Этикет делового письма

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

Уральский государственный экономический  университет

Кафедра экономической теории

 

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

Культура речи и деловое общение

 

 

 

 

 

Тема 3. Этикет делового письма

 

 

 

 

 

Исполнитель: студент гр. ЭТр-11кт

Шишкина Н.Е.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Екатеринбург

2011

Содержание

Введение………………………………………………………………..………….3

1. Функции делового письма ……...……………………………………….…….4

2. Общие требования к языку делового письма .…...…………………….....….5

3. Этикетные ритуалы делового текста .………………………..……..…...…...6

4. Основные  виды деловых писем ..…………………………………………......7

Заключение………………………………..……………………………………....9

Списка  использованных источников…………………….…….........………….10

 

 

 

Практическое  задание. Напишите текст письма-оферты с предложением о продаже какого-либо товара (по вашему выбору) и ответа на это письмо………………………………………………………………………...11-12

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Большое место среди служебных  документов занимают деловые письма, которые составляются по самым различным поводам. Они выполняют две функции: обеспечивают связь между деловыми партнерами и сохраняют информацию об этой связи.

Официальное письмо - один из важнейших  каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через  письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Несмотря на наличие современных  форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п. - объем переписки  даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления  деловых писем, далеко не беспределен  и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем  при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки  показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления  писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое  письмо должно занимать не более страницы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Функции делового письма

 

Деловое письмо - это документ, применяемый  для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего, это - информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления  практической и мыслительной деятельности людей.

Письмо обладает организационной  функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях  организации и координаты их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма.

Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного  уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает  эстетический вкус управленческого  персонала, поддерживает престиж организации - автора документа.

Информация, которую содержит в  себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым  способом и на любом носителе с  целью последующего ее обращения (передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение) в сфере делопроизводства.

К числу основных средств фиксации деловой информации относятся ручные пишущие средства, пишущие машинки, диктофонная техника и печатающие устройства персональных компьютеров.

В качестве носителей информации находят  применение носители на бумажной основе (не светочувствительные), микро-носители визуальной и звуковой информации (кино- и фотопленка, CD-диски), носители для записи и хранения компьютерной информации (дискеты, картриджи и CD-диски). Следует подчеркнуть, что основным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

Что касается языка, то тексты писем  составляются на русском или национальных языках в соответствии с действующим  законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.

 

 

 

 

 

2. Общие требования к  языку делового письма

 

Деловое письмо является одним из главных каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним  миром. Через письма ведется общение  перед заключением договоров, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии, делаются предложения, идет обмен взаимовыгодной информацией.

Чтобы правильно и быстро составить  письмо, необходимо хотя бы в общих  чертах знать особенности языка  и стиля современной корреспонденции  и требования, предъявляемые к  ней.

Содержание деловых писем находит  свое выражение в их языке. Язык каждого  делового письма индивидуален, так  как обусловлен многообразием деловых  ситуаций и особенностями конкретного  адресата. Поэтому единый комплекс требований к языку деловой переписки  разработать невозможно. Тем не менее постараемся выделить некоторые общие признаки языка и стиля такой переписки, которые обеспечивают ее элементарную лексическую, грамматическую и стилистическую грамотность.

Язык деловой переписки характеризуется  частотой повторяемости и единообразием  речевых средств. Поэтому часто  говорят, что он представляет собой  набор штампов, клишированных оборотов, стандартов. Нередки случаи в служебной  коммуникации, когда встречаются  документы, написанные эмоционально, ярко отражающие индивидуальность автора. Но язык деловой переписки должен обладать нейтральным тоном изложения. При этом используются средства логической, а не эмоциональной оценки фактов, отсутствуют просторечные и диалектные слова и выражения, а также  междометия, модальные слова и  имена с суффиксами субъективной оценки. Задача языка такой переписки  – обеспечить объективное отношение  к излагаемым фактам, лишить эмоциональности  и субъективности взгляда на вещи, а также отразить строго логическую последовательность изложения.

Итак, язык деловой переписки должен обладать следующими чертами: нейтральность; надличностный характер изложения; унификация, типизация речевых средств  и стандартизация терминов; сужение  диапазона используемых речевых  средств; повторяемость отдельных  языковых форм на определенных участках текста документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Этикетные ритуалы  делового текста

 

В письменной речи, в отличие от устной, необходимость использования этикетных средств остается неизменной. В значительной степени она определяется жанром послания (письма-приглашения, письма-поздравления, письма-соболезнования) и социальным статусом адресата. Этикетные формулы в значительной мере носят условный характер.

Деловые письма-приглашения и поздравления включают много этических фраз. Вместо этических рамки в деловых письмах используются обращения: Уважаемый Николай Иванович! Уважаемый г-н Бобылев! В конце письма перед подписью помещают заключительную формулу вежливости: Искренне Ваш!; С уважением; с искреннем почтением!; С наилучшими пожеланиями!; Заранее благодарны за ответ! и т.п.

Этические ритуалы, выраженные глаголами, включены, как правило, в устойчивое выражение, как и остальные формулы речевого этикета:

• Благо дарю Вас за участие…
• Искренне благодарю Вас за…
• Прошу Вас направить в наш адрес…
• Заверяю Вас в том, что мы приложим все усилия…
• Желаем Вам успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество…
• С благодарностью подтверждаю от Вас…
• К этикетным ритуалам, используемым в деловых письмах, относятся также различные виды похвалы:
• Вы проявили сердечное внимание к детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей (прямая похвала).
• Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышлености…(косвенная похвала).
• Поскольку ваша фирма является ведущим поставщиком насосной техники…(косвенная похвала).
• К этикетным ритуалам относят и выражение надежды, уверенности, благодарности в конце письма:
• Надеюсь на дальнейшие доброе и взаимовыгодные отношения…
• Надеемся на скорейшее принятие решения…
• Надеемся что, наша просьба будет рассмотрена в ближайшее время.
• Вежливая форма именования адресатов деловой переписке предлагает использование местоимений «Вы», «Ваш» с прописной буквы.

Нельзя не учитывать эффективность  этических формул, арсенал которых в русском этикете очень велик. От тона письма во многом зависит успех дел. Еще Френсис Бекон утверждал, что вести деловой диалог в доброжелательном тоне более важно, чем употреблять хорошие слова и располагать их в правильном порядке.

 

4. Основные виды деловых  писем

 

Принято выделять следующие виды деловых писем.

По тематическому признаку деловые письма разделяют на:

Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров. К ним относятся следующие деловые письма:

• оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;
• письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;
• рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений. К ним относятся:

• благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;
• гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;
• информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;
• письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;
• письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;
• письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;
• письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;
• письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;
• письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;
• сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

По функциональному признаку деловые письма делятся на:

Письма-ответы – ответы на инициативные письма.

Инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью.

• Письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение).
• Письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

По признаку получателя деловые письма делят на:

Циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно.

Обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку деловые письма бывают:

Одноаспектные – рассматривают один вопрос.

Многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре выделяют следующие деловые письма: