Виды делового письма

2.Виды делового письма.

В управленческой  и  коммерческой  деятельности всегда решаются многочисленные вопросы, при этом часто используется обмен официальными сообщениями (деловая корреспонденция, деловое письмо). Деловые письма всегда регистрируются.

Существует не менее пяти видов классификации деловых писем,  в  основе  которых лежат различные классификационные признаки^

1) по функциональному  признаку деловые письма можно  разделить на две группы:

- письма,  требующие  письма-ответа  (письмо-вопрос;  письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и  др.).  Письма-ответы  должны  всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

- письма, не требующие письма-ответа  (письмо-предупреждение;  письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).

2) по структурным  признакам деловые письма делятся  также на две группы:

- регламентированные (стандартные) – письма, решающие типичные вопросы  регулярных экономико-правовых ситуаций  и реализуемые в виде стандартных  синтаксических конструкций.

- нерегламентированные –  деловые письма,  представляющие собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

3) по тематическому  признаку проводится условное  разделение, на деловую и  коммерческую  корреспонденцию.   Принято считать,   что   переписка,   касаемая  экономических,  правовых,   финансовых   и   всех   других   форм деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией,  а  переписка по  вопросам  материально-технического  снабжения  и   сбыта   относится   к коммерческой корреспонденции.

4) по признаку  адресата деловые письма делятся: на обычные и  циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

5) по композиционным  особенностям деловые письма  делятся: на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему,  один вопрос, а многоаспектное - несколько. Также многоаспектным  считается  письмо,  содержащее однотипные и разнотипные аспекты - просьбы, сообщения и предложения.

Деловые письма, в свою очередь, подразделяются на следующие виды:

Письмо-просьба.

В таком письме излагается  какая-либо  просьба,  при этом подчеркивается заинтересованность организации  в  ее  исполнении. Просьба может излагаться от первого лица  единственного  числа,  от  первоголица множественного  числа;  от  третьего  лица  единственного  числа  и  от третьего лица множественного числа.

Сопроводительное  письмо. 

Сопроводительное  письмо  составляется  при отправке адресату документов  или  материальных  ценностей.  Подобного  рода письмо  оправдывает  себя  в  тех  случаях,  когда  содержит  дополнительные разъяснения к приложенному документу.

Письмо-сообщение.

В таком  деловом  письме  дается  какая-либо информация, не  требующая  ответа  или  подтверждения  со  стороны,  которой высылается данное письмо.

Письмо-подтверждение. 

Содержит  сообщение   о  получении  какого-либо отправления, о том, что ранее  составленный  документ  остается  в  силе, подтверждает факт либо действие.

Письмо-напоминание.

Такое письмо направляется  в  тех  случаях,  когда  нет  возможности получить ответ с помощью  телефонных  переговоров  или  личных  встреч.  Оно состоит из двух элементов: напоминании о выполнении действия и меры,  которая будет  принята  в  случае  невыполнения  ранее  заключенного  договора   или соглашения.

Письмо-приглашение.

Пишется в  том  случае,  когда  одна организация  хочет пригласить другую организацию на какое-либо торжество  или  мероприятие.  В таком  деловом  письме  необходимо указывать  время,   место   и   дату   проведения мероприятия.

Письмо-благодарность.

В данном виде делового письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.

Гарантийное письмо.

Составляется с  целью  подтверждения  определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.

Коммерческие письма, в свою очередь, подразделяются на следующие виды:

Запрос -  обращение лица, желающего заключить  сделку. В запросе обязательно указывается наименование товара (услуги);  условия,  на которых желательно получить товар (услугу); условия платежа;  количество  и  качество товара (услуги).

Оферта и ответ на нее.  В таком  письме  обычно  указывается,  на каких  условиях  должен  произойти  обмен  товарами  (услугами).  А  в  ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.

Письмо-претензия (рекламация) и  ответ  на  него.  Рекламация  содержит претензии к стороне, которая нарушила принятые на себя по  договору  обязательства, и требования возмещения убытков. Она  может  быть  предъявлена  в  отношении качества или количества товаров, сроков поставки и т.п.

В рекламации обязательно указывают:

 

      - основания для предъявления  претензий;

 

      - доказательства произошедшего  ущерба;

 

      - конкретные требования  стороны, предъявляющей претензию.

Рекламация  представляется  в  письменном  виде,  с  приложением  всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирована  сторонами,  то она переноситься в арбитраж.

В  ответе  на  рекламацию  сообщается,  что:  информация   принята   к рассмотрению; она  рассматривается  полностью,  частично  либо  отклоняется; денежная оплата произведена.

Новым видом делового письма сегодня является электронная деловая переписка. Электронная почта – совершенно особый  вид  коммуникаций XXI века,  позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п.  и представляющий как огромные  возможности,  так  и  большие  трудности  из-за специфики  ведения  электронной  переписки.  С  точки зрения вышеперечисленной классификации электронные письма почти  ничем  не  отличаются  от  своих  обычных  предшественников  – бумажных  писем.