Орловский областной Совет народных депутатов как орган законодательной власти

Печатание документов и материалов производится в порядке их поступления. Первоочередному печатанию подлежат документы и материалы, связанные  с подготовкой заседаний областного Совета, Президиума областного Совета, с выполнением поручений Председателя областного Совета и его заместителей.

Печатание документов и материалов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартный размеров.

При распечатке документов и материалов справа в нижней части  каждого лита указываются наименование файла данного документа, дата печатания, ФИО работника, печатавшего документ.

Управление делопроизводства может осуществлять техническую  запись следующих мероприятий: заседаний  областного Совета, Президиума областного Совета, депутатских объединений, пресс-конференций  и т.д.

Заявки на техническую  запись заседаний направляются в  Управление делопроизводства не позднее  чем за 2 дня до заседания.  Заявки подписываются руководителями структурных  подразделений.

Техническая запись заседаний  областного Совета, Президиума областного Совета расшифровывается, печатается, оформляется в соответствии с  установленными правилами сотрудниками протокольного отдела Управления делопроизводства.

 Формирование дел и хранение документов

В целях правильного формирования и учета дел в делопроизводстве, обеспечения поиска документов ежегодно составляется Номенклатура дел областного Совета.

В Номенклатуру дел включаются наименования дел, отражающие все документированные участки деятельности областного Совета и подразделений. Переходящие дела, которые исполняются в течение нескольких лет, подлежат включению в Номенклатуру дел. Номенклатура дел на предстоящий год составляется в последнем квартале предшествующего года на основании номенклатур дел подразделений. Номенклатура дел подразделения составляется начальником службы делопроизводства и согласовывается с Управлением делопроизводства.

Индекс каждого дела, включенного  в номенклатуру дел подразделения, состоит из индекс подразделения  и порядкового номера дел в  пределах конкретного подразделения. Заголовок дела должен отражать содержание и состав документов дела, иметь четкие и краткие формулировки.

Формирование документов в дела в подразделениях осуществляются службами делопроизводства подразделений  в соответствии с номенклатурами дел подразделений.

При формировании дел соблюдаются  следующие требования:

• В дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы;
• Раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
• Подлинные экземпляры документов формируются отдельно от копий;
• В дело помещается 1 экземпляр документа;
• В дело помещаются документы 1 календарного года;
• Объем каждого дела не должен превышать 250 листов.

Экспертиза ценности документов проводится для определения научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности областного Совета и подразделениях, с целью отбора  их для дальнейшего  хранения или уничтожения.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов создаётся  постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) областного Совета. ЭК возглавляет  Руководитель Аппарата областного Совета. В состав ЭК входят начальник Управления делопроизводства, заведующий протокольным сектором, представители подразделений.

По результатам экспертизы составляются акты о выделении к  уничтожению документов с истекшим сроком хранения, утверждающиеся протоколами  заседаний ЭК. Один экземпляр оформленного акта передаётся в Управление делопроизводства.

Оформление дела заключается  в описании дела на обложке, в подшивке или переплете, нумерации листов, составлении заверенной копии и  внутренней описи. В конце дела подшивается  лист с заверительной  надписью, в которой указывается цифрами  и прописью количество пронумерованных  листов, а также оговариваются  особенности нумерации листов и  физического состояния дела. Заверительная  надпись составляется начальником  службы делопроизводства подразделения.

На все завершенные  и полностью оформленные дела ежегодно составляются описи. В опись  дел подразделения включаются заголовки  всех дел, заведенных в процессе его  деятельности. В конце описи составляется итоговая запись о количестве включенных в опись дел.

Структурные подразделения  по окончании делопроизводственного  года передают дела постоянного и  временного хранения в Управление делопроизводства в соответствии с распоряжением Руководителя Аппарата областного Совета.

Выявленные Управлением  делопроизводства недостатки в оформлении документов и дел должны быть устранены  подразделением, сдающим документы.

Дела из архива Управления делопроизводства по заявке руководителя подразделения могут быть выданы во временное пользование подразделению  для работы в подразделении на срок до 1 месяца. Во взятых из архива Управления делопроизводства делах запрещается  делать какие-либо пометки и подчеркивания, проводить изъятие документов.

Таким образом, весь процесс  делопроизводства в Орловском областном Совете народных депутатов ведется в соответствии с Инструкцией по ведению делопроизводства в Орловском областном Совете народных депутатов. Инструкция разработана для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними и обязательна для исполнения всеми сотрудниками организации. В инструкции отражены правила приема, учета, регистрации, прохождения, отправки корреспонденции, порядок оставления и оформления служебных документов. Также прописаны рекомендации по подготовке и оформлению организационно-распорядительных документов, правила составления номенклатур дел и оформления дел в делопроизводстве, по учету, хранению и использованию бланков, а также описывается порядок применения печати в Орловском областном Совете народных депутатов.

Работа по составлению  и оформлению документов ведется  в профильных подразделениях Аппарата Орловского областного Совета народных депутатов в зависимости от видов документов и направления их деятельности.

Также в Управлении делопроизводства, в котором ведётся основной объём  работы с документами используется  программа Directum, содержащая в себе базу данных по распоряжениям, постановлениям и обращениям граждан, обеспечивающая более эффективную работу всех сотрудников Совета.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В соответствии с  ГОСТом Р 51141-98, делопроизводство (или ДОУ) предполагает прежде всего создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах(17).

законодательную и нормативную базу ДОУ составляют:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;
• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;
• нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
• технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• унифицированные системы документации;
• нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

Нормативное регулирование ДОУ позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.

В процессе деятельности учреждения в основном используют следующие  системы документации: система организационно-распорядительной документации, система информационно-справочной документации, система бухгалтерской  документации, а также система  кадровой документации.

В соответствии с Уставом  Орловской области Орловский  областной Совет народных депутатов  является постоянно действующим  высшим и единственным законодательным (представительным) органом государственной  власти Орловской области.

Порядок образования, формирования и деятельности Орловского областного Совета народных депутатов, его полномочия и ответственность, а также порядок  взаимодействия с иными органами государственной власти и органами местного самоуправления регулируются Конституцией РФ, федеральными законами, а также Уставом Орловской  области.

Работу с документами в Орловском  областном Совете народных депутатов  осуществляет  Управление делопроизводства аппарата Орловского областного Совета народных депутатов, которое является структурным подразделением аппарата Совета и осуществляет документационное обеспечение деятельности Совета.

Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами  и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом Орловской области, законами Орловской области, актами Губернатора  Орловской области.

Весь процесс делопроизводства в Орловском областном Совете народных депутатов ведется в соответствии с Инструкцией по ведению делопроизводства в Орловском областном Совете народных депутатов. Инструкция разработана для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними и обязательна для исполнения всеми сотрудниками организации. В инструкции отражены правила приема, учета, регистрации, прохождения, отправки корреспонденции, порядок оставления и оформления служебных документов. Также прописаны рекомендации по подготовке и оформлению организационно-распорядительных документов, правила составления номенклатур дел и оформления дел в делопроизводстве, по учету, хранению и использованию бланков, а также описывается порядок применения печати в Орловском областном Совете народных депутатов.

Работа по составлению  и оформлению документов ведется  в профильных подразделениях Аппарата Орловского областного Совета народных депутатов в зависимости от видов документов и направления их деятельности.

Также в Управлении делопроизводства, в котором ведётся основной объём  работы с документами используется  программа Directum, содержащая в себе базу данных по распоряжениям, постановлениям и обращениям граждан, обеспечивающая более эффективную работу всех сотрудников Совета.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список источников и литературы

1. Конституция РФ
2. Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 г. №2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации»
3. ФЗ РФ от 27.07. 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
4. ФЗ РФ от 22.10. 2004 №125 ФЗ «Об архивном деле в РФ»
5. ФЗ от 02.05. 2006 г. №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»
6. ФЗ от 01.06.2005 г. № 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации"
7. ФЗ от 06.10. 2003г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»
8. Устав (основной закон) Орловской области от 26 февраля 1996 г. № 7-ОЗ
9. Закон Орловской области от 24 марта 1995 г. №1-03 «О порядке рассмотрения жалоб, заявлений и предложений граждан в органах государственной власти и местного самоуправления Орловской области»
10. Закон Орловской области от 6 июня 2001 г. № 201-ОЗ «Об Орловском областном Совете народных депутатов»
11. Постановление от 28 августа 2009 г. № 29/838-ОС  «О Положении об Аппарате Орловского областного Совета народных депутатов»
12. Постановление от 29 октября 2010 г. № 43/1292-ОС «О Регламенте Орловского областного Совета народных депутатов» 
13. Приказ от 8 ноября 2005 г. № 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (отменена приказом от 11 мая 2010 г. № 260 «О признании утратившим силу приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536»). 
14. Постановление от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»
15. Инструкция по делопроизводству в орловском областном Совете народных депутатов
16. ГOCT 6.30–2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
17. ГОСТ Р 51141–98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
18. ГОСТ 6.10.4-84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»
19. ГОСТ 6.10.5-87. «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца»
20. ОК-011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). – М.: Госстандарт России, 1995
21. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в управленческой деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержденный Руководителем Федеральной архивной службы России 6 сентября 2000 г.). – М.: Росархив, ВНИИДД, 2000
22. Андреев, С.В. кадровое делопроизводство. М.: Альфа-Пресс, 2003
23. Балибардина, Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления: учеб.-метод.пособие / Г.И. Балибардина. – Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2002.-77 с.
24. Березина, Н.М., Воронова, Е.П., Лысенко, Л.М. Современное делопроизводство. 2-е изд.- Спб.: Питер, 2005. – 272 с.
25. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 122 документов. – 2-е изд., перераб. И доп./ В.В. Галахов, И.К. Корнев. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. – 456 с.
26. Делопроизводство: учебник для ВУЗов. Под общ. ред. Проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004.
27. Дёмин, Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. 3-е изд., доп. и перераб./ Ю.М. Дёмин. – Спб.: Питер, 2010. – 256 с.
28. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учеб.пособие / М.В. Кирсанова. – 4-е изд. – М:ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005. – 312 с.
29. Красавин, А.С. Документационное обеспечение управление кадрами: практическое пособие/ А.С. Красавин.- М.: Инфра-М,2003.-200с.
30. Непогода, А.В., Семченко, П.А. Делопроизводство организации: Подготовка, оформление и ведение документации. 75 образцов основных документов/ А.В. Непогода, А.П. Семченко.- 3-е изд., стереотип. – М.: Омега-Л, 2009.- 478с.
31. Лопатникова, Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями/ Е.А. Лопатникова. – М.: Омега-Л, 2005. – 288.
32. Охотников. А.В. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие/ А.В. Охотников. – Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2004.-288 с.
33. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству/ М.Ю. Рогожин. – Спб.: Питер, 2009. – 192 с.
34. http://www.edou.ru