Автоматизация турфирмы

Экономические показатели свидетельствуют о том, что предприятию не следует отказываться от ассортимента уже предоставляемых  услуг, т.к. именно этот ассортимент  делает фирму прибыльной.

6. Оценка используемых элементов АСУ ЗАО турфирмы «Тверской меридиан».

Как известно, применение компьютерной технологии в туристском процессе улучшает управляемость (ускоряются циклы управления), обеспечивает рост интеллектуальных возможностей всей системы управления, улучшает качество управления за счет системы использования банков данных, экспертных систем и прогноза принимаемых решений.

Анализируя  деятельность ЗАО турфирмы «Тверской  меридиан», надо обязательно учесть наличие элементов АСУ, оценить их роль в деятельности турфирмы в целом и то, насколько они помогают в работе менеджера турфирмы. Для этого необходимо рассмотреть используемые в турфирме элементы АСУ в настоящее время и дать оценку их деятельности.

Одной из самых  главных автоматизированных систем управления в турфирме «Тверской меридиан» является компьютер. Изначально компьютер был только в кабинете директора. В дальнейшем ещё один компьютер появился в кабинете менеджера. Сравнительно недавно был проведён интернет, который значительно облегчил поисковую работу в сети интернет. Но тут есть и недостатки, потому что у турфирмы нет определённой поисковой системы, а также на компьютерах не стоит защита от вирусных программ, что в свою очередь, несёт угрозу безопасности информации и системы в целом. Тем не менее, турфирма не использует специальные программы по поиску туров и их бронированию. Таким образом, сам процесс поиска необходимой информации занимает большое количество времени, что не всегда устраивает клиента. Причём сам поиск проходит исключительно по туроператорам-партнёрам. Так как через интернет производится только поиск необходимой информации, то приходится звонить нужному туроператору и уточнять всю необходимую информацию. Этот процесс тоже длительный, так как необходимо проговаривать всю сопутствующую информацию о клиенте, а также о его предпочтениях, причём не все туроператоры готовы ответить на интересующие вопросы прямо в момент звонка, что опять же заставляет клиента ждать.

Также следует  отметить, что клиент может получить интересующую его информацию, зайдя на сайт турфирмы «Тверской меридиан» www.tvmerd.h12.ru. Внешний вид сайта представлен в Приложении В. На сайте размещена информация о городе Тверь, информация о турфирме, её партнёрах и действующих предложениях турфирмы. Обновление сайта происходит по мере того, как появляются новые направления деятельности турфирмы или какие либо изменения. Например, в этом году, точнее в летний период, появились новые направления деятельности турфирмы – это Сочи и Крым. До этого турфирма ориентировалась исключительно на круизы и проведение экскурсий по Твери. Также на сайте есть информация о месте нахождения турфирмы, её почтовый адрес и номера телефонов.

 Когда клиент  соглашается воспользоваться услугами турфирмы, то заявку на бронирование отсылают при помощи ещё одного элемента АСУ – это факс. Один факс находится у директора, другой – у менеджера. В данной турфирме  не было опыта оформления заявки через интернет, поэтому факс – наиболее приемлемая система. В случае подтверждения или аннуляции заявки тоже пользуются факсом. Связь с партнёрами поддерживается через телефон. Телефоны есть у всех сотрудников турфирмы: директора, заместителя директора и менеджера. Также в случае, если клиент интересуется какой – либо информацией и не имеет возможности придти в турфирму, он может позвонить и проконсультироваться по необходимым вопросам, что довольно удобно.

 Ещё одним  необходимым элементом АСУ для  работы в турфирме является  принтер. В турфирме «Тверской  меридиан» один принтер находится у директора, другой – у менеджера. Принтер довольно практичен и удобен в использовании. Клиент, приходя в турфирму, не может запомнить или записать всю интересующую его информацию, поэтому  принтер в настоящее время является неотъемлемым элементом качественной и быстрой работы турфирмы. Это в свою очередь, облегчает работу самого менеджера.

Таким образом, проанализировав все элементы АСУ  в турфирме «Тверской меридиан», можно сделать вывод о необходимости  внедрения современного программного обеспечения и усовершенствования действующих элементов АСУ.

7. Конкурентные преимущества использования АСУ на примере предприятий  ЗАО турфирмы «Тверской меридиан» и турфирмы Комильфо.

Конкурентные  преимущества использования АСУ  в туристической фирме можно проследить при сравнении деятельности турфирм ЗАО турфирмы «Тверской меридиан» и турфирмы Комильфо с точки зрения использования средств информатизации и автоматизации.

Краткая характеристика Турфирмы Комильфо.

Турфирма Комильфо существует сравнительно недавно  - с 1998 года, но за это время она добилась немалых успехов в осуществлении поездок за рубеж и по России. Она предлагает экологический, семейный отдых, детский отдых, молодежный отдых, бизнес – туры, лечение, экскурсионное обслуживание.  Туры осуществляются в страны Европы, Азии, Средиземноморья, а также в страны Карибского бассейна. Турфирма Комильфо также занимается приемом в Тверской области групп и индивидуальных туристов, организует корпоративные мероприятия, семинары, конференции, тематические вечеринки, мастер-классы для детей и взрослых, дегустационные и развлекательные туры, лечение и отдых в здравницах Верхневолжья. Турфирма "Комильфо" является организатором программы "Золотой путь России", предполагающей развитие туризма на территории между Москвой и С-Петербургом: разработку новых маршрутов, открытие новых объектов туристического показа, создание рабочих мест в сфере туристического обслуживания. Комильфо является обладателем различных наград и дипломов в области туризма.

Во многом такого успеха удалось достичь благодаря стремительному развитию автоматизации и информатизации фирмы, внедрению новых технологий, которые упрощают и ускоряют работу фирмы, а, следовательно, и увеличивают количество клиентов, качество сервиса.

Сайт

Так как в современном мире велико значение сети Интернет, сайты туристических фирм главным образом являются их лицом и визитной карточкой. Одним из критериев состояния информатизации турфирм является наличие сайта в Интернете. Оба предприятия имеют сайты, но они имеют разную степень информативности, эффективности и удобства для пользователя.

На сайте  турфирмы Комильфо размещается информация о компании, о странах, в которые  осуществляются поездки, о партнерах, а также на главной странице отображается форма для самостоятельного поиска тура клиентом. Это возможно благодаря поисковой системе Tourindex. Благодаря установленной системе можно найти тур по необходимым параметрам за считанные секунды, что экономит время как клиента, так и менеджера. Также на сайте турфирмы Комильфо отображается информация о самых популярных турах, необходимая информация клиентам, погода в различных городах и курсы валют. Таким образом можно сделать вывод, что сайт данной турфирмы максимально информативен.

На сайте  «Тверского Меридиана» размещается необходимая информация о Твери, потому как основным видом деятельности турфирмы является экскурсионное обслуживание приезжающих туристов. Информация подкреплена изображениями, что делает сайт более красочным. Также на сайте размещена неструктурированная информация о средствах размещения на юге России и в Крыму и ценах, которая менее удобна, чем поисковая система. Сайт Тверского меридиана еще находится в разработке, и поэтому менее удобен для пользования, малоинформативен. Дизайн сайта прост и незатейлив, поэтому полагаться на сайт в процессе деятельности как на визитную карточку турфирмы пока не стоит.

Технологический процесс.

Заметны также  различия в процессе оказания услуг  турфирмами. Благодаря программному комплексу управления турфирмой  «САМО-тур» Комильфо имеет возможность сравнительно быстрее  найти необходимый тур и предложить его клиенту. Основную операцию - оформление заявки клиента – теперь можно провести прямо в его присутствии, и сразу же внести данные об оплате, распечатать договор, приходный кассовый ордер, путевку формы ТУР-1 и т.п. При этом все сведения сохраняются в общей базе данных, что позволяет получать списки туристов, статистические отчеты, отслеживать платежи туристов турагентству и турагентства – туроператору.

В «Тверском  меридиане» отсутствует такое программное  обеспечение, поэтому технологический  процесс растягивается. Между озвученным желанием клиента и окончательно предложенным туром менеджеру необходимо:

• посмотреть какие объекты размещения, удовлетворяющие желанию клиента, имеются на бумажных носителях – прайс-листах;
• озвучить данные предложения клиенту;
• после дополнительных согласований позвонить туроператору и оставить заявку.

Даже после  всех вышеуказанных манипуляций может оказаться, что заявка будет отклонена из-за отсутствия свободных мест в желаемом средстве размещения, и поиск придется начать с начала.

База данных клиентов.

Для удобства менеджера  программный комплекс предусматривает  занесение данных о клиентах в базу данных. Вся необходимая информация, например, ФИО, телефон, страна желаемого отдыха, предпочтения в средствах размещения, питании и досуге, заносятся в базу, что облегчает в дальнейшем работу с данным клиентом. В «Тверском меридиане» большим недостатком было то, что при звонке клиента запись информации проводилась на бумажные носители. Несистематизированная запись может привести к тому, что заявка может затеряться, что затрудняет работу и попросту неудобно.

Исходя из особенностей турфирмы, которые заключаются в том, что на данный момент не разрабатываются зарубежные направления, а только юг России и Крым, состояние автоматизации турфирмы не представляется плачевным, оно соответствует объемам работы. В долгосрочных перспективах у «Тверского меридиана» освоить зарубежные направления, но на данный момент основной деятельностью турфирмы является экскурсионное обслуживание. Но уже становится понятно, что для сохранения успеха на туристском рынке Твери и Тверской области  ЗАО турфирме «Тверской меридиан» необходимо внедрять в свою работу системы автоматизации и информатизации.

Плюсы автоматизации

1. Возможность отслеживать должников

Когда несколько  менеджеров составляют туры — без  автоматизации не так-то просто оперативно собрать данные, кто и сколько должен за тур. услуги

2. Лёгкость сверки с клиентами и поставщиками

Ситуация, когда  у сторон (фирма-поставщик или  фирма-клиент) расходятся суммы —  очень распространена. В этой ситуации происходит сверка — стороны представляют друг другу свои расчёты и вместе ищут ошибку. Без автоматизации такие данные готовятся «горестно и трудно».

3. Не теряются данные клиентов и поставщиков

В отсутсвии автоматизации очень распространёно записывание данных в "поминальнички" менеджеров — и если менеджер уехал/заболел/уволился, то найти данные клиентов и поставщиков, с которыми он работал, проблематично

4. Не теряются рабочее время на составление отчётов сотрудников.

Это огромная экономия времени сотрудников, вплоть до половины (!) общего оплаченного времени.

Проанализировав деятельность турфирмы, её организационную структуру, основные направления сбытовой политики, взаимодействия с партнёрами, систему управления, становится понятно, что для более успешного функционирования на рынке предоставляемых туристских услуг необходимо использование автоматизированных систем управления.

Что касается, экономического анализа деятельности турфирмы «Тверской  меридиан», надо сказать, что предприятие  является полностью прибыльным. Однако, из-за специфики деятельности турфирмы и её направлений, можно сказать, что турфирма работает в определённый сезон, в другое же время достаточной прибыли не получает. В таком случае, необходимо осваивать новые направления и расширять спектр предоставляемых услуг. Всё это возможно лишь при внедрении автоматизированных систем управления. Это, в первую очередь, улучшит качество обслуживания клиентов, быстроту работы менеджеров, своевременность и надёжность полученной информации. Также при внедрении АСУ повышается качество работы с партнёрами. Во-вторых, это поможет повысить конкурентоспособность турфирмы на рынке предоставляемых туристских услуг.

То есть можно  сделать вывод о том, что при  внедрении АСУ улучшатся экономические  показатели турфирмы, качество обслуживания клиентов, информированность, и это, в свою очередь, предоставит турфирме «Тверской меридиан» ряд преимуществ перед другими турфирмами.

Глава 3. Основные мероприятия по внедрению элементов  АСУ и улучшению технологии оказания туристических услуг предприятия.

Существующие  в настоящее время программы  автоматизации работы турфирм можно условно разбить на три класса:

1) программы  автоматизации работ, которые  обеспечивают внутреннюю деятельность  турфирмы, без автоматизации поддержания  внешних взаимосвязей. Предполагается  создание локальной вычислительной  сети, баз данных, которые располагаются на центральной мощной машине-сервере, куда обеспечивается сетевой доступ пользователей с их автоматизированных рабочих мест;