Делопроизводство. Хранение документов

Документная информация на машинных носителях данных, имеющая  долгосрочное значение, определяемая по соответствующим статьям Перечней на общих основаниях, также включается в номенклатуру дел.

Основной единицей организации учета и хранения документной информации на машинных носителях данных является файл данных. В номенклатуре дел систематизация файлов должна соответствовать внутренней структуре базы данных. При внесении изменений в структуру базы данных, количество и содержание файлов соответствующие  изменения должны найти отражение  и в номенклатуре дел. [14, стр.212]

1.5 Современные  средства оперативного хранения  документов

Хранение документов на осуществляется в соответствии с  методическими указаниями. Для документов на бумажной основе используются следующие  средства хранения (Приложение Б):

• Лотки и кассеты позволяют хранить на поверхности рабочих столов отдельные документы и их комплексы (дела). Наиболее эффектны поворотные лотки, которые монтируются по 2-4 на общей стойке, прикрепляемой к краю рабочего стола, причем лотки можно поворачивать в горизонтальной плоскости, вместимость лотков от 600 до 1200 листов бумаги формата А4.
• Архивные коробки различной толщины: 75мм, 100мм, 150мм. Удобны как для хранения оперативной документации, так и для длительного архивного хранения. Прочная конструкция и стандартизованный размер позволяют хранить документы вертикально и горизонтально на стеллажах или в архивных коробах. Высота 320мм, глубина 260мм.;
• Лоток-коробка отлично подходит для вертикального или горизонтального хранения документов на стеллажах или в архивных коробках. Эти коробки отличаются практичным цветом и ценой. При той же функциональности они позволяют экономить средства;
• Офис сшивка многократного использования. Предназначение: освободить регистраторы от уже неиспользуемой накопившейся документации, с последующим перемещением сшитых бумаг в лотки- коробки для дальнейшего архивного хранения. Основные достоинства: позволяет быстро снять всю пачку документов, значительно экономит время по сравнению с традиционными методами переплетных работ, экономит средства - регистраторы вновь доступны для оперативного накопления документов;
• Папка на резинках. Удобное раскрывание и закрывание. Прочная, надёжная конструкция;
• Архивная папка с завязками. Обеспечивает максимальный доступ к документам при раскрытии. Продуманная конструкция исключает необходимость четырех завязок и эффект "провала" боковых стенок.

Использование в  архивах и офисах архивных коробок, архивных папок и папок на резинках экономически оправдано, если необходимо обеспечить долгосрочно (бессрочное), оперативное хранение документов, их максимальную защищенность от физических повреждений, а так же при достаточно частом обращении к содержимому  определенной папки или коробки. Архивные папки и коробки дают возможность эффективно и оптимально решать любые задачи по хранению, систематизации и транспортировке документов.

Порядок хранения документов на машинных носителях.

Речь идет о хранении перфокарт, перфолент, магнитных материалов (лент, дисков). Учет, хранение и использование  машиночитаемых документов в оперативном  режиме реализует специальная служба хранения. Она принимает, учитывает  и хранит машинограммы: создает поисковые  системы, аннулирует машиночитаемую документацию, выдает ее пользователям, передает на архивное хранение. При значительном объеме документов на машинных носителях, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное (или  в составе действующего архива) хранилище  машиночитаемых (электронных) документов.

На каждый носитель заводится учетная карточка, куда вносится данные по его эксплуатации и следующие основные показатели: код; регистрационный номер; краткое  содержание; дата создания документа; срок хранения; код регистрации, вид  носителя; место хранения и другие.

Информативно-поисковый  аппарат составляют журналы, картотеки, карточки учета документов, ручные справочные картотеки.

Выдача машиночитаемых документов для использования осуществляется по актам приема-выдачи с сопроводительным письмом. [15, стр.260]

1.6 Обеспечение  сохранности документов в структурных  подразделениях

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве – обработка дел для последующего их хранения и использования.

Если строго следовать  установленным архивным правилам, в  бухгалтерии документы должны храниться  еще год после окончания текущего года. В этот период работы к ним  еще часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами  завершается в начале нового календарного года.

По истечении  этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы  в архив учреждения, если он есть. Например, дела за 2000 год должны обрабатываться в 2001 году.

Так как в некоторых  учреждениях архивы не имеют достаточных  площадей, а вновь созданные фирмы  и вновь созданные организации  не предусматривают их в своих  структурах, «Основные правила работы ведомственных архивов» разрешают  хранение дел централизованной службой  делопроизводства или в структурных  подразделениях. Таким образом, если архива в организации нет, бухгалтерия  должна хранить свои документы до истечения срока их хранения, после  чего они подлежат уничтожению в  установленном порядке или передаче в государственный архив. [16, стр.146-147]

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными  учреждениями и изложенными в  «Основных правилах работы ведомственных архивов» и «Государственной системе документационного обеспечения управления».

Обработка дел для  хранения включает:

• проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел;
• составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

В крупных учреждениях  эти работы проводятся под контролем  и при методической помощи сотрудников  учреждения.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, по брошюровке, нумерации листов и составлению  заверительной надписи.

На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения указывается полное и официально принятое сокращенное  наименование предприятия в именительном падеже, название структурного подразделения, номер дела по описи, номер тома, заголовок, дата, количество листов, срок хранения.

При изменении наименования предприятия или структурного подразделения  в течение года, охватываемого  документами дела, на обложке подписывается  новое название, прежнее заключается  в скобки.

По окончании  года в надписи на обложках дел  постоянного и временного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых  случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются  номера приказов, протоколов, виды и  формы отчетности и т. д.).[14, стр. 40-41]

Заголовок дела переносится  из свободной номенклатуры дел и  состоит из элементов, расположенных  в следующей последовательности:

• название вида или разновидности документов (приказы, отчеты, переписка);
• название предприятия (автор документа);
• название предприятия, которому адресованы или от которого получены документы (адресат или корреспондент документа);
• краткое содержание документа дела;
• название местности, с которой связано содержание документа дела;
• дата (период), к которому относятся документы дела;
• указание на количество копий документов дела.

Подлинность документов в заголовке не оговаривается. В  тех случаях, когда дело состоит  из нескольких томов, на обложку каждого  тома выносится общий заголовок  дела и заголовок тома. Надписи  на обложках дел постоянного и временного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью. Наклейки на обложках дел постоянного хранения не допускается. Документы постоянного и временного хранения подшиваются в твердую обложку на три-четыре прокола с учетом возможности свободного чтения текста, дат и резолюций. Металлические скрепки и булавки должны быть удалены. Листы в делах постоянного хранения нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Подшитый документ любого формата (развернутый или сложенный) нумеруется как один лист. В конце пронумерованного дела делается заверительная надпись по установленной форме. [18, стр.285-288]

1.7 Организация  справочной работы и порядок  выдачи документов во временное  пользование при хранении в  структурных подразделениях

Обеспечение сохранности  документов возлагается на лиц, ответственных  за работу с ними. Дела с момента  их заведения и до сдачи в архив  учреждения или уничтожения хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных закрывающихся помещениях, отвечающих требованиям пожарной безопасности, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического и охранного  режимов хранения.

Дела помещаются в закрывающиеся шкафы канцелярского  типа, предохраняющие документы от пыли, воздействия солнечного света  и обеспечивающие их сохранность.

Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного  хранения не разрешается. В исключительных случаях такое изъятие производится с разрешением руководителя предприятия  с обязательным оставлением в  деле точной заверительной копии  изъятого документа и вложением  акта о причинах изъятия подлинника.

В течение делопроизводственного  года на выданное по служебной необходимости  дело заполняется карта–заместитель (приложение В), в которой указываются  структурное подразделение, номер  дела, его заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматриваются  графы для расписок в получении  и приеме дела. Выдача дел из хранилища  учитывается в книгах выдачи дел. За своевременным возвращением дел  устанавливается контроль. Состояние  возвращенных после использования  документальных материалов должно быть проверено в присутствии лица, сдающего эти материалы.

Передача дел  в архив предприятия производится через год, после завершения работ  с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет  включительно) передают в архив по усмотрению руководства. На предприятии  ведется учет документальных материалов по единицам хранения. Для обеспечения сохранности документов периодически в сроки, устанавливаемые руководителем предприятия, но не реже одного раза в 10 лет проводится проверка наличия и состояния материалов. Для этой цели приказом руководителя предприятия создается социальная комиссия. С целью наиболее полного раскрытия содержания документов, хранящихся в архиве, создаются каталоги документальных материалов. Каталог является справочником обо всех материалах, имеющихся в архиве. В зависимости от содержания документов каталоги могут быть предметными, тематическими, систематическими, по номенклатуре дел и др.[16, стр.121-122]

Для раскрытия содержания единиц хранения, сформированных из постановлений, протоколов и других документов, составляются указатели содержания документальных материалов. Указатели могут быть тематическими, предметными, хронологическими и именными.

Категорически запрещается  выдавать документальные материалы, при  хранении в структурных подразделениях организации, для работы на дом. При  работе с документами запрещается  подчеркивать текст, делать на нем какие-либо пометки, загибать листы, пользоваться в качестве закладок ручками, карандашами  и делать проколы при снятии графических  копий.

В необходимых случаях  по просьбе и за счет заинтересованного  лица или предприятия с документов могут быть сняты копии, которые  заверяются архивом. Все копии после  их просмотра и с разрешения руководителя предприятия выдаются под расписку. [12, стр.139-141]

1.8 Основные  требования к хранению документов  в организации

Желательно, чтобы  помещение, в котором хранятся документы, было изолировано от других помещений. Из числа помещений для хранения документов следует исключить чердачные  и цокольные помещения, а также  помещения, имеющие магистральные  трубопроводы (газовые, водопроводные, канализационные и др.). Находящиеся  в хранилищах трубопроводы следует  изолировать.

В целях защиты документов от хищения, на окна подвальных помещений  и цокольных этажей устанавливаются  откидные металлические решетки. Помещение  архива оборудуют пожарно-охранной сигнализацией. Никаких печей и  дымоходов в помещении не должно быть.

В помещении, где  хранят документы, должна быть проложена  скрытая электропроводка. В хранилищах допускается электропроводка в  газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные  устройства в помещении должны быть закрытого исполнения. Распределительные  электрощиты, предохранительные пробки и отключающие рубильники устанавливаются  только вне хранилища.