Делопроизводство. Хранение документов

В целях защиты документов Инспекции от хищения, на окне установлены  откидные металлические решетки. Помещение  архива оборудовано пожарно-охранной сигнализацией.

В архиве Инспекции  проложена скрытая электропроводка. Осветительная арматура применяется  полугерметическая. Светильники, электрощиты  и распределительные устройства используются закрытого исполнения. Распределительные электрощиты, предохранительные  пробки и отключающие рубильники установлены вне хранилища.

В архиве отдела по работе с налогоплательщиками используют лампы накаливания с укороченным  ультрафиолетовым участком спектра. Светильники  удалены от коробок с документами  не менее чем на 50 сантиметров. Розетки  снабжены крышками. Шнуры пылеса и  переносных светильников заключены  в резиновые шланги. Переносные светильники  оборудованы защитными стеклянными  колпаками и сетками.

Освещенность на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола – 20-30 лк.

Архив отдела по работе с налогоплательщиками располагать  в комнате с окнами, выходящими на северную сторону.

Основным противопожарным  оборудованием архива отдела по работе с налогоплательщиками являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются  из расчета не менее одного на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение. Так  как площадь архива отдела по работе с налогоплательщиками составляет 25 кв. метров, то там установлен один углекислотный огнетушитель. Между сотрудниками распределены обязанности на случай пожара, составлен план эвакуации документов. Все электрооборудование архива отдела по работе с налогоплательщиками обеспечено заземлением.

Хранение документов Инспекции ведется в соответствии с «Основными правилами работы архивов  организаций».

В архиве отдела по работе с налогоплательщиками поддерживается постоянная температура воздуха  в пределах 14-20ºС и относительная  влажность воздуха – 45-60%. Для контроля температурно-влажностного режима архива используется психрометр. Прибор состоит из двух термометров - сухого для измерения температуры воздуха и влажного для определения влажности воздуха. Показания заносят в специальный регистрационный журнал.

В архиве отдела по работе с налогоплательщиками используются металлические односторонние стеллажи. Высота стеллажа не превышает 2,2 м. Стеллажи установлены на расстоянии 10-15 см от стен. Расстояние от пола до нижней полки  не менее 10-15 см. Ширина главных проходов между стеллажами 1-1,2 м, остальных  проходов – не более 70-80 см. В помещении архива установлены металлические шкафы.

Принципы хранения отдельных видов документов Инспекции

1. Документы налоговой и бухгалтерской отчетности (налоговые декларации и бухгалтерская отчетность).

Документы налоговой  и бухгалтерской отчетности, предоставленные  крупнейшими и основными налогоплательщиками  Инспекции, хранятся в самостоятельных  «налоговых делах» указанных налогоплательщиков.

Документы налоговой  и бухгалтерской отчетности налогоплательщиков, не относящихся к крупнейшим и  основным налогоплательщикам, не рассортировываются по «налоговым делам» отдельных налогоплательщиков и группируются по видам однородных документов.

Допускается ведение  «налоговых дел» налогоплательщиков, не относящихся к крупнейшим и  основным налогоплательщикам, сформированных по нескольким налогоплательщикам.

1. Документы, касающиеся проведения и оформления результатов налоговых проверок, предоставленные налогоплательщиком пояснения, письма, запросы, копии ответов на них, судебные дела определяются ни хранение в отдельные папки («досье налогоплательщика»). Допускается хранение («досье налогоплательщика») рядом с «налоговым делом» налогоплательщика.

Документы Инспекции  хранятся в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий  окружающей среды и исключающих  утрату документов.

Заключение

Таким образом, в  заключение данной работы можно сделать  следующие выводы.

Во-первых, оперативное  хранение документов является тем инструментом, который определяет как срок, так  и средства хранения документов.

Во-вторых, целесообразность использования традиционных средств  оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним.

В-третьих, порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях предотвращает несанкционированный доступ пользователей к документам.

В-четвертых, основные требования к хранению документов в  организации обеспечивают технология хранения и защиты информации от преждевременных  разрушений.

В Инспекции рационально  используются средства для документооборота. Следует отметить что, внедрение  персональных компьютеров, обеспечение  свободного доступа к сети Интернет эффективно для повышения работы документационной службы предприятия  в целом и организации хранения документов в делопроизводстве.

В Инспекции имеются  документы в электронной форме, создаваемые сотрудниками организации  на компьютерах, полученные по электронной  почте, переведенные в электронную  форму (путем сканирования) с традиционного  бумажного вида. Но вопрос об их упорядочении и организации хранения еще до конца не решен.

Электронное хранение документов позволяет обеспечить сохранность  документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам, как с помощью  локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

Таким образом, если Инспекция, полностью перейдет на безбумажный  документооборот, то имеется возможность  сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под хранилища. Автоматизированные технологии позволят существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.

В данной работе проанализировано, каким образом в Инспекции  достигается организация хранения документов в делопроизводстве. Выяснено, что текущее хранение дел Инспекции  осуществляется по месту их формирования. Документы текущего и двух предыдущих лет хранятся в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой  дел. Персональную ответственность  за хранение документов несут начальники структурных подразделений Инспекции.

Номенклатура дел  Инспекции предназначена для  организации группировки исполненных  документов в дела, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения и является основой для  составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учёта дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел  составляется на основе Положения об Инспекции, его структуры, штатного расписания, перечня типовых документов, перечня документов, образующихся в  деятельности налоговых органов, с  указанием сроков их хранения, а  также анализа видов, состава  и содержания документации Инспекции.

Номенклатура дел  структурного подразделения Инспекции  составляется делопроизводителем данного  подразделения, согласуется с архивом  Инспекции и подписывается начальником  структурного подразделения.

На основе номенклатур  дел структурных подразделений  отдел общего обеспечения составляет сводную номенклатуру дел Инспекции.

Но в Инспекции  отсутствует электронный вариант  номенклатуры дел. При наличии соответствующей  технической базы целесообразно  наряду с традиционной бумажной формой номенклатуры иметь ее электронный  вариант. Это обеспечивает ее быструю  корректировку и оформление в  конце года, подготовку ее к новому делопроизводственному году.

Исполненные документы  Инспекции формируются в дела в соответствии с заголовками  дел по номенклатуре.

Дела Инспекции  формируются, децентрализовано, то есть в структурных подразделениях Инспекции. Формированием дел занимаются делопроизводители  структурных подразделений.

Делопроизводство  в структурном подразделении  Инспекции ведёт один из работников подразделения.

Делопроизводство  в Инспекции, независимо от типа носителя документированной информации, ведётся  с использованием системы автоматизированного  ведения делопроизводства, предназначенной  для учёта и сопровождения  документов.

Основное внимание в делопроизводстве Инспекции сосредоточили  на повышении научного уровня, эффективности  и качества работы, укреплении материально-технической  базы, внедрении технических достижений в практику.

С научно-технической  точки зрения рассмотрены: понятие  и форма составления номенклатуры дел, правила и требования к оформлению дел, современные средства и методы хранения документов, обеспечение сохранности  документов, организацию справочной работы, порядок выдачи документов во временное пользование, основные требования к хранению документов.

Обеспечение организации  хранения документов в делопроизводстве является научно-технической проблемой, включая вопросы научно-исследовательского, организационного и методического  характера.

Список  использованных источников

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - Закон № 125-ФЗ
2. Федеральный закон от 20.02.1995 г. «Об информации, информатизации и защите информации»
3. Приказ Росархива от 27.11.2000 № 68 «Об утверждении «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»
4. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 – ФЗ № 146
5. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 – ФЗ № 117
6. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.
7. Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства РФ по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения,2004
8. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000.
9. Методические указания по составлению описей дел и научно-справочного аппарата (НСА) к ним. Б., 1998.
10. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011 – 93. – М.: Изд-во стандартов, 1995.
11. Положение о Федеральной налоговой службе, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 30.09.2004 №506
12. Положение о Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края
13. Инструкция по делопроизводству ИФНС
14. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
15. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Введен 01.01.98. – М.: Издательство стандартов

Литература:

1. Андреева, В.И. Делопроизводство (с образцами документов на основе ГОСТов РФ): учебное пособие/ В.И. Андреева. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2001 – 192 с.
2. Андреева, В.И. «Делопроизводство» (Издание 10-е, переработанное и дополненное): Практическое пособие/ В.И. Андреева. – М.: ООО «Управление персоналом», 2005 – 200 с.
3. Архипова, Н.Г. Делопроизводство на компьютере: учебное пособие/ Н.Г. Архипова. –М., 2004. – 260 с.
4. Барахин, А.Б. «Делопроизводство на предприятии»: практическое пособие / А.Б. Барахин. - М.: 2000.
5. Басаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: учебное пособие/ М.И. Басаков - Ростов-на-Дону, 2004.
6. Болгова, Е.Н. Отбор на государственное хранение управленческих документов: методические рекомендации/ Е.Н. Болгова – М.: ВНИИДАД, 2001.
7. Бондырева, Т.Н. Москва “Высшая школа”, 1989г. Секретарское дело, 2006, N 6. С. 3-10.
8. Бункина, Н.К. Семенов, А.Н. Основные правила работы ведомственных архивов: Н.К.Бункина - М., 2002.
9. Верховцев, А.В. «Делопроизводство в кадровой службе»: учебное пособие/ А.В. Верховцев. - М.: ИНФРА, 2001.
10. Вялова, М.Н. Архив фирмы (негосударственной организации). Методическое пособие и Примерный перечень документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций: М.Н. Вялова - М.: Мосгорархив, 2001.
11. Замыцкова, О.И.Делопроизводство для колледжей: Учебник – 5 изд./ О.И. Замыцкова. –Ростов-на-Дону.: 2001 – 235 с.
12. Иванова, А.Л. Законодательство и нормативы по обеспечению сохранности документов: А.Л. Иванова – М.: 2003 – 185 с.
13. Кирсанова, М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие – 4 изд./ М.В Кирсанова – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 2004.
14. Крайнова, Л.А. Делопроизводство в кадрах: Л.А. Крайнова – М.: 2004 – 154 с.
15. Кудряева, В.А. организация работы с документами: Учебник – 2 изд./ В.А. Кудряева –М.: 2001.
16. Кузнецова Т.Н., Москва, Секретарское дело,1998г.
17. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство: Учебное пособие – 6 изд./ Т.В. Кузнецова – М.: 2003.
18. Лихачев, М.Т. Документы и делопроизводство: справочное пособие/ М.Т. Лихачев. - М.: «Экономика», 2000.
19. Максимович, Ю.А., Берестова В.И. Делопроизводство в кадрах: Учебное пособие – 4 изд./ Ю. А. Максимович. - М.: 2003.
20. Мингалев, В.С. «Специальные системы документирования»/ В.С. Мингалев. - М .: 2000.
21. Павлюк, Л.В., Киселева, Т.И., Воробьев, Н.И., Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/ Л.В. Павлюк. - Спб.: 2000.
22. Печникова, Т.В., Печникова, А.В. Практика работы с документами в организации: учебное пособие/ Т.В. Печникова. – М.: ЭКМОС, 2003.
23. Пшенко, А.В. «Документационное обеспечение управления»: учебное пособие/ А.В. Пшенко. - М.: 1999.
24. Рогозина, К.В. Документационное обеспечение управления: Учебник – 5 изд./ К.В. Рогозина. – М.: 2003.
25. Розанова, В.А. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ: практическое пособие/ В.А. Розанова. – М.: 2003.
26. Румынина, Л.А. Делопроизводство: Учебное пособие – 3 изд./ Л.А. Румынина - М.: 2001.
27. Стенюков, М.В. “Документы. Делопроизводство.”/М.В. Стенюков, - М. “Приор”, 1997 - 144 с. (про комнату для хранения документов)
28. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. - М.: “ПРИОР”, 2004.
29. www.yandex.ru
30. www.5ballov.ru