Этикет делового письма

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФГБОУ ВПО «Уральский государственный  экономический университет»

Центр дистанционного образования

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине: Культура речи

    по теме: Этикет делового письма

 

 

 

Исполнитель: студентка

юриспруденция

ЮР-13Кам

Кириллова О.М.

 

 

 

 

Екатеринбург

2013

 

 

 

 

Содержание.

1.Функции делового письма.

2.Общие требования к  языку делового письма.

3.Этикетные ритуалы делового  текста.

4.Основные виды деловых  писем.

5. Практическое задание:  Напишите текст письма-оферты  с предложением о продаже какого-либо  товара и ответа на это письмо.

6. Используемая литература.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Актуальность темы: «Этикет  делового письма» заключается в  том, что культура письма существовала за много лет до того, как человек  изобрёл телефон, телефакс, интернет и т.д. Люди долго учились правильно  выражать свои эмоции и чувства в  письменной речи, так как в устной всё намного проще. При личном общении человек может использовать такие средства как мимика, жесты, а в письме очень трудно донести до собеседника истинный смысл слов.   

Деловое письмо - одно из важнейших средств  общения в деловом мире. Оно  помогает человеку осуществлять предпринимательскую  и коммерческую деятельность, являясь  мощным и гибким инструментом проведения экономической стратегии и тактики  предприятий, компаний и фирм. Деловое  письмо направлено на обратную связь, так как без обратной связи  не может существовать деловое общение.

Современное деловое письмо-это, прежде всего служебное послание в виде  документа,  передающее информацию от одного адресата – другому. Адресатом могут быть как юридические, так и физические лица.   

Существуют  определенные каноны написания деловых  писем. Не соблюдение этих канонов может  негативно отразиться на престиже предприятия, а также помешать заключению выгодных контрактов.   

Деловое письмо должно быть оформлено на специальном  бланке и иметь  реквизиты предприятия, фирмы. Суть письма должна однозначно и конкретно пониматься обоими партнерами. Содержание письма должно быть актуальным, четким, лаконичным и содержать достоверную информацию. Соблюдение всех норм делового письма является одним из залогов успеха.

 

 

 

1. Деловое письмо выполняет ряд важных функций.

 

Информационная  функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности.

Коммуникативная функция. Обеспечивает внешние связи организаций.

Юридическая функция. Содержание письма используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений.

Воспитательная  функция. Деловое письмо требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации - автора документа.

2. Общие требования к языку делового письма.

К языку делового письма предъявляется ряд требований. Одной из главных особенностей делового письма являются стиль и язык их написания, которые должны подчиняться определенным ограничениям. Общие требования к стилю написания, языку и общему настрою письма состоят в том, что все письмо в идеале должно выражать с одной стороны радушие, но с другой и достоинство. Письма, написанные в таком стиле, вызывают у читающего чувство искренности и дружеского расположения написавшего письмо. Однако в случае злоупотребления радушием письмо может вызвать обратный эффект и читающий потеряет интерес к письму.

Для языка деловой переписки характерно стремление к стандартизации, нейтральность тона изложения, смысловая точность, логическая последовательность, убедительность изложения. Язык деловой переписки характеризуется частой повторяемостью и однообразием речевых средств, в нем достаточно часто встречаются речевые клише (штампы), которые помогают конкретнее, лаконичнее и понятнее выразить мысль.

Каждое письмо преследует определенные цели и поэтому должно быть написано языком в наибольшей степени способствующим лучшему достижению ее. Переписка между людьми, общающимися в течение определенного времени может иметь менее официальный тон в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт. Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком, полностью исключающим двойное толкование.

Тон письма должен характеризоваться вежливостью и точностью качествами неотъемлемыми в деловой корреспонденции. Однако общий настрой может меняться в зависимости от его содержания. Письма, направляемые государственным деятелям и официальным лицам, прошения о приеме на работу должны отличаться более официальным и уважительным тоном, чем обычные деловые письма. Кроме того в обращении, адресе на конверте, приветствии и заключительной фразе (согласующейся с приветствием), должны быть употреблены определенные общепринятые официальные обращения, специфичные для каждой страны и каждого класса официальных лиц.

 

3.  Этикетные  ритуалы делового письма.

Во всем мире существуют правила написания деловых писем, несоблюдение этих правил может не только отразиться на престиже всей фирмы, но и существенно помешать заключению очень выгодных контрактов.

Бумага для делового письма должна быть абсолютно чистой. Желательно иметь собственный фирменный  бланк делового письма с эмблемой фирмы, и ее полным названием, с указанием  почтового и телеграфного адреса, должны обязательно присутствовать номера телефонов и факсов.

Действуя согласно этикету  делового письма, все страницы нумеруются. кроме титульной, текст оформляется арабскими цифрами. Ширина полей письма с левой стороны листа обязательно должна быть не менее двух сантиметров. Весь текст печатается через полтора-два интервала.

Абзац начинается с отступления  не менее пяти интервалов от левого поля. Рекомендуется избегать переноса слов. Дата отправления письма ставится в правом углу под указанным адресом  организации, которая отправляет письмо.

По правилам делового этикета  при написании первого письма партнеру, необходимо начать с представления  фирмы, ее основных целей и задач, которые планируется выполнять  при совместной деятельности. Самым  лучшим способом будет выслать партнеру буклет с подробной исчерпывающей  информацией о фирме. Однако раскрываемый материал не должен быть больших  объемов. Текст изложенного материала  должен быть языком партнера или на английском языке. Заканчивается письмо, как правило, словами благодарности  за сотрудничество и искренним выражением надежд на его успешное продолжение. И непременно с указанием: «Искренне  Ваш», и т.п. В завершении ставится подпись на правой стороне листа, под словами заключительной формулы  вежливости.

Этикет делового письма и  его написание-это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безупречным  во всем: даже мелкое не соблюдение правил делового письма может сделать его  неправомочным с юридической  точки зрения. Правильно оформленное  юридически, а так же написанное хорошим языком, напечатанное на фирменном  бланке письмо-это один из залогов  успеха и будущего процветания дела.

Универсальным принципом  использования этикетных средств  является принцип вежливости, который выражается в рекомендациях, данных читателям в одном старом русском письмовнике и не утративших актуальности по сей, день: «Первая обязанность пишущего — помнить свое собственное положение, знать положение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним и разговариваем». Это особенно важно сегодня, когда официальная переписка начинает носить более личный и динамичный характер.

К этикетным ритуалам, используемым в деловых письмах, относятся также различные виды похвалы: 
Вы проявили сердечное внимание к детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей (прямая похвала). 
 
Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности ... (косвенная похвала). 
 
Поскольку Ваша фирма является ведущим поставщиком компьютерной техники ...  
 
К этикетным ритуалам относят и выражение надежды, уверенности, благодарности в конце письма: 
Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения ... Надеемся на скорейшее принятие решения ... 
 
Надеемся, что результатом переговоров станет долговременное и плодотворное сотрудничество наших предприятий. 
 
Желаем успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество. 
 
Надеемся, что наша просьба будет рассмотрена в ближайшее время. 
Вежливая форма именования адресата в деловой переписке предполагает использование местоимений «Вы», «Ваш» с прописной буквы. 
Согласно Вашей просьбе высылаем Вам последние каталоги нашей продукции. 
 
В конце этого месяца мы с удовольствием воспользуемся Вашими услугами.

 
Нельзя не учитывать эффективность  этикетных формул, арсенал которых, в

русском речевом этикете  очень   велик. От тона письма во многом зависит успех дела. Еще Френсис Бэкон утверждал, что вести деловой диалог в доброжелательном тоне более важно, чем употреблять хорошие слова и располагать их в правильном порядке.

4.Основные виды  деловых писем.

Принято выделять следующие виды деловых писем.

По тематическому  признаку:

Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров:

оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;

письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;

рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений:

благодарственное  письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;

 гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;

информационное  письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;

письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;

письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;

письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;

письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;

письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;

сопроводительное  письмо – составляется для сообщения  адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

По функциональному  признаку:

письма-ответы – ответы на инициативные письма;

инициативные письма – составляются по инициативе адресанта  с определенной целью;

письма, требующие  ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);

письма, не требующие  ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

По признаку получателя:

циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно;

обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному  признаку:

одноаспектные – рассматривают один вопрос;

многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре:

регламентированные – составляются по определенному установленному образцу;

нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

По форме  отправления:

конвертные – отправленные с помощью почты в конверте;

электронные – отправленные в электронном виде на e-mail;

факсовые – отправленные по факсу

 

 

5. Практическое задание.

ПИСЬМО-ОФЕРТА 
(предложение заключить договор поставки) 
 
Исх. № 01/09 от 01.09.2013 
 
Генеральному директору 
ООО «Торговая фирма "Гермес"» 
А.В. Львову (адрес: 
104055, г. Москва, ул. Лесная, д. 69) 
 
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью ОАО «Производственная фирма 
"Мастер"» предлагает Вам заключить договор поставки торгового оборудования на 
следующих условиях: 
 
    Наименование: холодильный шкаф R700M (глухая дверь), внутренний объем 700 л, 
    рабочий диапазон от 0 ºС до +6 ºС, окруж. среда до +32 ºС, толщина стенки 55 мм, 
    габаритные размеры: ширина 800 мм, глубина 725 мм, высота 1980 мм, вес 123 кг. 
    Количество товара составляет 4 (четыре) холодильных шкафа. 
    Качество товара подтверждается прилагаемым к письму сертификатом. 
    Стоимость одного холодильного шкафа составляет 93 800 (Девяносто три тысячи 
    восемьсот) руб. 
    Порядок оплаты: в течение 3 (трех) рабочих дней после отгрузки товара. 
    Срок поставки: в течение 10 (десяти) рабочих дней с момента заключения договора. 
    Другие условия: в случае предварительной оплаты товар будет поставлен в день 
    оплаты. 
 
 
Настоящее предложение действительно до «1» декабря 2013 года. 
 
 
Гарантируем выполнение своих обязанностей по представленному договору после 
принятия Вами условий настоящего предложения. 
 
 
С уважением, 
 
генеральный директор 
                                   ОАО «Производственная фирма "Мастер"»                   В.К. Волков