Анализ должностной инструкции на примере Специалиста 1 категории отдела поддержки продаж ОАО «СИБИРЬТЕЛЕКОМ»

Определение видов работы и производственных процессов, осуществляемых в структурном подразделении, – это, по сути, половина работы над должностной инструкцией. На втором этапе остается только выделить из общего объема конкретные действия и связи по должности и определить уровень квалификации, необходимый для их осуществления. При этом необходимо понимать, что для организации невыгодны ни завышение, ни занижение данного уровня. Завышение квалификационных требований к персоналу ведет к проблемам в его поиске и необоснованному росту стоимости персонала для компании, ведь уровень заработной платы и компенсационного пакета напрямую зависит от квалификации работника. Занижение же квалификационного уровня неизбежно ведет к тому, что возложенная на сотрудника работа не будут выполнена или будет выполнена с низким качеством [14, С. 38].

Идеальные варианты встречаются достаточно редко. Более обычной является ситуация, когда новая должность «выделяется» из уже существующих должностных обязанностей или вводится в связи с возникновением новых в уже существующем подразделении. Как правило, это производится при росте непрофильных операций, выполняемых сотрудниками вследствие роста общей нагрузки на персонал или изменения условий труда. В данном случае процедура несколько отличается от вышеизложенной. Работа по введению новой должности в уже существующее и активно работающее подразделение начинается с определения, от каких обязанностей она должна освободить уже существующие должности и какие обязанности предполагается возложить на нее дополнительно. Затем проводится оценка предполагаемой эффективности введения данной должности. Оценивается количество времени, которое будет перенаправлено сотрудниками на основную работу, увеличение качества работы и ряд других показателей. Одновременно оценивается стоимость привлечения нового сотрудника (затраты на поиск и наем, заработная плата и компенсационный пакет) исходя из соотношения этих двух цифр и определяется возможность введения новой должности.

Согласование должностной инструкции – это одна из необходимых административных процедур. Документ проходит два типа согласований. Первый – технические согласования, это прежде всего согласование юридическим подразделением, которое призвано выявить возможные нарушения трудового законодательства, по ряду должностей производится согласование с подразделением, обеспечивающим безопасность труда, достаточно часто производится и согласование с финансовым подразделением компании, для определения уровня затрат. Второй тип – согласование со структурными подразделениями организации. Данная процедура преследует несколько целей. Прежде всего она направлена на исключение дублирования должностных обязанностей и на информирование руководителей смежных подразделений об изменениях в порядке взаимодействия. Кроме того, необходимо понимать, что введение новых должностей обычно ведет к необходимости корректировки должностных инструкций и других сотрудников, и согласование как раз помогает определить, какие из них подлежат корректировке. Действующее законодательство не устанавливает требования о согласовании должностных инструкций с представительными органами работников, но в ряде случае это может помочь избежать в последующем возможных конфликтов, особенно когда речь идет об изменении уже существующих должностных инструкций [15, С. 54].

Следующий этап – это утверждение  согласованной инструкции. Как правило, они утверждаются путем издания приказа полномочным лицом организации. При этом на самой инструкции проставляется гриф «Утверждено» с указанием реквизитов соответствующего приказа. На практике встречается и непосредственное утверждение должностных инструкций путем проставления подписи полномочного представителя и даты непосредственно на титульном листе документа. Однако такой подход, на наш взгляд, не совсем корректен. Прежде всего потому, что порядок выражения воли юридического лица путем издания соответствующего приказа предпочтительнее, в том числе и с точки зрения облегчения процедуры доказывания при возникновении трудового спора. Кроме того, это позволяет избежать необходимости вести отдельные книги учета утверждения и внесения изменений в должностные инструкции. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают копию, которую выдают работнику и начальнику структурного подразделения. Копии должностных инструкций, выдаваемых работнику и в структурные подразделения, как правило, заверяют. Обычно это делается подписью руководителя структурного подразделения, отвечающего за кадровую работу в организации. При необходимости должностная инструкция полностью или в части может быть передана в другие структурные подразделения.

Последний этап – это ознакомление с должностной инструкцией работника, который занимает соответствующую должность. Если это вновь принимаемый сотрудник, то ознакомление с должностной инструкцией должно производиться одновременно с заключением трудового договора. Необходимо отметить, что в соответствии с абзацем 2 статьи 67 Трудового кодекса РФ «трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя… при фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе». Соответственно, работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией не позднее оформления письменной формы договора. Однако в идеальном случае это должно производиться в момент фактического допуска сотрудника к работе, даже если сама письменная форма договора к этому моменту еще не готова. При этом необходимо четко понимать, что должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения, однако обязанность по ее выполнению возникает у работника только после его ознакомления с данным документом. Ознакомление сотрудника с должностной инструкцией и факт получения им ее копии фиксируется собственноручной подписью с проставлением даты. Подпись принято так же собственноручно расшифровывать. Как правило, для этой цели вместе с должностной инструкцией сшивается и «лист ознакомления». В ряде случае лист ознакомления прикладывается к приказу об утверждении должностной инструкции. На наш взгляд, это не совсем корректно, так как в этом случае работник подтверждает факт ознакомления с приказом, а не с самим текстом должностной инструкции.

Непосредственной разработке должностных  инструкций в каждом конкретном случае должна предшествовать определенная подготовительная работа. На первом этапе разработки должностных инструкций необходимо детально изучить все нормативно-правовые документы, регламентирующие порядок деятельности должностных лиц и правила разработки и хранения организационно-правовых документов. А также работодатель в рамках локального нормотворчества должен определить порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций, для чего необходимо утвердить Положение о должностной инструкции.

В конце первой главы можно сказать, что должностная инструкция представляет собой организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. Она составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового контракта (в том числе при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности).

К сожалению, приходится констатировать, что в настоящее время во многих организациях и на предприятиях (в большей части – негосударственных) отсутствует практика разработки и введения должностных инструкций. Между тем, их введением достигается целый ряд целей.

Основой для разработки должностных  инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, утвержденные Министерством труда и социального развития РФ.

Главным нормативно-правовым документом, содержащим квалификационные характеристики, является «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих». В этом справочнике содержатся квалификационные характеристики массовых должностей, общих для всех отраслей экономики. С учетом же специфики отдельных отраслей разработаны характеристики по должностям, присущим только им.

Правильно составленная должностная инструкция дает возможность:

– получить четкое представление  о трудовой функции работника;

– грамотно распределять трудовую нагрузку на персонал, избегая ее дублирования;

– определять необходимую квалификацию персонала;

– эффективно проводить аттестацию рабочих мест;

– эффективно проводить аттестацию персонала, определяя соответствие лица занимаемой должности;

– снижать судебные риски при  привлечении сотрудника к дисциплинарной ответственности за невыполнение возложенных на него трудовых обязанностей.

 

2 АНАЛИЗ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ НА ПРИМЕРЕ

СПЕЦИАЛИСТА 1 КАТЕГОРИИ  ОТДЕЛА ПОДДЕРЖКИ ПРОДАЖ

2.1 Краткая характеристика объекта  исследования

 

В качестве объекта анализа выбрано  предприятие - открытое акционерное  общество «Сибирьтелеком».

ОАО «Сибирьтелеком» осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательством РФ. Основной документ, регулирующий порядок создания, функционирования, ликвидацию ОАО «Сибирьтелеком» – это устав.

ОАО «Сибирьтелеком»  обладает полной хозяйственной самостоятельностью, имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в банках в рублях и иностранной валюте на территории РФ и за её пределами. Общество несет ответственность по своим обязательствам в пределах своего имущества. Акционеры не отвечают по обязательствам общества и несут ответственность в пределах стоимости принадлежащим им акций.

Основной целью ОАО «Сибирьтелеком» является получение прибыли.

Уставный капитал ОАО «Сибирьтелеком» разделен на акции, определенной номинальной стоимостью.

Владельцы обыкновенных акций имеют  право:

- участвовать в общих собраниях лично или через полномочного представителя и вносить предложения на рассмотрение в соответствии с уставом;

- получать часть прибыли (дивиденды) от деятельности общества;

- претендовать на часть имущества в случае ликвидации общества.

Акционеры обязаны:

- соблюдать устав общества;

- выполнять платежи по выкупу акций в сроки, установленные законодательством РФ;

- не разглашать конфиденциальную информацию о деятельности Общества;

- своевременно сообщать Обществу об изменении своего местонахождения;

- в течение 10 дней в письменной форме уведомить Общество о продаже принадлежащих ему акций другому лицу.

Органами управления ОАО «Сибирьтелеком» являются:

- общее собрание акционеров;

- совет директоров;

- генеральный директор.

Контроль за финансово-хозяйственной  деятельностью ОАО «Сибирьтелеком»  осуществляет ревизионная комиссия, назначенная общим собранием акционеров или Советом директоров.

Высшим органом управления ОАО  «Сибирьтелеком» является собрание акционеров. Общество проводит годовое собрание акционеров один раз в год, перерыв между собраниями не может превышать 15 месяцев.

К исключительной компетенции общего собрания относятся следующие вопросы:

- внесение изменений в устав;

- реорганизация Общества;

-ликвидация Общества, назначение  ликвидационной комиссии и утверждение промежуточного и окончательного ликвидационных балансов;

  -определение предельного размера  объявленных акций;

-определение количественного  состава Совета директоров, избрание  его членов и его председателя, досрочное прекращение их полномочий;

-назначение генерального директора, досрочное прекращение его полномочий;

-утверждение годовых итогов  деятельности Общества;

-уменьшение уставного капитала;

-избрание членов ревизионной  комиссии;

-образование счетной комиссии;

-дробление и консолидация акций;

-совершение сделок стоимостью более 50% активов Общества;

-принятие решения о неприменении  преимущественного права акционера на приобретение вновь размещенных акций Общества;

-утверждение аудитора;

-порядок ведения общего собрания;

-приобретение и выкуп обществом размещенных акций;

-участие в холдинговых компаниях,  финансово-промышленных группах,  иных объединениях коммерческих  организаций.

В промежутках между общими собраниями высшим органом управления ОАО  «Сибирьтелеком» является Совет директоров. Совет директоров избирается в количестве пяти человек. Члены Совета директоров избираются общим собранием акционеров сроком на один год и могут быть переизбраны неограниченное число раз. Председатель Совета директоров избирается общим собранием акционеров. Председателем Совета директоров не может быть Генеральный директор.

К исключительной компетенции Совета директоров относятся следующие вопросы:

- определение приоритетных направлений деятельности общества;

- созыв годового и внеочередного собраний акционеров;

- утверждение повестки дня общего собрания;

- определение даты составления списка акционеров, имеющих право участвовать в общем собрании;

- размещение обществом облигаций и иных ценных бумаг;

- определение рыночной стоимости имущества общества;

- увеличение уставного капитала путем увеличения номинальной стоимости акций или размещения дополнительных акций;

- приобретение размещенных обществом акций;

- рекомендации по размеру дивиденда по акциям и порядок его выплаты; образование и использование фондов общества;

- создание филиалов и открытие представительств общества.

В период между собраниями акционеров и заседаниями Совета директоров текущей деятельностью ОАО «Сибирьтелеком» руководит Генеральный директор. Генеральный директор избирается общим собранием акционеров. В его полномочия входит решение всех вопросов деятельности общества, не входящих в исключительную компетенцию общего собрания и Совета директоров.

Генеральный директор:

-решает вопросы, связанные с  исполнением решений общего собрания  акционеров и Совета директоров;

-определяет размеры и порядок  оплаты труда работников  общества;

-предварительно рассматривает  вопросы, выносимые на заседания  Совета директоров и общее собрание акционеров.