Срок хранения документов

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Документы по личному составу, образующиеся в ходе деятельности организации, обязательны для хранения всеми государственными органами, органами местного самоуправления, организациями и гражданами, занимающимися предпринимательской деятельностью без образования юридического лица. Данная обязанность закреплена в ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ред. от 13.05.2008; далее - Закон N 125-ФЗ)1. В данной работе рассмотрены установленные Законом сроки хранения различных документов, порядок их хранения и передачи в архивы, указано на сложности, возникающие при хранении документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Срок хранения документов

Хранение документов осуществляется в течение сроков, установленных законодательством. В настоящее время действует Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003). Данный Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных) (п. 1.4 Указаний по применению Перечня)2.

Работников кадровых служб в первую очередь должны интересовать разд. 7 "Трудовые отношения" (включает документацию по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате и охране труда) и 8 "Кадровое обеспечение" (содержит документы о работе с кадрами - приеме, перемещении, увольнении, повышении квалификации, проведении аттестации, награждении работников). Согласно п. 2.4.2 Указаний государственные и муниципальные организации, не являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню (графа N 3) в течение 10 лет. Негосударственные организации - не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях (п. 2.5 Указаний). Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 г., начинается с 01.01.2000. Отметка "до минования надобности" означает, что документация имеет только практическое значение и срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года (п. 2.9 Указаний).

Организация и проведение работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение производятся постоянно действующей экспертной комиссией (далее - ЭК), в состав которой входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации. ЭК совместно с делопроизводственной службой определяет порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организует экспертизу ценности документов и осуществляет контроль за ее проведением (п. п. 3.1, 3.2 Указаний).

 

2. Документы, подлежащие  передаче в архив

Необходимо отметить, что единых обязательных правил создания и действия архивов в организациях пока нет. Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 были утверждены Основные правила работы архивов организаций, являющиеся нормативно-методическим документом, определяющим деятельность архивов государственных организаций, не отнесенных к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственных организаций.

Согласно разд. 3.3 Правил архив организации комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения уничтожаются.

Дело, передаваемое в архив, представляет собой комплект документов, относящихся, как правило, к одному типу (приказы о приеме работников на работу, приказы о предоставлении ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков и т. д.). Раздел 3.5 Правил содержит порядок формирования архивных дел в организации, то есть группировки исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- документы постоянного  и временного хранения группировать  в отдельные дела;

- включать в дело по  одному экземпляру каждого документа;

- группировать в дело  документы одного календарного  года. Исключение составляют: переходящие  дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение  всего периода работы данного  лица в организации; документы  выборных органов и их постоянных  комиссий, депутатских групп, которые  группируются за период их  созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный  год; документы театров, характеризующие  сценическую деятельность за  театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и  др.

Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка3.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Причем:

- уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными  документами, являются приложениями  к ним и группируются вместе  с ними. Если же они утверждены  в качестве самостоятельного  документа, то их группируют в  отдельные дела;

- приказы по основной  деятельности группируются отдельно  от приказов по личному составу;

- приказы по личному  составу группируются в дела  в соответствии с установленными  сроками их хранения. Целесообразно  при больших объемах документов  приказы по личному составу, касающиеся  различных сторон деятельности  организации (прием на работу, увольнение  и перемещение, командировки и  т. д.), группировать в отдельные  дела;

- поручения вышестоящих  организаций и документы по  их исполнению группируются в  дела по направлениям деятельности  организации;

- утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки  и другие документы группируются  отдельно от их проектов;

- документы в личных  делах располагаются в хронологическом  порядке по мере их поступления;

- лицевые счета рабочих  и служащих по заработной плате  группируются в отдельные дела  и располагаются в них по  алфавиту фамилий;

- предложения, заявления  и жалобы граждан по вопросам  работы организации и все документы  по их рассмотрению и исполнению  группируются отдельно от заявлений  граждан по личным вопросам;

- переписка группируется, как правило, за календарный год  и систематизируется в хронологической  последовательности, документ-ответ  помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки  по определенному вопросу, начавшейся  в предыдущем году, документы  включаются в дело текущего  года с указанием индекса дела  предыдущего года. В зависимости  от специфики деятельности организации  переписка может группироваться  также за учебный год, срок  созыва выборных органов и  т. д.

Порядок оформления дел установлен разд. 3.6 Правил. Указано, что оформлением дел занимаются работники службы документационного обеспечения управления организацией или других структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Такое оформление предусматривает:

- подшивку или переплет  дела;

- нумерацию листов;

- составление листа-заверителя;

- составление в необходимых  случаях внутренней описи документов;

- внесение уточнений в  реквизиты обложки дела (уточнение  названия организации, регистрационного  индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре протокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя) Нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Отметим, что:

1) листы внутренней описи  документов дела нумеруются отдельно;

2) листы дел, состоящих  из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому  или по каждой части отдельно;

3) фотографии, чертежи, диаграммы  и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный  лист в деле, нумеруются на  оборотной стороне на верхнем  поле листа;

4) сложенный лист (формата  А3, А2) разворачивается и нумеруется  в правой части верхнего поля  листа. При этом лист любого  формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется  как один лист;

5) лист с наглухо наклеенными  документами (фотографиями, вырезками, выписками и т. п.) нумеруется как  один лист. Если к документу  подклеены одним краем другие  документы (вставки текста, переводы, вырезки и т. п.), то каждый документ  нумеруется отдельно;

6) подшитые в дело конверты  с вложениями нумеруются. Вначале  нумеруется сам конверт, а затем  очередным номером каждое вложение  в конверте;

7) подшитые в дело документы  с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут  нумероваться в общем порядке  или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку  расположения листов в деле;

8) в случаях обнаружения  большого числа ошибок в нумерации  листов дела проводится их  перенумерация: старые номера зачеркиваются  и рядом ставится новый номер  листа; в конце дела составляется  новый лист-заверитель, старый лист-заверитель  зачеркивается, но сохраняется в  деле;

9) при наличии отдельных  ошибок в нумерации листов  в делах при подготовке их  архивом организации к передаче  на государственное хранение  допускается по согласованию  с государственным архивом употребление  литерных номеров листов.

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе (в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки) по форме, установленной в Приложении 9 к Правилам. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

В приведенной форме цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количеством вложенных в них листов), а также отмечается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.