Деловое письмо

                                                

 

                                          СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………...3

ГЛАВА I. ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

1. . Определение, назначение и функции делового письма…...4
2. .  Правила оформления делового письма…………………….5

 

ГЛАВА II. ХАРАКТЕРНЫЕ ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

2.1.  Структура делового письма ………………………………………….9

2.2.  Стиль делового письма………………………………………………11

2.3.  Деловой этикет в переписке………………………………   15

2.4. Международные письма……………………………………  18     

ЗАКЛЮЧЕНИЕ …………………………………………………………... 20

ЛИТЕРАТУРА…………………………………………………………….  21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                           

 

                                             ВВЕДЕНИЕ

 

 

Деловая переписка - один из видов письменной речевой коммуникации, реализующийся, прежде всего в различных видах писем.

Письма - одно из самых  распространенных средств общения  в сфере деловых отношений. Они  составляют до 80% общего объема документов любой организации. Письмо является своего рода «визитной карточкой» организации. Грамотно составленное и оформленное деловое письмо говорит о высоком уровне культуры делового общения, что, несомненно, характеризует организацию с лучшей стороны.

Особенности деловой  переписки определяются официально-деловой сферой, в которой она действует, а также ее функциональной направленностью.

Особый колорит деловой  переписки заключается в том, что в ней употребляется стилистически  нейтральная лексика, широко используются стандартные выражения и фразы, т.к. точность и лаконичность - основные требования к содержанию деловых писем.

В настоящее время  переписка играет значительную роль в деятельности любой организации. С ее помощью устанавливаются  деловые отношения, разрешаются  самые сложные и противоречивые проблемы, создается атмосфера взаимного доверия и сотрудничества. Поэтому составление деловых писем требует знания их композиционных и стилистических особенностей. Для бизнесмена, для административного руководителя, секретаря-референта умение и талант написания делового текста, точного и убедительного и вместе с тем краткого и емкого является профессиональным важнейшим качеством. Только грамотно и четко составленные документы могут стать слагаемые успеха в любой сфере деятельности. В конфликтных ситуациях письма выполняют функцию, первоначально присущую документу, т.е. они рассматриваются как доказательство. Между тем доказательным письмом может быть только при условии его безупречного с точки зрения юридической силы оформления.

Деловую переписку отличает видовое многообразие. В практике используется достаточно много различных видов деловых писем. Это документы, направляемые за пределы организации (письма, телеграммы, телексы), но и внутренние документы, при помощи которых осуществляются служебные связи внутри различных структур (например, докладные записки). Современные способы передачи информации породили новые виды переписки. Это документы, пересылаемые с помощью факсимильной связи (телефаксы) и электронной почты. Между тем общие требования к деловой переписке, безусловно, распространяются на все ее виды.

В своей работе я попытаюсь  обобщить практику деловой переписки  с учетом современных правовых и  нормативно-методических требований составления  и оформления официальных документов.

Цели работы:

- изложение правил  подготовки бланков деловых писем

- оформление реквизитов  определяющих юридическую силу  переписки

- научится составлять  и оформлять письма

Задачи работы:

- показать, как важен  для документационного обеспечения  управления язык профессионального  делового общения, который тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, и неточное употребление того или иного термина может иметь нежелательные юридические последствия.

 

 

 

 

ГЛАВА I. ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

1.1.Определение, назначение и функции делового письма

 

Деловое письмо - это документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Деловое письмо выполняет  ряд важных функций. Прежде всего, это информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей.

Письмо обладает организационной  функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях  организации и координаты их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма.

Письмо несет юридическую  функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных  вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации - автора документа.

Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым  способом и на любом носителе с  целью последующего ее обращения (передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение) в сфере делопроизводства.

Что касается языка, то тексты писем составляются на русском или национальных языках в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.

К числу основных средств  фиксации деловой информации относятся  ручные пишущие средства, пишущие  машинки, диктофонная техника и  печатающие устройства персональных компьютеров.

В качестве носителей  информации находят применение носители на бумажной основе (несветочувствительные), микроносители визуальной и звуковой информации (кино- и фотопленка, CD-диски), носители для записи и хранения компьютерной информации (дискеты, картриджи и CD-диски). Следует подчеркнуть, что основным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

 

 

 

1.2.Правила оформления делового письма

 

Официальные письма пишутся  на специальных бланках, соответствующих  стандарту. Для таких бланков  установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с  воспроизведенными типографским способом постоянными элементами.

Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Деловые письма оформляют  на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением  постоянных реквизитов для писем  используют реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями. Используются бланки формата А4 и А5. формат А5 используют, если письмо не превышает 7-8 строк.

Письмо оформляют как  минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и  отсылают адресату, второй (его называют копией) -печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

Большое количество документов составлено так, как будто их составители  никогда раньше не писали деловых  писем, не составляли отчетов, актов, протоколов по соответствующим вопросам. Это конечно, следствие отсутствия разработанных типовых документов.

Вновь создаваемый документ не должен дублировать другой уже  стандартизованный.

Источником структурных  ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия приводит к длинным введениям и сложным системам мотивировок. В связи с тем, что в бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмом, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже трачено в индексах, дате отправления и теме письма. Нет необходимости указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в верхнем левом углу письма.

Несмотря на появление  таких современных средств связи, как спутниковая, компьютерная и т.д., переписка занимает до 80% от общего объема документации и является основным средством управленческой коммуникации.

Деловая переписка - основное официальное средство общения между  организациями, организациями и  частными лицами. Значит, при ее составлении следует учитывать сложившиеся правила. Во-первых, это обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели - побудить адресата к определенным, нужным вам действиям.

Понятие "деловая переписка" объединяет разные виды документов: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки и т.д.

Самый распространенный вид деловой переписки - деловые (служебные) письма. Особенности их содержания во многом зависят от того, для какой цели они составляются. Однако существуют общие требования составления и оформления, которые обязательны для любого письма. Говоря о правилах составления делового письма, следует разделять их на правила, относящиеся к форме документа, т.е. правила оформления, и на требования к содержанию.

В российских учреждениях, организациях и на предприятиях деловые  письма, направляемые в сторонние  организации, составляются на специальных  бланках для писем. Это стандартные  листы бумаги, как правило, формата  А4 (для небольших по объему содержания писем может применяться формат А5). На них отображаются реквизиты с постоянной информацией об учреждении, фирме и т.п., позволяющей их идентифицировать. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизитов бланка входят следующие:

1) Государственный герб (для государственных предприятий);

2) эмблема организации;

3) код предприятия  по ОКПО, если он есть;

4) код документа по  ОКУД, если он есть;

5) наименование организации  (полное и сокращенное);

6) почтовый и телеграфный  адреса;

7) номер телефона;

8) номер факса, телетайпа;

9) номер счета в  банке;

10) дата;

11) индекс документа;

12) ссылка на индекс  и дату входящего документа;

13) адресат;

14) заголовок к тексту;

15) текст;

16) подпись;

17) фамилия и телефон исполнителя

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА II. ХАРАКТЕРНЫЕ ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

2.1. Структура делового письма

 

Структура вашего письма должна быть четко продуманной и  логичной. Стандартное деловое письмо строится по следующему принципу: обращение, преамбула, основной текст, подпись, постскриптум, приложения.

 

Письмо составляется обычно по схеме:

• Вступление. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указывается цель (причина) составления письма. При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок.
• Основная часть. В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т.д. 
• Заключение. Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т.д. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия.

Обращение находится  в «шапке» письма и содержит должность  и ФИО адресата. Для официальной  деловой переписки обращение  «Уважаемый» идеально подойдет. Его  следует писать с большой буквы  и по центру листа. В нашей стране принято обращаться по имени и отчеству. Если вы знаете адресата лично, пишите: «Уважаемый Иван Иванович», если не знаете, тогда «Уважаемый господин Иванов». Никогда в обращении не сокращайте слово «господин» до «г-н». Также нельзя писать «Уважаемый господин Иванов И.И.». Либо «Иван Иванович», либо «господин Иванов». Обращение «Дамы и господа» является светским, и его удобней использовать, например, для приглашения на празднование юбилея компании.