Делопроизводство. Хранение документов

Формирование дел  налогоплательщиков 

      Для формирования дела, в котором должен храниться документ, определяется само дело. 

      Документы налогоплательщиков формируют в дела для оперативного хранения согласно утвержденной номенклатуре дел, определив места хранения отдельно для документов:

• по регистрации, определив места хранения отдельно для юридических и физических лиц (регистрационное дело);
• по учету налогоплательщиков, определив места хранения отдельно для юридических и физических лиц (учетное дело);
• налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности юридических лиц (налоговое дело);
• налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности физических лиц (налоговое дело);
• решений по результатам налоговых проверок, актов выездных налоговых проверок, писем и запросов налогоплательщиков и копий ответов на них, судебных дел («досье налогоплательщика»).

 

       Для документов, имеющих гриф «Для служебного пользования» обеспечить порядок хранения, регламентированный соответствующей инструкцией.

 

2.6 Применение  современных средств для оперативного  хранения документов в Инспекции

 

В Инспекции для  работы с документами на бумажной основе используются следующие средства хранения:

• Лотки и кассеты, позволяющие работникам Инспекции хранить на поверхности своих рабочих столов отдельные документы и их комплексы (дела).
• Архивные коробки различной толщины: 75мм, 100мм, 150мм применяют сотрудники Инспекции как для хранения оперативной документации, так и для длительного архивного хранения. Прочная конструкция и стандартизованный размер позволяют хранить документы вертикально и горизонтально на стеллажах или в архивных коробах.
• Лоток-коробка используется работниками Инспекции как для вертикального, так и для горизонтального хранения документов на стеллажах.
• Офис сшивка многократного использования тоже приветствуется сотрудниками Инспекции. Работники отмечают ее достоинства: позволяет быстро снять всю пачку документов, значительно экономит время по сравнению с традиционными методами переплетных работ, экономит средства - регистраторы вновь доступны для оперативного накопления документов;
• Папка на резинках охотно используется сотрудниками Инспекции, так как обеспечивает удобное раскрывание и закрывание.

Использование в  Инспекции данных средств хранения обеспечивает оперативное хранение документов, долгосрочно (бессрочное) хранение, их максимальную физическую сохранность.

Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета осуществляется, как правило, в помещении кадровой службы. Для обеспечения их сохранности  помещение оборудовано специальными шкафами или сейфами, запирающимися  под ключ. Для быстрого поиска документов в шкафах размещают копию номенклатуры дел, а на корешках обложек дел - номера дел в соответствии с номенклатурой.

Трудовые книжки работников Инспекции хранятся в  сейфе руководителя отдела кадров, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для оперативного хранения документов.

Работникам кадровой службы Инспекции запрещено при  любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер. В конце рабочего дня  работники кадровой службы должны помещают все массивы документов, находящихся  в процессе их исполнения, в металлический  шкаф, и закрывают его. Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись.

Черновики документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого применятся шредер. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются  от сети. В целях несанкционированного доступа к информационной базе для  каждого подразделения и сотрудника установлен свой пароль.

Кроме того, технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись  работников, подтверждающую получение  на руки копий и выписок из них.

Основанием последующего (архивного) хранения документов является экспертиза их ценности, и далее  следует: оформление дел, составлении  описей, составление актов о выделении  к уничтожению документов и сдача  дел в архив организации.

 

2.7 Обеспечение  сохранности документов в структурных  подразделениях

 

Делопроизводство  в структурном подразделении  Инспекции ведёт один из работников подразделения.

Делопроизводство  в Инспекции, независимо от типа носителя документированной информации, ведётся  с использованием системы автоматизированного  ведения делопроизводства, предназначенной  для учёта и сопровождения  документов.

В Инспекции назначается  работник, отвечающий за организацию  и ведение администрирования  и справочной работы в системе  автоматизированного ведения делопроизводства.

В структурных подразделениях персональная ответственность за организацию  и ведение делопроизводства, своевременное  и отвечающее установленным требованиям  исполнение документов, сохранность  дел возлагается на:

• начальников структурных подразделений;
• делопроизводителей структурных подразделений;
• непосредственных исполнителей.        

 

 Об утрате служебных  документов Инспекции следует немедленно информировать начальника соответствующего структурного подразделения, который  докладывает руководителю (заместителю  руководителя) о факте утраты служебных  документов. Руководитель (заместитель  Руководителя) распоряжается о проведении служебной проверки. Результаты проверки сообщаются в отдел общего обеспечения  и представляются в подразделение  безопасности (или работнику, на которого возложены обязанности безопасности).

Изъятие подлинников  документов Инспекции из дел производится уполномоченными органами исполнительной власти на основании соответствующего постановления, с уведомлением руководителя и с оставлением в деле копий  изъятых документов, а также документа  фиксирующего причину выдачи подлинников.

Передача заверенных копий и копий документов сторонним  организациям допускается только после  получения положительного решения  по официальному письменному запросу, направленному руководителю Инспекции или заместителю руководителя Инспекции.

Документы, поступившие  в Инспекцию в электронном  виде и подписанные электронной  цифровой подписью, передаются в сторонние  организации в виде заверенных копий, выполненных на бумажном носителе.

Начальники структурных  подразделений Инспекции обязаны:

• Своевременно обеспечить доведение поступивших документов до исполнителей.
• Организовать оперативное ознакомление работников с документами, определяя в каждом конкретном случае круг заинтересованных исполнителей.
• При длительном отсутствии работников (отпуск, командировка и т.д.) все неисполненные ими документы передаются замещающим их работникам структурного подразделения. Дела, взятые из архива, должны быть сданы в архив.

Завершающий этап работы с документами Инспекции в  текущем делопроизводстве –обработка дел для последующего их хранения и использования.

В Инспекции строго следуют установленным правилам, в отделах документы должны храниться  еще год после окончания текущего года. В этот период работы к ним  еще часто обращаются за справками, выписками, работа с некоторыми документами  завершается в начале нового календарного года.

По истечении  этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы  в архив учреждения, если он есть. Например, дела за 2005 год должны обрабатываться в 2006 году.

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными  учреждениями и изложенными в  «Основных правилах работы ведомственных  архивов» и «Государственной системе  документационного обеспечения  управления».

Обеспечение сохранности  документов в структурных подразделениях Инспекции обусловлено задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и  эффективного поиска нужной информации.

 

2.8 Организация  справочной работы и порядок  выдачи

документов  во временное пользование при  хранении в структурных подразделениях

 

Обеспечение сохранности  документов Инспекции возлагается  на лиц, ответственных за работу с  ними. Дела Инспекции с момента  их заведения и до сдачи в архив  учреждения или уничтожения хранятся в специально отведенных закрывающихся комнатах, отвечающих требованиям пожарной безопасности, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического и охранного режимов хранения.

Дела помещаются на архивные полки, предохраняющие документы  от пыли, воздействия солнечного света  и обеспечивающие их физическую сохранность.

Документы структурного подразделения могут выдаваться делопроизводителем во временное пользование  работникам Инспекции.

Основные правила  устанавливают сроки пользования  делами, выданными для работников структурных подразделений Инспекции — десять дней. В случае необходимости продления срока пользования делами производится переоформление документов на их выдачу.

Запрещается брать  документы из дел структурного подразделения  без уведомления начальника структурного подразделения.

Изъятие документов из дел, находящихся в оперативном  хранении, производится уполномоченными  органами исполнительной власти на основании  соответствующего постановления, с  уведомлением руководителя Инспекции  и с оставлением в деле копий  изъятых документов, а также документа  фиксирующего причину выдачи подлинников.

На выданное по служебной  необходимости дело заполняется  карта–заместитель, в которой указываются  структурное подразделение, номер  дела, его заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматриваются  графы для расписок в получении  и приеме дела. Выдача дел из хранилища  учитывается в книгах выдачи дел. За своевременным возвращением дел  устанавливается контроль.

Состояние возвращенных после использования документальных материалов должно быть проверено в  присутствии лица, сдающего эти материалы. Проверяется физическое состояние  возвращенных дел (наличие всех листов, целостность листов, обложек, отсутствие помет исследователя на документах и т.д.).

Если судебным или  следственным органам необходимо изъять документы, то это должно оформляться  по их письму с разрешения руководителя Инспекции и с составлением акта об изъятии. При возможности из дел  постоянного хранения выдаются только документы, интересующие органы, при  этом вместо изъятых листов оставляются  их копии (фотографические, ксерографические или машинописные), заверенные ответственным  должностным лицом Инспекции. Акт  об изъятии документов хранится в  деле. 

При необходимости  передачи в сторонние организации  документов, полученных по электронной  почте и подписанных электронно-цифровой подписью (ЭЦП), необходимо выполнить  следующее:

• уполномоченному работнику представляется распечатанная (бумажная) копия документа и электронный документ (вместе с ЭЦП);
• уполномоченный работник сверяет текст копии и электронного документа и проверяет подлинность ЭЦП;
• в случае соответствия текста копии тексту электронного документа и правильности ЭЦП, уполномоченный работник ниже реквизита «Подпись» проставляет заверительную надпись: «Копия верна» или «Верно»; свою должность; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения;
• копия документа заверяется печатью, определяемой по усмотрению руководства Инспекции.

Всем предприятиям и учреждениям Инспекцией выдаются справки только на основании письменного  запроса.

 

2.9 Основные  требования к хранению документов  в Инспекции

 

Архив структурного подразделения – отдела по работе с налогоплательщиками Инспекции находится в здании Инспекции на первом этаже. В комнате отсутствуют магистральные трубопроводы (газовые, водопроводные, канализационные и др.).