Разработка АИС «управление наружной рекламой

     Рис.1 Организационная структура управления ООО «Мастерская Рекламы»

     Для более четкого представления  о деятельности компании необходимо рассмотреть функции, выполняемые  каждым подразделением.

     Функции генерального директора:

• разрабатывает долгосрочные и краткосрочные планы деятельности организации;
• осуществляет организационное планирование;
• устанавливает порядок оплаты труда, распорядок рабочего дня, порядок выходных дней и отпусков;
• решает вопросы по распределению прибыли;
• разрабатывает планы закупки (их количество и ассортимент);
• принимает решения о приеме и увольнении работников предприятия;
• проводит анализ работы с партнерами и поставщиками;
• осуществляет финансовое планирование;
• проводит анализ денежных поступлений;
• осуществляет экономический анализ заключаемых договоров.

     Функции главного бухгалтера:

• ведет бухгалтерский учет;
• ведет налоговый учет;
• выполняет контроль правильности операций, проводимых по расчетным счетам;
• осуществляет начисление заработной платы работникам;
• отвечает за хозяйственную часть.
• АО – арт. отдел:
• занимается разработкой дизайна, макетов, логотипов, фирменного стиля,  предпечатной подготовкой.

     Функции Арт. Директора:

• визуализация рекламной идеи (концепции);
• согласование эскизов с директором, подготовка материалов для презентации клиенту;
• организация и проведение презентации;
• контроль за реализацией идеи в дизайн-студии.

     Функции Дизайнера:

• комплексная разработка фирменного стиля объектов;
• эскизное проектирование;
• визуализация объектов;
• оформление проектов;
• работа с ответственными службами заказчика;
• авторский надзор;
• предпечатная подготовка.

     Функции Корректора:

• обнаружение и устранение грамматических ошибок, визуальных ошибок, полиграфических дефектов.

     Функции Верстальщика:

• изготовление репродуцируемого оригинал-макета;
• подготовки графического материала для полиграфии и верстка.

МО  – маркетинговый  отдел:

• осуществляет разработку планов производства и сбыта;
• изучение рыночной конъюнктуры издательско-полиграфической продукции;
• осуществляет экономику производства;
• организацию условий поставки, хранения и транспортировки полиграфической продукции;
• контролирует ход прохождения заказов в производстве;
• осуществляет сбыт смежной продукции;
• формирует и организует маркетинговую политику организации на основе анализа потребительских свойств выпускаемой продукции.

     Функции менеджера по маркетингу:

• определяет структуру отдела, вносит необходимые изменения и дополнения в соответствии с возникающими задачами;
• определяет общие направления деятельности отдела в рамках общих целей и задач;
• определяет стратегию деятельности по продвижению товаров и услуг;
• проводит изучение деятельности конкурентов, определяет позицию предприятия в конкурентной борьбе;
• организует получение данных по конкретным рынкам товаров и о научно-техническом прогрессе в конкретной области;
• организует разработку планов маркетинга для предприятия, совместно с экономическими службами проводит экономический анализ и оценку планов маркетинга;
• устанавливает контакты и организует получение от организаций и отдельных специалистов информации, необходимой для осуществления работы;
• вырабатывает предложения в области ценовой политики;
• разрабатывает методы анализа и оптимизации структуры и состояния базы данных маркетинговой деятельности;
• проводит выявление и осуществляет анализ информационных потоков и взаимосвязей структурных подразделений предприятия, принимающих участие или влияющих на реализацию функций маркетинга;
• осуществляет выявление основных тенденций развития производства (технического уровня, технологии, структуры издержек производства и пр.)

     Функции менеджера по производству:

• размещение заказов в производство;
• согласование технического задания и сроков производство;
• дальнейшее сопровождение заказа.

     Функции менеджера по смежному производству:

• поиск клиентов и осуществление активных продаж. 
  

1.3 Наличие средств вычислительной техники, программных средств, характер их использования на объекте

      Эффективное управление фирмой невозможно без непрерывного отслеживания состояния заказов, без  оперативной координации деятельности сотрудников. Для обеспечения возможности внедрения на предприятии важнейших направлений информационных технологий, таких как создание систем управления, создание комплексных систем защиты информации необходимо наличие надежной инфраструктуры, на базе которой и происходит реализация подобных проектов. Одним из основных аспектов, помимо надежной и производительной вычислительной техники, несомненно, является наличие корректно спроектированной и профессионально настроенной локально-вычислительной сети компании. Физическая структура информационной системы ООО «Мастерская Рекламы» состоит из локальной вычислительной сети, реализованной по технологии Ethernet 10/100 Base Tx (Рис.2).

     Рис.2 Структура ЛВС ООО «Мастерская Рекламы»

     Техническое обеспечение организации представлено: 6 персональных компьютеров на базе Intel Core 2 и AMD Phenom II с частотами 2500-3000 МГц, объем дискового пространства около 2000 Гб, объем оперативной памяти от 2048 Мб, все ПК имеют высокоскоростной выход в Интернет на базе технологии ADSL. Среди периферийного оборудования:

• ч/б лазерный принтер(для печати документов);
• цветной струйный принтер;
• сканер;
• ксерокс;
• факс;
• проектор.

     На  всех ПК установлены операционные системы Windows XP/7. Также в распоряжении пользователей имеются следующие лицензионные программные средства:

• Microsoft Office 2003/2010;
• Adobe Illustrator(векторная графика);
• Adobe PhotoShop (растровая графика);
• Corel Draw (векторная графика);
• The Bat (почтовый клиент);
• Adobe PostScript;
• Банк-клиент;
• Иное – устанавливается по запросу системным администратором.

     Составление и оформление контрактов, договоров, писем и прочих документов производится с помощью стандартных приложений Windows ХР. Основные шаблоны документов составлены в табличном процессоре Microsoft Excel и текстовом редакторе Microsoft Word.

     Программные продукты от компаний Adobe используется для верстки и работы с графикой, дизайном, их используют сотрудники арт. отдела для разработки макетов, которые в дальнейшем будут использоваться при производстве полиграфической продукции:

• Adobe Photoshop® - Профессиональная программа, признанный стандарт по созданию и обработке цифровых изображений. Позволяет полностью управлять изображениями в растровом формате;
• Adobe Illustrator® - Промышленный стандарт в создании и обработке векторной графики;
• Adobe PostScript® - Промышленный стандарт в печатной технологии: язык программирования описывающий визуальное представление печатного документа.

     Деловая переписка с партнерами по бизнесу  осуществляется через почтовый ящик из программы «The Bat!» и пересылкой документов между сторонами по факсу. Программа «The Bat!» позволяет автоматизировано обрабатывать, структурировать и сортировать корреспонденцию. Это программа для работы с электронной почтой, позволяющая работать с неограниченным количеством почтовых ящиков, использовать мощные средства фильтрации писем, шаблоны сообщений, диспетчер писем. The Bat! защищает компьютер от вирусов, которые распространяются через электронные письма, осуществляет просмотр и администрирование почты по POP3 протоколу без загрузки на локальный компьютер с помощью диспетчера почты, импорт сообщений из почтовых баз популярных e-mail клиентов. Деловая переписка с партнерами по бизнесу осуществляется через почтовый ящик из программы «The Bat!» и пересылкой документов между сторонами по факсу.

     «Банк-Клиент»  используется для пересылки электронных  документов по каналам телефонной связи. С ее помощью клиент банка может  проводить основные банковские операции и получать необходимую информацию, не выходя из офиса.

1.4 Описание бизнес-процессов на объекте информатизации

     ООО «Мастерская Рекламы», сотрудничая с типографиями и др. фирмами, заключает соглашения с заказчиками на разработку, изготовление и поставку рекламной продукции, является в некотором роде посредником, т.к. не имеет собственной производственной базы. Но между тем вся работа по разработке графического дизайна выполняется непосредственно собственными силами фирмы.

     При поступлении нового заказа информация передается в МО к менеджеру по производству, который осуществляет поиск, и выбор наиболее приемлемого варианта по размещению заказа в производство с учетом всех нюансов будь то сроки, стоимость, качество ранее выполняемых заказов и бронирования производственного времени с подачей официальной заявки заказа.

     Далее идет организационная часть, при  которой более детально рассматриваются  и согласовываются все нюансы заказа. Между клиентом и арт. отделом  происходит работа по разработке и  утверждению макетов и цветопроб.

     При полной оплате и утверждении всех макетов с клиентом и фирмой, которая  будет осуществлять производственную часть, заказ уходит в производство с последующей доставкой либо силами клиента, либо ООО «Мастерская Рекламы».

     Рис. 3. Схема взаимодействия различных подразделений ООО «Мастерская Рекламы»

1.5 Выявление проблем в деятельности объекта

     Описание  проблем, выявленных на основе предыдущего  описания и анализа деятельности объекта, которые могут быть разрешены (или смягчены) путем внедрения современных информационных технологий:

• Учет поступивших заказов не автоматизирован, запись осуществляется в записных книжках, что влечет за собой трудоемкость, риск ошибки и потери заказа и не передача его на анализ и размещение. В свою очередь это влечет к потери потенциального клиента и прибыли для фирмы, а в случае со смежным производством (сувенирный шоколад) потеря процентов со сделки для менеджера, ведущего это направление;
• Невозможность своевременного и точного выявления ситуаций с прохождением заказа – это бронирование производственного времени на фирме, где будет проходить печать. Из-за несвоевременной подачи заявки и бронирования места может возникнуть ситуация, когда все производства будут заняты на длительный срок вперед, особенно это существенно в предновогодний период, когда объем работ увеличивается. Также контроль сроков исполнения, контроль стадий разработки и согласования дизайна макетов и цветопроб, контроль выставления счетов и их оплаты;
• Невозможность быстрого оценивания прибыльности выполнения предлагаемого заказа, а также сбор мелких заказов от нескольких клиентов для последующей реализации;
• Переписка с клиентами и производством по электронной почте недоступна руководству. Важные письма могут пропасть или быть стёрты; невозможно восстановить историю работы с клиентом;
• При отсутствии менеджера по производству на рабочем месте (командировка, болезнь, отпуск) получить информацию о заказе невозможно. Возможные сделки срываются.
• Менеджер по производству тратит много времени на поиск и выбор нужной фирмы или типографии с учетом конкретной особенности заказа.
• Отсутствует общая БД по клиентам и производственникам, где отражалась бы полная и существенная информация о них, их производственных мощностях, об политике отношений с ними (различные особенности оплаты, скидки, сроки и т.д. );
• Не организована БД клиентов по смежному направлению (сувенирный шоколад), При увольнении менеджер не оставляя подробной информации о клиенте и его особенностях, и уносит эту информацию с собой;
• Отсутствует учет того, появился ли клиент сам, воспользовавшись рекламой, или он был привлечен менеджером. Соответственно учет этого факта при распределении процентов по заработной плате и дальнейшее ведение этого клиента.