Оперативное хранение документов

 

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………...3

1. Организация работы с документами………………………………………...5
1. Документооборот…………………………………………………………..5
2. Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов………………………………………………………………………...8
3. Регистрация документов…………………………………………………10
4. Организация движения документов внутри организации……………..14
5. Информационно-справочная работа по документам организации…...16
6. Обработка исполненных и отправляемых документов………………..17
2. Оперативное хранение документов………………………………………...19

2.1Организация хранения документов……………………………….19

2.2Установление сроков хранения дел. Типовые и ведомственные перечни документов и их значение………………………………………...19

2.3Формирование дел………………………………………………….20

2.4Оформление дел……………………………………………………22

2.5Порядок передачи дел в архив организации……………………..25

Вывод……………………………………………………………………….……27

Список литературы………………………………………………………………28

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В обществе документы являются основными носителями информации, при  этом любой документ, создаваемый  в обществе, является элементом системы  более высокого уровня и входит в  соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Классификацию управленческих документов содержит "Общероссийский классификатор управленческой документации", в зависимости от функций управления в нем выделены следующие системы документации: организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, бухгалтерская, по труду и т.п. Организационно-распорядительной документации (ОРД) в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов. В ГОСТе Р 51141-98 дано следующее определение: "Организационно-распорядительный документ – это вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц ".

Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки:

• регистрируемые и нерегистрируемые документы;
• входящие, исходящие и внутренние документы;
• направляемые в вышестоящие или подведомственные организации и т.д.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым  понимается количество документов, поступивших  в организацию и созданных  ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной  формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Цель данной работы состоит в том, чтобы исследовать основные этапы документооборота.

Задачи работы: рассмотреть, как правильно составляются и оформляются документы; рассмотреть передачу документов в архив; организацию приема, обработки и распределения поступающих документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Организация работы с документами
1. Документооборот

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Следует отметить, что в  этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

Несмотря на вторичность  порядка движения документов по отношению  к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется  нормировать и регулировать. Так, например, в разделе "3.1 Организация документооборота" Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

В технологической цепочке  обработки и движения документов выделяются этапы:

• прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация документов;
• контроль за исполнением;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
• отправка или направление в дело.

Каждый из вышеуказанных  этапов может быть выполнен как в  традиционной, так и автоматизированной технологии.

Вследствие того, что документооборот  отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования  работы управленческого аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта  исследования можно рассматривать  отдельный документ, документопоток, документационный технологический  процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования  можно назвать документопоток.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно  выделить следующие потоки документов:

• поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
• потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
• поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется  следующими основными параметрами:

• содержанием или функциональной принадлежностью;
• структурой;
• режимом или цикличностью;
• направлением;
• объемом.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность  документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Количество документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный  объем документооборота организации.

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Величина документооборота нужна для:

• расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства;
• расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
• определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего  управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь  дело с документами.

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать  документы и их копии, выражая  это число дробью, где в числителе  количество обрабатываемых в организации  документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что  в большинстве организаций, как  правило, учитывается лишь число  зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные  и объяснительные записки, справки  и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно.

Кроме того, не учитывается  движение копий документов, которые  в средних и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут  существенно увеличивать общее  количество документов.

Простейшая форма справки  об объеме документооборота выглядит так:

Возвращаясь к анализу  документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:

• повышение эффективности управленческой деятельности;
• ускорение движения документов в организации;
• уменьшение трудоемкости обработки документов.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым  и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.