 0 до 18 лет). Крайздравом были определены следующие виды деятельности: лечебно-диагностическая, консультативная, профилактическая, образовательная, научно-исследовательская.

Все документы, которые обращаются в системе документооборота, в ДП №1 разделяют следующим образом:

1. Входящие

2. Исходящие

3. Приказы

- по основной деятельности

- по командировкам

- по личному составу

4. Внутренние

- финансовые

- служебные

Затраты на работу с документами складывается из нескольких моментов. Это время на составление документа и на его регистрацию.

Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера, что в ДП №1 представлено в тройном экземпляре: один компьютер у главного врача и два находятся в бухгалтерии). Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения и доведения до исполнителя. Проведём анализ количества документов обращаемых в организации, определим их основные потоки.

Секретарями организации ведётся регистрация всех документов в специальных журналах. Административный отдел разделяется на два сектора: сектор делопроизводства и организационный сектор.

Разграничение функций секторов Административного отдела происходит следующим образом.

Функции сектора делопроизводства:

1) Приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции.

2) Приём на подпись проектов  писем, приказов по основной деятельности.

3) Подготовка приказов по командировкам  сотрудников.

4) Проверка правильности составления  всех документов, передаваемых на  подпись главному врачу.

5) Регистрация внутренних, входящих  и исходящих документов в автоматизированной  системе делопроизводства.

6) Регистрация приказов по основной  деятельности и по командировкам  сотрудников с оформлением командировочных  удостоверений.

7) Доведение до исполнителей  приказов по основной деятельности.

8) Формирование дел и  сдача их в архив.

9) Контроль за правильностью  ведения делопроизводства в подразделениях.

Функции организационного сектора:

1) Регистрация передаваемых  подразделениями счетов и других  документов на оплату и передача  их в бухгалтерию.

2) Постановка документов  с резолюциями на контроль  и снятие с контроля.