Орловский областной Совет народных депутатов как орган законодательной власти

Каждый лист документа  должен иметь поля не менее, мм:

20 – левое, 20 – правое, 15 – верхнее, 15 – нижнее.

В областном Совете документы  подписываются должностными лицами по вопросам, входящим в их компетенцию. Подписание документа предусматривает: указание полного наименования должности, собственноручную подпись и её расшифровку с инициалами. Если документ подготовлен на бланке, то наименование должности подписывающего проводится  без указания элементов, имеющихся на бланке.

Согласование документа, представляемого на подпись, оформляется  посредством его визирования  исполнителем. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и  дату визирования, а при необходимости  – наименование должности визирующего. Виза проставляется: на распорядительных документах – на оборотной стороне  первого листа подлинника в нижней его части; на служебных письмах  – на их копиях, остающихся в деле, на лицевой стороне ниже подписи. Прилагаемые к служебным письмам  документы визируются на лицевой  стороне последнего листа в нижней части листа.

Согласование документа  может быть произведено путем  проставления на документе слова  СОГЛАСОВАНО (без кавычек), указания должности лица, с которым согласовывается  документ, личной подписи, расшифровки  и даты согласования. Если согласование осуществляется документом, то под словом СОГЛАСОВАНО указывается документ, которым оформлено согласование (в им.п.), его дата и номер. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа. При согласовании документа с несколькими должностными лицами грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования».

На документе должна быть указана дата. Датой документа является дата его подписания, а на документах, принимаемых коллегиально, - дата принятия. Датой утверждаемых документов служит дата их утверждения.

Дата оформляется арабскими  цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год (26.02.2001 или 26 февраля 2001 года).

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется  следующим образом. Если документ утверждается должностным лицом: слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего  документ, личной подписи, расшифровки  подписи, даты утверждения. Если документ утверждается нормативно-распорядительном актом: УТВЕРЖДЕН, согласованное в  роде и числе с наименованием  утверждаемого документа, наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дату, номер. Гриф утверждения  располагается в правом верхнем  углу первого листа документа.

Документы на 2 и более  листах должны быть пронумерованы. Номер  проставляется арабскими цифрами  посередине верхнего поля документа  без слова «страница» и знаков препинания.

Если документ имеет приложения, названные в тексте документа, то приложения перечисляются ниже текста документа по форме:

Приложение: на … л. в … экз.

Если названия приложений не приведены в тексте документа, то приложения перечисляются по той  же форме, но с указанием их названий.

Служебные письма, направляемые из областного Совета, адресуются учреждениям  и организациям, названия которых  пишутся в именительном падеже; должность, ФИО должностного лица – в дательном  падеже, например:

Администрация Орловской  области

Начальнику управления сельского  хозяйства и продовольствия

В.М. СЕРОВУ

Наименование адресата печатается в правом верхнем углу письма. В  письмах, направляемых конкретному  должностному лицу, указываются его  должность, инициалы и фамилия, например:

Председателю Союза женщин Орловской области

Н.А. КАРПОВОЙ

Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначала  следует указывать фамилию и инициалы этого лица, затем почтовый адрес, например:

А.В. ВАСИЛЬЕВУ

188040, Ленинградская область,  Гатчинский р-н, пос. Вырица, ул. Слуцкая, д.11

При оформлении ответных писем  приводится ссылка на номер и дату входящего письма. На оборотной либо лицевой стороне последнего листа  служебного письма в левом нижнем углу указываются фамилия и номер  служебного телефона исполнителя.

 Использование бланков, печатей и штампов

В областном Совете разрешается  использование бланков документов формой установленной Инструкции по делопроизводству, изготовленных типографским способом.

Существуют следующие  виды бланков документов:

1. Общий бланк (см. приложение 4);
2. Бланк письма (см. приложение 5);
3. Бланк конкретного вида документов (за исключением письма).

Общий бланк формата А4 – может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем. Рекомендуется включать в него следующие реквизиты:

1. Эмблему (логотип) организации;
2. Наименование вышестоящей организации;
3. Наименование организации;
4. Трафаретные части таких реквизитов, как дата и регистрационный номер документа

Бланк письма формата А4 и А5 содержит следующие реквизиты:

1. Наименование организации;
2. Справочные данные об организации;
3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа;
4. Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) – составляется на основе общего бланка и дополняется  наименованием соответствующего вида документа, например «Постановление», «Распоряжение». (см.приложение 6)

Бланки депутатов областного Совета изготавливаются Управлением  делопроизводства и выдаются депутатам  по их заявке под расписку. Другие бланки изготавливаются и выдаются Управлением  делопроизводства по заявкам подразделений.

Бланки должны быть пронумерованы  и подлежат учёту в подразделениях. Номер бланка проставляется в  нижней части оборотной стороны  бланка.

Гербовые и другие печати в областном Совете используются для удостоверения подлинности  подписи на документах или соответствия копий документов подлинникам.

На рассылаемых копиях актов, принятых областным Советом, на распоряжениях Председателя областного Совета проставляется круглая (негербовая) печать с надписью «Аппарат орловского областного Совета народных депутатов. Протокольный отдел». На документах по личному составу, доверенностях, командировочных удостоверениях проставляется печать Управления делопроизводства. На пакетах при отправке корреспонденции проставляется печать Управления делопроизводства с надписью «Для пакетов». Счетная комиссия областного Совета на бюллетенях, изготовленных для тайного голосования, при необходимости проставляет печать с надписью «Для бюллетеней».

Оттиск печати, проставляемый  на документах, должен захватывать  часть наименования должности руководителя, подписавшего документ.

Штампы используются для  проставления отметок о получении. Регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок  справочного характера.

Отправка  исходящей документации

Исходящими документами  областного Совета являются служебные  документы. Направляемые в организации,  должностным лицам и гражданам.

Исходящие служебные документы  направляются Председателем областного Совета, его заместителями, руководителями депутатских объединений, комиссий, комитетов и депутатами областного Совета.

Работа с исходящими служебными документами включает их регистрацию, проверку правильности оформления, учет и отправку.

Регистрация исходящих документов предусматривает указание регистрационного номера документа, даты регистрации, краткого содержания документа, фамилии лица подписавшего документ, и исполнителя, куда (кому) документ адресован, номер  дела, в которое помещены входящий документ и копия ответа на него, при необходимости могут быть указаны также другие данные. Регистрационный  номер исходящего документа состоит из индекса подразделения и порядкового номера в пределах года. Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

Исходящие письма отправляются с подлинной подписью. Копии заверенного  и переданного на отправку документа, имеющая все необходимые визы и приложении, хранится в службе делопроизводства подразделения, подготовившего документ.

Служебные документы, в формуляр которых не входит указание адресата, принимаются на отправку только с сопроводительными письмами. Документы и материалы, предназначенные для отправки за пределы РФ, должны быть переданы на отправку с указанием на отдельном листе бумаги адреса на соответствующем языке. Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям для исправления.

В зависимости от содержания, срочности документы доставляются адресатам почтой, фельдсвязью, передаются по телеграфу.

Исходящие документы, подписанные  Председателем областного Совета и  его заместителями, направляемые в  органы государственной власти РФ, отправляются фельдсвязью.  Документы, направляемые по домашним адресам, отправляются почтовой связью.

Учет исходящих документов осуществляется в секторе по работе со служебными документами.

Контроль  за исполнением документов и поручений

Контроль за исполнением  поручений, содержащихся в распоряжениях и резолюциях председателя областного Совета, его заместителей ведется соответствующим подразделением аппарата. Контроль за исполнением протокольных поручений областного Совета ведется отделом по организации работы областного Совета и вопросам местного самоуправления. Контроль за исполнением решений Президиума областного Совета ведется Управлением делопроизводства областного Совета. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в резолюциях подразделений, ведется службой делопроизводства этого отдела.

Документы и поручения  исполняются в сроки, установленные  законодательством РФ и Орловской  области. Сроки исполнения конкретных документов могут быть указанны в  резолюции руководителя. Остальные документы и поручения исполняются в течении 10 дней. Поручения с пометкой «Срочно» исполняются в 3-дневный срок, поручения, требующие дополнительного изучения поставленных вопросов, - в течение месяца. Протокольное поручение областного Совета должно быть исполнено в срок, установленный на заседании областного Совета, а если срок не установлен – до 15 дней. Решения президиума областного Совета исполняются в срок, указанный в решении или в течении месяца.

Поручения направляются исполнителям подразделениями и службами, на которые  возложена работа по осуществлению  контроля, в день их подписания, а  поручения с пометкой «Срочно» - незамедлительно.

В случаях,  когда поручение  дается нескольким исполнителям, с  документа в соответствующем  подразделении, осуществляющем контроль, снимается необходимое количество копий для направления всем соисполнителям. Ответственным за выполнение поручения  в таком случае считается, тот  исполнитель, чья фамилия указана  в поручении первой, если в поручении  не определено иное. При направлении документа исполнителям в копиях подлинный экземпляр документа остается на контроле в соответствующем подразделении, осуществляющем контроль.

Поручение должно быть исполнено  в соответствии с содержанием  резолюции руководителя и в поставленные сроки. При необходимости продлить срок исполнения поручения исполнитель  обязан заблаговременно, не позднее  чем за 3 дня до истечения срока, обратиться с соответствующей аргументированной просьбой к руководителю, давшему поручение.

Решение о снятии поручения  с контроля или о продлении  срока исполнения принимается руководителем или органом, давшем поручение. По указанию руководителя или по поручению органа эти полномочия могут быть возложены на руководителей секретариатов и других подразделений, осуществляющих контроль.

В случае если по предоставленным  материалам даны новые поручения, дальнейший контроль осуществляется на основании  этих поручений.

 

 

Техническое обеспечение подготовки документов

Печатание служебных документов и материалов областного Совета, производится Управлением делопроизводства и в подразделениях.

Документы и материалы, выносимые  на заседания областного Совета, Президиума областного Совета, представляемые на рассмотрение и подпись руководству  областного Совета и Руководителю Аппарата областного Совета печатаются в Управлении делопроизводства.

Служебные письма печатаются, как правило, шрифтом Times New Roman размеров № 12, 13 и 14 через 1-1,5 интервала (реквизиты «Адрес» и «Подпись» - через один интервал), таблицы – шрифтом размеров № 11, 12 через 1-1,5 интервала,  законопроекты и материалы к ним, постановления областного Совета, распоряжения Председателя областного Совета печатаются шрифтом №12 через 1 интервал.

Документы и материалы  для печатания передаются в Управление делопроизводства вместе с заполненным  бланком заказа установленной формы. Заказы хранятся в течении года. Право подписи заказа имеют депутаты областного Совета, руководители подразделений, включая руководителей отделов  в составе управлений Аппарата областного Совета.