Делопроизводство. Хранение документов

В хранилищах предпочтительно  использование ламп накаливания, допускается  использование люминесцентных ламп определенных марок с укороченным  ультрафиолетовым участком спектра. Светильники  должны быть удалены от коробок с документами не менее чем на 50 сантиметров. Розетки должны быть снабжены крышками или установлены в закрытых коробках. Шнуры пылесосов и переносных светильников заключаются в резиновые шланги.

Переносные светильники  должны быть оборудованы защитными  стеклянными колпаками и сетками.

Освещенность на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола – 20-30 лк; на рабочем месте для просмотра делопроизводственной документации – 100 лк.

Хранилища рекомендуется  располагать в зданиях с окнами, выходящими на северную сторону.

Хранилища должны размещаться  в зданиях не ниже второй степени  огнестойкости. Основным противопожарным  оборудованием архивов являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются  из расчета не менее одного на каждые 50 кв.метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение. Между  сотрудниками заранее распределяются обязанности на случай пожара, составляется план эвакуации документов. В целях  пожарной защиты все электрооборудование  обеспечивается заземлением.

Расчет необходимых  площадей архивохранилища делается по достаточно простой схеме. За основу расчета берется количество дел, умещающееся на данной полке стеллажа длинной в 1 метр.

Высота стеллажа не должна превышать 2,2 м. Стеллажи следует  устанавливать на расстоянии 10-15 см от стен. Расстояние от пола до нижней полки должно быть не менее 10-15 см. Ширина главных проходов между стеллажами может быть 1-1,2 м, остальных проходов – не более 70-80 см.

В архивном помещении  рекомендуется поддерживать постоянную температуру (в пределах 14-20ºС), а  относительную влажность воздуха – 45-60%. Контроль за состоянием температурно-влажностного режима проводят с помощью контрольно-измерительных приборов: термометров, гигрометров и психрометров.

В нерабочее время  архивное помещение закрывается, опечатывается  или пломбируется. Категорически  запрещается выносить из помещения  ключи от внутренних дверей, шкафов и столов.

Сроки хранения дел  в архивах предприятия устанавливаются  в соответствии с Перечнем документальных материалов, номенклатурой дел организации. [19, стр.185].

2. Анализ  организации хранения документов  в делопроизводстве Межрайонной  инспекции Федеральной налоговой  службы России по крупнейшим  налогоплательщикам Алтайского  края

 

2.1 Общая  характеристика

 

Инспекция создана  постановлением Совета Министров СССР от 24 января 1990г. № 76. (Приложение Г)

Межрайонная инспекция  Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края (далее - Инспекция) является территориальным  органом Федеральной налоговой  службы (далее – ФНС России) и входит в единую централизованную систему налоговых органов.

Инспекция имеет  сокращенное наименование: Межрайонная  ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края. Инспекция находится  в непосредственном подчинении Управления Федеральной налоговой службы России по Алтайскому краю (далее - УФНС). Местонахождение  и юридический адрес Инспекции: 656056 г. Барнаул, ул. М. Горького, 36.

Инспекция осуществляет функции по контролю и надзору  за соблюдением законодательства о  налогах и сборах, за правильность исчисления , полнотой и своевременностью внесения в соответствующий бюджет иных обязательных платежей.

Руководство деятельностью  Инспекции осуществляет руководитель Инспекции –Жигалов Владимир Дмитриевич. Руководитель Инспекции назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя Управления по согласованию с ФНС. Руководитель Инспекции имеет заместителей, полномочия и обязанности которых определяются должностными инструкциями и приказом руководителя Инспекции. Заместители руководителя Инспекции назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя Управления по представлению руководителя Инспекции.

Инспекция является юридическим лицом, имеет бланк  и печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и  со своим полным наименованием, счета, открываемые в соответствии с  законодательством Российской Федерации. Инспекция в соответствии с гражданским  законодательством Российской Федерации  от своего имени приобретает и  осуществляет имущественные и личные неимущественные права в рамках предоставленных ей полномочий, выступает  истцом и ответчиком в суде.

Основным документом, регламентирующим деятельность Инспекции, является Положение о Межрайонной  инспекции Федеральной налоговой  службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края (Приложение Д)

Реорганизация производится в соответствии с актами Министерства в установленном действующим  законодательством порядке (Приложение Е,Ж).

Структура Инспекции (Приложение З)

Список 10 крупнейших налогоплательщиков, состоящих на учете  в 2005 году:

1. Бийский олеумный  завод

2. ОАО Алтайкокс  (г. Заринск)

3. ОАО Алейскзернопродукт  им. С. Н. Старовойтова

4. ОАО Алтайвагон

5. ОАО Алтайэнерго

6. Бийский пивоваренный  завод

7. ОАО Сибэнерго

8. ОАО Кондитерская  фабрика «Алтай»

9. ОАО Алтрак

10. ОАО ХК «Барнаултрансмаш»

Основными задачами Инспекции являются:

1. Осуществление контроля за соблюдением налогоплательщиками законодательства о налогах и сборах, правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты в соответствующий бюджет налогов, сборов и других обязательных платежей в соответствующий бюджет и государственные внебюджетные фонды в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2. Осуществление валютного контроля в соответствии с законодательством Российской Федерации о валютном регулировании и валютном контроле в пределах компетенции Инспекции.

3. Осуществление государственного контроля за производством и оборотом этилового спирта, спиртосодержащей и алкогольной продукции, а также за оборотом табачной продукции.

4. Осуществление иного контроля, отнесенного законодательством к компетенции налоговых органов.

5. Улучшение обслуживания налогоплательщиков, расширение сферы предоставляемых им услуг при одновременном упрощении исполнения налоговых обязанностей.

6. На Инспекцию могут быть возложены иные задачи в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Основными функциями  Инспекции являются:

1. Проведение работы по взиманию законно установленных налогов, сборов и других обязательных платежей.

2. Осуществление в пределах компетенции Инспекции контроль за соблюдением законодательства о налогах и сборах, а также принятых в соответствии с ним нормативных правовых актов, правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты налогов в соответствующий бюджет и государственные внебюджетные фонды.

3. Осуществление постановки на учет и ведение единого государственного реестра налогоплательщиков, закрепленных за Инспекцией. Проведение государственной регистрации общественных организаций и ведение ЕГРЮЛ по ним.

4. Организация и  осуществление приема от налогоплательщиков  налоговой отчетности, в том числе  бесконтактным способом в электронном  виде и по каналам связи.

5. Составление, анализ и представление в установленном порядке в Управление налоговую отчетность по формам, утверждаемым ФНС.

6. Осуществление контроля за своевременностью представления в Инспекцию налоговых деклараций и иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов; проверку их достоверности и соответствия требованиям, установленным законодательством Российской Федерации.

7. Осуществление возврата или зачет излишне уплаченных или излишне взысканных сумм налогов и сборов, а также пеней и штрафов.

8. Осуществление взыскания в установленном порядке недоимки и пени по налогам и сборам, а также налоговых санкций с лиц, допустивших нарушения законодательства о налогах и сборах.

9. Обеспечение в пределах своей компетенции валютный контроль за соответствием проводимых валютных операций законодательству Российской Федерации.

10. Ведение в установленном порядке учета контрольно-кассовых машин налогоплательщиков, состоящих на учете в инспекции, осуществляет контроль за полнотой учета выручки денежных средств, принимает решения о применении штрафных санкций к налогоплательщикам в случае нарушения условий работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций.

11. Осуществление контроля за объемами производства, розлива, хранения, реализации и соблюдением технологии производства этилового спирта, спиртосодержащей и алкогольной продукции и оборотом табачной продукции.

12. Проведение совместно с правоохранительными и контролирующими органами мероприятия по контролю за соблюдением законодательства о налогах и сборах.

13. Ведение оперативно-бухгалтерского учета (по каждому плательщику и виду платежа) сумм налогов и сборов, подлежащих уплате и фактически поступивших в бюджет, а также сумм пени, налоговых санкций и административных штрафов.

14. Проведение анализа отчетных, статистических данных и результатов налоговых проверок, подготавливает на их основе предложения в Управление.

15. Информирование  органов исполнительной власти  и местного самоуправления о  выявленных нарушениях законодательства  о налогах и сборах, а также  нарушениях в сфере производства, оборота этилового спирта, спиртосодержащей  и алкогольной продукции для  принятия соответствующих мер.

16. Запрос от инспекций  МНС России по районам города  установленные формы налоговой  отчетности и аналитические материалы,  анализирует их использует для  формирования и предложений проекта  бюджета города.

17. Осуществление  контроля за соответствием действующему  законодательству принятых представительными  органами местного самоуправления  нормативных правовых актов, связанных  с налогообложением и в необходимых  случаях вносит предложения об  изменении либо отмене указанных  актов.

18. Проведение работы по подбору и расстановке кадров работников Инспекции и осуществляет мероприятия по их профессиональной подготовке, переподготовке и повышению квалификации.

19. Обеспечение сохранности  сведений, составляющих государственную  и налоговую тайну, организует  систему мер защиты конфиденциальной  информации, безопасности и охране  зданий и сооружений.

20. Обеспечение внедрения информационных систем, автоматизированных рабочих мест и других средств автоматизации и компьютеризации работы Инспекции и формирования баз данных в порядке, определяемом Управлением.

21. Осуществление финансовой и хозяйственной деятельности.

22. Выполнение функции  получателя бюджетных средств,  установленных Бюджетным кодексом.

23. Ведение бухгалтерского  учета и представление в установленном  порядке бухгалтерскую отчетность, являющуюся единой системой данных  об имущественном и финансовом  положении Инспекции о результатах  ее финансово-хозяйственной деятельности, а также статистическую отчетность.

24. Осуществление в установленном порядке управления имуществом, находящимся в ведении инспекции.

25. Осуществление взаимодействия со средствами массовой информации. Проводит разъяснительную работу по применению законодательства о налогах и сборах, а также принятых в соответствии с ним нормативных правовых актов, бесплатное информирование налогоплательщиков о действующих налогах и сборах, предоставление налогоплательщикам форм установленной отчетности, разъяснение порядка их заполнения, порядка исчисления и уплаты налогов и сборов и обеспечение налогоплательщиков иной необходимой информацией.

26. Ведение общего  делопроизводства, государственного  и текущего архива документов.

27. Осуществление иных функций, предусмотренные федеральными законами и другими нормативными правовыми актами

Планирование работы Инспекции

Работа Инспекции  строится на основе перспективных и  текущих планов. Перспективные (годовые) планы работы Инспекции составляются на календарный год, текущие (квартальные) предусматривают проведение основных мероприятий.

Перспективный план работы Инспекции на очередной год  составляется на основе предложений  отделов Отделом общего обеспечения  и вносится на утверждение руководителя Инспекции не позднее 20 декабря текущего года.

Квартальные планы  составляются отделами и утверждаются руководителем или курирующими  заместителями и представляются в отдел общего обеспечения за десять дней до начала планируемого периода.