Деловые и коммерческие письма: классификация ,структура ,стандартные фразы и выражения

 

 

МИНОБРНАУКИ  РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ СЕРВИСА И ЭКОНОМИКИ

 

Институт региональной экономики и управления

Кафедра «Государственное и муниципальное управление»

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине: «Делопроизводство и корреспонденция»

Тема: Деловые и коммерческие письма: классификация ,структура ,стандартные фразы и выражения

 

 

 

Выполнил:

Студент 3 курса заочной формы обучения

Специальности

 

Проверил ___________________

Подпись ____________________

 

 

Санкт-Петербург

2013

 

Содержание:

1. Теоретическая часть---------------------------------------------3
1. Классификация деловых и коммерческих писем---------3
2. Структура деловых и коммерческих писем----------------5
3. Стандартные фразы и выражения----------------------------7
2. Практическая часть---------------------------------------------10

Список литературы-----------------------------------------------------33

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Теоретическая часть

1.1 Классификация деловых и коммерческих писем

Деловые письма сегодня представляют собой официальную корреспонденцию различных типов. Многообразие их всё увеличивается: от расписки до развернутого протокола с дополнительным соглашением, от рекламного проекта до повестки в суд. Существует несколько видов классификаций деловых писем, в основе их лежат не различные подходы, а различные квалификационные признаки. Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов любой организации.

 По тематическому признаку  проводится условное разделение  корреспонденции на деловую и коммерческую.

 Коммерческие письма  составляются при заключении  и выполнении сделки от имени  юридических лиц и часто имеют  правовую силу. Коммерческая переписка  решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. К чисто коммерческим  видам деловой корреспонденции  относятся: письма – запросы, предложения (оферта), письма – рекламации и ответы на эти виды писем. Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Многообразие форм и тематических разновидностей деловых писем отражает многообразие рассматриваемых в них вопросов – от коротких сообщений, расписок, приглашений до многостраничных протоколов.

 Правовой статус деловой  корреспонденции объясняется тем  обстоятельством, что деловое письмо  – это всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом  письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не  исключает необходимости почтового отправления.

 По функциональному  признаку деловые письма делятся  на инициативные письма и письма  – ответы:

1. письма, требующие письма – ответа;

2. письма, не требующие письма – ответа.

Обязательного ответа требуют коммерческие инициативные письма (письмо – запрос, письмо – предложение, письмо рекламация).

Кроме этого обязательного ответа требуют просьбы, письма – обращения.

Письма – подтверждения, письма – напоминания, письма – предупреждения, письма – извещения, письма – заявления констатируют свершившийся факт и поэтому не требуют ответа. Не требуют ответа и сопроводительные письма. Они выполняют функцию квитанции, ярлыка, прикладываемого к отправляемым документам.

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные.

Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило, подчинённых инстанций (организаций).

  По форме отправления  можно выделить наряду с традиционным  почтовым отправлением электронную  деловую корреспонденцию и факсовые  отправления. При этом электронная  почта и телефакс используются  для решения оперативных вопросов. Письма, имеющие большое юридическое значение – договоры, предложения (оферта), рекламации и т.п., - высылаются обычными отправлениями.

     По структурным  признакам деловые письма делятся  на регламентированные(стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма составляются по определённому образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и.д.).

Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций.

 Нерегламентированное  деловое письмо представляет  собой авторский текст, реализирующийся в виде формально – логического повествования или этикетного текста. Стандартизация, пронизывающая все уровни деловых бумаг, документов носит в нерегламентированных письмах менее выраженный характер, что связано, прежде всего, с отсутствием жесткой текстовой структуры письма.

 По композиционным  особенностям деловые письма  делятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное – несколько.

  Многоаспектное письмо  может содержать предложение, просьбу  и напоминание одновременно. Многоаспектным  считается письмо, содержащее однотипные  и разнотипные аспекты – просьбы, сообщения, предложения. Каждый аспект  формируется речевым действием: просьбой, сообщением, предупреждением, приглашением и т.п.

1.2 Структура деловых и коммерческих писем

Каким бы письмо ни было, в нем просматривается простая структура — три части. В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления документа. Во второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения. В третьей  может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ, отклонение предложения и т. п.

В отдельных случаях письма могут содержать только первые две части, иногда только вторую часть.

Приведем для примера структуру письма-просьбы

1. Излагается причина, вызвавшая  необходимость обращения с просьбой.

2. Излагается суть просьбы.

3. Приводится ожидаемый  результат от удовлетворения  просьбы.

Тексты сложных многостраничных писем могут разбиваться на разделы, пункты, а при необходимости и на подпункты. Следует указать на важность деления текста с помощью абзаце, отступов в строке при начале новой смысловой части документа. Правильная разбивка текста на абзацы облегчает его чтение и понимание.

Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003 как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном федеральными органами власти. Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 используют, если письмо не превышает 7,8 строк.

Письмо оформляют, как минимум, в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

Текст письма излагается в повествовательной манере, как правило, при прямом порядке слов в предложении, с включением сложносокращенных слов (госкомитет, ОАО «Саратовгаз», ГипродорНИИ и т. п.) и аббревиатур. (

Стиль письма отличается частым употреблением отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с, в силу, в целях, за счет и др.), сложных союзов (вследствие того что; ввиду того что; в связи с тем что; в силу того что и т. п.), а также словосочетаний-связок, служащих для соединения частей сложного предложения {на случай, если ...; на том основании, что ...; по той причине, что...; с тем условием, что...; таким образом, что...; то обстоятельство, что...; тот факт, что... и др.).

Если в деловом письме автор документа — лицо юридическое, то действия передаются от третьего лица единственного числа предприятие гарантирует..., не возражает..., предлагает...; от третьего лица множественного числа Совет директоров, администрация предприятия убедительно просят...; от первого лица множественного числа просим..., сообщаем..., подтверждаем...

Если автор лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа Прошу..., ставлю Вас в известность..., довожу до Вашего сведения...; от первого лица множественного числа поддерживаем..., одобряем..., напоминаем..., выражаем... и т.д.

Характерной особенностью стиля делового письма является широкое употребление в текстах устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов (моделей, формул, клише). Наличие их в деловом языке — следствие четкой регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов.

Владение деловым стилем — это во многом и есть знание и умение употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Стандартные фразы и выражения

Составитель деловых писем должен знать и использовать набор стандартных фраз

Для объяснения мотивов того или иного действия, той или иной реакции используются следующие выражения:

- В связи с отсутствием  финансовой помощи...;

- В связи со сложной экономической ситуацией...;

- В порядке проведения совместной работы...,

- В соответствии с Вашим письмом...;

- В соответствии с протоколом...;

- В ответ на Ваше  обращение...;

- В подтверждение нашей договоренности...;

- В целях усиления ответственности...;

- На Ваше обращение...

Если составляется письмо-просьба, то используются такие выражения:

- Просим оказать содействие...;

- Просим выслать в наш адрес...;

- Просим принять участие...;

- Прошу принять меры...;

- Прошу принять к сведению...;

- Прошу довести до сведения...;

- Прошу ликвидировать задолженность...

Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

- Направляем информацию...;

- Возвращаем справочные  материалы...;

- Высылаем подписанный  с нашей стороны договор...;

- Посылаем справочную литературу...

Письма-подтверждения начинаются так:

- Подтверждаем.. ,

- С благодарностью подтверждаем....

- Фирма «Крут» подтверждает.

В письмах-напоминаниях используются такие модели:

- Напоминаем, что...,

- Напоминаем Вам, что ...

В письмах-извещениях такие

- Сообщаем, что...;

- Ставим Вас в известность, что

Письмо-гарантия может содержать следующие фразы:

- Оплату гарантируем...;

- Качество изделии гарантируем. ,

- Сроки выполнить гарантируем...

Письма-приглашения могут начинания со слов:

- Приглашаем принять участие ,

- Просим направить представителя...

Отказ в просьбе и отклонение предложения строятся по таким моделям

- Ваше предложение отклоняется последующим причинам ...

- Направленный в наш  адрес проект плана совместных  действий изучен. Считаем его  неприемлемым по следующим причинам...,

- На Ваше обращение  о совместной работе считаем... Заключительными словами текста  письма могут быть следующие:

- Убедительно просим Вас  выделить 10 млн. руб. на проведение  благотворительного марафона

- Убедительно просим направить в наш адрес информацию.

- Убедительно просим Вас не задерживать ответ.

- Просим извинить за задержку с ответом.

- Надеемся, что наша просьба  будет выполнена.

В последнее время широкое распространение получили письма-предложения о сотрудничестве. Логическая схема построения таких писем такая же, как и схема составления писем-просьб. Они состоят из двух частей: изложения сути вопроса и предложения о сотрудничестве. Обращение перед текстом употребляется не всегда.

Московская предпринимательская фирма «ОМНИ-Энерго», около 10 лет специализирующаяся на комплектации объектов строительства и промышленных предприятий электротехническим оборудованием и кабельно-проводниковой продукцией, считает необходимым проинформировать Вас, что наша фирма имеет возможность организовать для строящихся и реконструирующихся предприятий в полном объеме поставки необходимого им отечественного электротехнического оборудования и кабельно-проводниковой продукции.

За время работы в указанном направлении фирма «ОМНИ-Энерго» зарекомендовала себя надежным деловым партнером, четко и добросовестно выполняющим заказы клиентов независимо от их размера, формы собственности и отраслевого направления.