Разработка АИС «управление наружной рекламой

1.6 Выбор проблем, подлежащих решению с использованием современных информационных технологий, и определение возможных путей реализации

     Ознакомившись с тем как, проходит бизнес процесс  в данной организации налицо сразу  большое количество проблем требующих решения с помощью современных информационных технологий. Все проблемы, перечисленные в предыдущем разделе, могут быть решены с помощью информатизации. На мой взгляд, все проблемы неразделимы и их скорейшее решение жизненно необходимо для данной фирмы, но тем не менее я могу выделить первоочередные из них:

• Автоматизация формирования учета поступивших заказов.
• Осуществление контроля над заказом на всех стадиях его прохождения;
• Организация БД клиентов и партнеров, осуществляющих производство.

     В результате внедрения информационной системы позволяющей решить выше изложенные проблемы станет возможным налаживание бизнес процессов и приведение их должное состояние соответствующее современному ведению бизнеса.

     Возможные пути решения выбранных проблем  могут быть следующими:

• приобретение готового проектного решения (типового пакета прикладных программ);
• адаптация (доработка) готового проектного решения;
• разработка нового проекта силами сторонней организации;
• разработка нового проекта силами сотрудников самой фирмы.

 

      Выводы

1. Проведен технико-экономический анализ деятельности предприятия
2. Дана характеристика объекта информатизации
3. Рассмотрена организационная структура ООО «Мастерская Рекламы»
4. Описаны бизнес-процессы на объекте информатизации
5. Выявлены проблемы в деятельности объекта
6. Выбраны проблемы, подлежащие решению с использованием современных информационных технологий, и определены возможные пути реализации

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Глава 2. Проектная часть 
2.1. Информационно-логическая модель системы

Автоматизированное  рабочее место (АРМ) — программно-технический комплекс, предназначенный для автоматизации деятельности определенного вида. При разработке АРМ для управления технологическим оборудованием, как правило, используют SCADA-системы.

АРМ объединяет программно-аппаратные средства, обеспечивающие взаимодействие человека с компьютером, предоставляет возможность ввода  информации (через клавиатуру, компьютерную мышь, сканер и пр.) и её вывод на экран монитора, принтер, графопостроитель, звуковую карту — динамики или иные устройства вывода. Как правило, АРМ является частью АСУ.

     Система (от греч. systema – целое, составленное из частей; соединение), множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, образующих определенную целостность, единство[6].

     При рассмотрении связей фирмы в целом, а также отдельных сотрудников  с клиентами и заказами были выделены несколько подсистем.

     2.1.1. Подсистема «Бланк заказа»

     В подсистеме «Бланк заказа» (рис. 4) существуют отношения Заказчик => Клиент-менеджер => Бланк заказа => Заказчик. Принцип ее работы следующий:

1. заказчик изъявляет свои требования к заказу;
2. клиент-менеджер оформляет бланк заказа;
3. бланк заказа передается заказчику для утверждения;
4. заказчик утверждает бланк заказа.

Рис 4. Подсистема «Бланк заказа»

     2.1.2. Подсистема «Договор»

     Подсистема  «Договор» (рис. 5) это отношения Бланк заказа => Менеджер => Договор => Клиент.

     Порядок работы подсистемы такой:

1. выбирается необходимая информация из бланка заказа для договора;
2. клиент-менеджер формирует договор;
3. договор передается клиенту.

Рис. 5. Подсистема «Договор»

     2.1.3. Система работы фирмы с заказом

     На  рисунке 6 представлена модель работы фирмы с заказом до автоматизации. Данные передавались посредством бумажных документов. При анализе данной системы руководством, были выявлены недостатки, описанные ниже.

     В данной системе работы порядок следующий:

1. клиент изъявляет свои требования и пожелания к заказу;
2. клиент-менеджер оформляет бланк заказа исходя из пожеланий заказчика;
3. заказчик утверждает сформированный бланк заказа;
4. клиент-менеджер предает утвержденный бланк заказа дизайнеру;
5. дизайнер создает оригинал-макет будущего рекламного изделия;
6. дизайнер передает оригинал-макет клиент-менеджеру;
7. менеджер предоставляет оригинал-макет клиенту;
8. клиент утверждает оригинал-макет;
9. клиент-менеджер формирует договор;
10. заказчик подписывает договор;
11. клиент-менеджер передает оригинал-макет в производственный цех;
12. после окончания работ готовое изделие передается клиент-менеджеру;
13. клиент-менеджер предоставляет изделие заказчику.

     Недостатки существующей методики.

     При существовавшей схеме возникал ряд  трудностей, связанных в основном с человеческим фактором. Из этих факторов можно выделить следующие:

1. время, затраченное при рукописном заполнении бланков заказа и договоров;
2. поиск методом перебора действующих договоров среди находящихся в производстве изделий для определения даты окончательного утверждения заказа (при растущем количестве заказов и соответственно растущем документообороте – зачастую весьма трудоемкий);
3. рутинный анализ зависимости количества заказов от времени года и месяца.

Рис. 6. Система работы фирмы с заказом

      Один  из самых больших недостатков  – трата времени клиент–менеджером  на утверждение заказа с клиентом. Ситуация была следующая: клиент приходит в фирму, говорит о своих пожеланиях, клиент – менеджер фиксирует их, после ухода заказчика оформляет бланк заказа, при следующей встрече с заказчиком утверждается бланк заказа, после чего подготавливается договор. На все эти процедуры затрачивалось около трех дней, а если учесть занятость современных предпринимателей, и как иногда бывает сложно застать руководство фирмы-заказчика на месте, то процедура подготовки документов зачастую растягивается на неопределенный срок.

      Учитывая  перечисленные факторы, руководство  фирмы решило разработать программное средство, позволяющее избегать возникновения указанных проблем.

     2.2. План автоматизации работы клиент – менеджеров с заказами и клиентами

      Весь  процесс автоматизации было решено провести в несколько этапов:

1. создание новой методики работы;
2. разработка АРМ, содержащего все необходимое для полнофункциональной работы клиент – менеджера;
3. ввод АРМ в эксплуатацию.

     Поэтапный анализ позволил выявить характеристики будущей методики работы. Новая методика работы с клиентами должна обладать следующими качествами:

1. оформление бланков заказа и договоров при минимальных затратах времени;
2. более упорядоченное хранение информации о заказчике и заказе.

Была  предложена схема, приведенная на рис. 7.

Рис. 7. Новая схема работы фирмы с заказчиками и заказами 

Порядок работы при новой  схеме стал следующим:

1. клиент изъявляет свои требования и пожелания к заказу;
2. клиент-менеджер формирует бланк заказа и договор исходя из пожеланий заказчика, посредством АРМ;
3. заказчик утверждает сформированный бланк заказа;
4. из АРМ предается утвержденный бланк заказа дизайнеру;
5. дизайнер создает оригинал-макет будущего рекламного изделия;
6. дизайнер передает оригинал-макет клиент-менеджеру;
7. менеджер предоставляет оригинал-макет клиенту;
8. клиент утверждает оригинал-макет;
9. заказчик подписывает договор;
10. клиент-менеджер передает оригинал-макет в производство;
11. после окончания работ готовое изделие передается клиент-менеджеру;

     Преимуществом данной схемы является то, что она  позволяет составлять договора и  бланки заказов, учитывая пожелания заказчика, не тратя время на ручное заполнение шаблонов и повторную встречу с заказчиком (для  окончательного утверждения заказа). Экономится не только время, но и возможные транспортные расходы, а также обеспечивается более эффективная загрузка производственных мощностей.

     Новая схема также позволила автоматически  контролировать срок изготовления заказа, избавляя клиент-менеджера от рутинной проверки существующих договоров.

     2.3. Статистический анализ деятельности фирмы

     Статистический  анализ является неотъемлемой частью работы клиент-менеджера[7]. Результаты, полученные в ходе статистического  анализа, требуются для следующих  процедур:

1. прогнозирования роста количества заказов для закупа дополнительных расходных материалов;
2. проведения рекламной кампании фирмы в периоды спада объемов производства.

     В процессе анализа используются такие  сведения, как: количество каждодневных заказов; сумма количества заказов  за месяц; среднемесячная численность  заказов; месяц, число заказов которого является максимумом или минимумом за прошедший год.

     График  ежедневных заказов за прошедший  месяц выглядит следующим образом (рис. 8):

Рис. 8. График заказов, поступающих ежедневно

     Данный  график позволяет определить активность заказчиков в течение всего месяца, а также определить максимальное и минимальное количество заказов в день, выявить среднее число заказов в день.

     Таблица 1

     Ежедневное  максимальное, минимальное и среднее  число заказов 

     в течение месяца.

max	ср. знач	min
5	1,419355	0

     При построении графика необходимо ежедневно  вносить данные о поступивших  заказах.

     На  графике, отражающем рост и упадок количества заказов в течение года (рис. 9), выделяются точки максимума и минимума. По этим точкам можно судить о сезонном отношении заказчика к рекламе, т.е. зависимость заказчика от сезона. 

     С помощью данного графика выявляется сезонная активность заказчиков. Так  с начала весны активность возрастает, а концу весны спадает до минимума, что связано с началом сезона отпусков. В середине лета активность возрастает, что связано с общим спадом производства фирм-заказчиков и, как следствие, вложение денежных средств в рекламные кампании. Благодаря данным, на основе которых строится график, выявляются сезоны повышенной и пониженной активности, а также количество заказов в среднем за прошедший год.

     

     Рис. 9. График роста и упадка количества заказов в течение года

     Таблица 2

     Ежемесячное максимальное, минимальное и среднее  число заказов 

     в течение года.

max	ср. знач	min
68	47	24

     Также оперируя данными, полученными в результате статистического анализа, можно выделить среднее значение заказов за прошедший месяц или год. При грамотном управлении работой фирмы среднестатистические данные позволяют выделить линию роста или упадка производственных потоков (рис 10).