Организация работы с документами

    Содержание 

Введение…………………………………………………………………………   3

Глава 1. Организация работы с документами

1.1.Документооборот и его основные этапы.…..……………………………….6

1.2. Прием и первичная обработка входящих документов.……………………9

1.3. Регистрация поступивших документов  .………………………………… 14

1.4. Вынесение  резолюции …………………………………………...…………18

Глава 2. Технология обработки поступающих документов в обществе с ограниченной ответственностью рекламно-издательской фирме «Тагильский Рабочий. Маркет» (ООО РИФ«ТРМ»)………………………............................20

Заключение………………………………………………………………………..23

Список  литературы………………………………………………………………25 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   ВВЕДЕНИЕ

   В настоящее время информация рассматривается  как ресурс, который, как и традиционные ресурсы можно добывать, перерабатывать, использовать, распространять. Но сама по себе информация еще не имеет  силу, практического применения, пока она грамотно не переработана, не сохранена. Для того, чтобы она приобрела  дальнейшее применение в производстве и управлении, она должна быть заключена  в официальный документ: приказ, протокол, письмо, отчет и т.д. Документированная  информация составляет основу управления, поскольку пронизывает все ее органы.

   Деятельность  любого  учреждения, организации, предприятия неразрывно связана с документацией. Посредством документа информация передается во времени и пространстве. Тему данной работы  можно назвать актуальной по следующим причинам. Документ, как носитель информации выступает в качестве непременного элемента организации деятельности учреждения. Правильно организованный документооборот, четкое распределение функций исполнителей облегчает работу учреждения в целом. Документы циркулируют в учреждении в большом количестве. Несомненно, каждый из них имеет свое назначение. Неотъемлемою частью документооборота учреждения являются входящие и исходящие документы. Они важны, т.к. связывают учреждение с другими организациями и, конечно, органами власти. Грамотная организация документооборота важна потому, что современное общество не стоит на месте, развивается, совершенствуется. Чтобы иметь статус делового учреждения недопустимо совершать ошибки в оформлении документов. От четкости и оперативности обработки  и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.

   Стоит отметить, что в настоящее время  во многих организациях уделяется большое внимание современным технологиям для работы с документами (компьютеры, факсы и т.д.) тем самым ускоряя процесс документооборота.

   Так же для ускорения организации  работы с документами созданы нормативно-методические материалы и государственные стандарты по вопросам документации, классификаторы и перечни документов , в том числе правила работы государственных и ведомственных архивов, унифицированные системы документации, различные инструкции по делопроизводству, список документов с необходимым сроком хранения и т.д.

   Для полноценной работы с документами, работникам службы ДОУ , секретарям и всем тем кто связан  с документацией, необходимо постоянно пополнять свои знания и отслеживать малейшие изменения в данной сфере деятельности в чем, несомненно, способствуют профильные журналы и брошюры («Секретарское дело», «Делопроизводство и документооборот на предприятии», « Справочник секретаря и офис-менеджера»), а так же (и это является наиважнейшим моментом  в управлении документацией) правовое обеспечение. 

   Несомненно, весь процесс документоведения  не развивался хаотично, а существующие правила и стандарты это труды исследовательской работы многих ученых. Работы этих ученых имеют преимущественно характер учебников, учебных пособий, справочников. Наиболее известны труды Кузнецовой Т.В., Андреевой В.И., Румыниной  Л.А.,  Алексенцева А.И.  А в работе Копылова В.А. указаны все действующие правовые акты необходимые для работы с документами и их хранением.

   Объектом  курсового исследования  является документационное обеспечение управления.

   Предметом исследования: технология работы с  входящими документами.

   Целью курсовой работы: рассмотреть технологию обработки поступающих документов.

   Задачи:

   1. Рассмотреть понятие документооборота  и его основные этапы.

   2. Изучить, кем и как осуществляется технологический процесс приема и первичной обработки входящих документов.

   3. Описать технологию работы с документами в обществе с ограниченной ответственностью рекламно-издательской фирме «Тагильский Рабочий. Маркет».

   Курсовая  работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы и приложения.

   В введении характеризуется актуальность темы, степень её изученности, объект, предмет, цели, задачи, структура и  содержание работы.

   В первой главе описаны теоретические  понятия и процессы работы с входящими документами. Во второй главе на практике представлена работа с входящими документами на примере конкретного предприятия. В заключение подведены итоги данной курсовой работы. Список литературы содержит источники, которые были использованы для данного исследования. Приложения включают в себя документы используемые в работе с входящими документами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Организация работы с документами.

   1.1. Документооборот и его основные этапы.

   Организация работы с документами в организации  включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых  систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив. 
"Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления" [3;4] называется документооборотом.

   Для перемещения документов сегодня  широко используются как традиционные средства (почта (обычная, авиа), фельдъегерская связь, курьерская доставка, телеграф, телефон, телефакс), так и электронные (прежде всего электронная почта E-mail, а также текстовые сообщения, пересылаемые по сотовым средствам связи и средствам персонального радиовызова). В настоящее время в российском делопроизводстве все еще сохраняется сочетание обоих видов документооборота с некоторым преобладанием электронного в крупных административно-промышленных центрах. В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления ГСДОУ, установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

   Вся документация учреждения делится на три документопотока:

   - входящие (поступающие) документы;

   - исходящие (отправляемые) документы;

   - внутренние документы.

   Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др. [9, 117].

   Каждый  поток документов движется по своему маршруту. Входящие документы движутся от момента поступления в организацию  до исполнения и направления в  дело. Исходящие документы - от момента их создания до отправки. Внутренние документы от момента создания до исполнения и направления в дело.

   Движение  входящих документов включает:

   - первичную обработку 

   - правильность рассмотрения;

   - регистрацию документов в учетных  формах;

   - рассмотрение документов руководителем  и принятия управленческих решений  (постановка резолюции);

   - передачу на исполнение;

   - исполнение документов;

   - контроль за исполнением;

   - направление исполненного документа  в дело.

   Каждый  из документопотоков имеет свою особенность  в составе, количестве, обработке и движении.

   Количество  документов всех потоков за год составляет объем документооборота учреждения.

   Величина  документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом она показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается только зарегистрированные документы, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки,  и поэтому их количество точно подсчитать трудно. Так же, не учитывается движение копий документов, которые в средних и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства,  существенно увеличивают общее количество документов.

   Типичной  ошибкой, допускаемой при подсечете объема входящих документов, является проставление отметки о поступлении только на документах, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком случае указывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно просчитать. Отсюда нередко возникающие недоразумения между работниками, получающими и обрабатывающими поступающую корреспонденцию и руководством, которое не может увидеть выполненную работу во всём объёме.[7; 87] 
 

   1.2. Прием и первичная  обработка входящих  документов.

   В организациях прием и первоначальную обработку  поступающих документов могут осуществлять:

   Специальное подразделение службы ДОУ – экспедиция (при значительном объеме документооборота);

1. Работник службы ДОУ, например инспектор по приему и отправке документов (если в структуре службы ДОУ нет экспедиции);
2. Секретарь руководителя (в небольших организациях, фирмах).
3. Централизация приема и обработки всех поступающих документов в одном месте, непременное условие рациональной организации документооборота.

   Централизация обработки документов в экспедиции позволяет:

• Организовать работу с применением различных средств организационной техники, что в значительной степени повышает производительность труда;
• Обеспечить своевременную, в день поступления (согласно требованиям ГСДОУ), обработку поступающих документов и передачу их в соответствии с маршрутными схемами прохождения; проводить ежедневный учет количества обрабатываемых документов;
• Организовывать доставку документов курьером.

   Как правило, корреспонденцию, адресованную организации, сотрудники экспедиции привозят из почтового отделения до начала рабочего дня. Обработка поступающей корреспонденции в экспедиции должна быть закончена в первой половине дня, так как во второй половине начинается обработка отправляемых документов, которые в конце рабочего дня должны быть доставлены в почтовое отделение для отправки по назначению.

   В экспедиции должен быть разработан четкий распорядок работы с указанием времени  выполнения и работников, ответственных  за ту или иную работу. Работы, выполняемые  экспедицией, носят преимущественно  технический характер и хорошо поддаются  механизации и автоматизации.   

   Как уже говорилось, документы могут  быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, также документы  могут быть  приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.

   Передача  документов с использованием электронной  почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надёжность доставки. Кроме того, если  принята автоматизированная система и полученные документы вводятся в память машины, то электронная почта позволяет исключить процедуру последующего ввода входящих бумажных документов в память машины (вручную или путём сканирования).