Автоматизация турфирмы

Введение

 

На современном этапе развития экономики становится очевидным, что ни одно предприятие не сможет успешно функционировать без применения автоматизированных систем управления.

Актуальность темы данной курсовой работы состоит в том, что  современные компьютерные технологии активно внедряются в сферу социально-культурного сервиса (СКС) и туристского бизнеса, их применение становится неотъемлемым условием успешной работы. Оперативность, надежность, точность, высокая скорость обработки и передачи информации во многом определяют эффективность управленческих решений в этой области. Реализация этих условий возможна только в рамках применения информационных компьютерных систем.

Общая тенденция внедрения информационных технологий в сфере туризма, активная работа ряда компьютерных фирм, специализирующихся в этой области, свидетельствуют о хороших перспективах этого направления. Все больше туристических фирм осваивают системы бронирования, большинство заявок и сделок осуществляется через сеть интернет, молодое поколение работников туриндустрии не имеет проблем с компьютерной грамотностью, компьютеризация туристических агентств приближена к 100%. Но все же развитие турбизнеса не должно останавливаться на данном этапе.

В данной курсовой работе на примере ЗАО туристско-экскурсионной фирмы «Тверской меридиан» будет рассмотрена  возможность внедрения автоматизированной системы управления предприятием для улучшения качества работы турфирмы, расширения ассортимента предоставляемых услуг и направлений, а также оптимизации технологического процесса оказания туристической услуги.

Целью данной работы является экономическая оценка внедрения  элементов АСУ на туристском предприятии.

 

В соответствии с целью  были поставлены следующие задачи:

• выявить основные элементы АСУ, применяемые на туристских предприятиях;
• провести экономическую оценку хозяйственной деятельности предприятия;
• разработать программу внедрения АСУ в турфирме;
• предложить мероприятия по оптимизации технологического процесса оказания услуг в турфирме;
• сделать вывод об экономической эффективности внедрения элементов АСУ на данное туристское предприятие.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Теоретические  основы использования средств информатизации и автоматизации туристским предприятием.

 

Индустрия туризма за последние десятилетия подверглась сильному влиянию компьютерных технологий. В настоящее время даже небольшие турфирмы используют компьютеры для автоматизации как основных, так и вспомогательных функций.

Туристская индустрия  идеально приспособлена для внедрения  компьютерных технологий. Для нее требуются системы, в кратчайшие сроки, предоставляющие сведения о доступности транспортных средств и возможностях номерного фонда гостиниц, обеспечивающие быстрое резервирование и внесение корректив, а также автоматизацию решения вспомогательных задач при предоставлении туристских услуг: формирование таких документов, как билеты, счета, путеводители, обеспечение справочной информацией и т.д.

 

1.  Понятие об информационных технологиях управления

 

Под информационными  технологиями управления (ИТУ) подразумевается система методов и приемов сбора, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники.

Понятие ИТУ неотделимо от технической и программной  среды. Однако уровень квалификации пользователей может быть разным, т.е. они могут быть как профессионалами в компьютерной области, так и непрофессионалами.

Цель применения ИТУ  заключается в повышении эффективности  всех видов ресурсов: трудовых, материальных, финансовых и др.

В российской туристской отрасли разработка информационных технологий, как правило, ограничивается формированием программных продуктов по оформлению документов, их систематизацией на уровне секретарской работы и в лучшем случае автоматизацией рутинных процессов и созданием локальных баз данных для удовлетворения узких практических потребностей. Создание сквозной информационной технологии, позволяющей объединить работу всех звеньев организации, сформировать архивы с быстрым и гибким доступом к информационным ресурсам, является для многих турфирм лишь перспективой из-за того, что внедрение таких или аналогичных ИТУ несопоставимо с затраченными инвестициями.

 

2.  Классификация информационных технологий

 

Специфика технологии разработки и реализации турпродукта требует  таких систем, которые в кратчайшие сроки предоставляли бы сведения о доступности транспортных средств и возможностях размещения туристов, обеспечивали бы быстрое резервирование и бронирование мест, а также автоматизацию решения вспомогательных задач при предоставлении туристских услуг (параллельное оформление таких документов, как билеты, счета и путеводители, обеспечение расчетной и справочной информацией и др.). Это достижимо при условии широкого использования в туризме современных компьютерных технологий обработки и передачи информации.

Индустрия туризма многогранна  и требует применения самых разнообразных информационных технологий, начиная от разработки специализированных программных средств, обеспечивающих автоматизацию работы отдельной туристской фирмы или отеля, до использования глобальных компьютерных сетей. Все информационные технологии управления, используемые в туристской индустрии, можно подразделить на классы, представленные на Схеме 1.

 

 

 

 

Схема 1 - Разделение ИТУ в туризме.

 

3. Автоматизация деятельности туристских фирм

 

Любая автоматизация  турфирмы предполагает внедрение в  ее деятельность автоматизированных рабочих  мест, благодаря которым будет  реализован комплекс обеспечивающих и  функциональных информационных технологий, способствующих выполнению тех или  иных задач управления. Целью автоматизации турфирмы является информационная поддержка формирования и принятия решений менеджментом.

В большинстве случаев автоматизация  турфирмы касается лишь подготовки информации для изучения ситуации, на основе анализа  которой сотрудник может принять решение. Таким образом, информационные технологии управления турфирмами предназначены для автоматизации деятельности туроператоров и турагентов по формированию и реализации турпродукта потребителю.

В настоящее время на российском туристском рынке можно выделить следующие этапы автоматизации типовой турфирмы.

1. Применение стандартного программного обеспечения: системного (операционная система Windows) и прикладного:

• использование программ Microsoft office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, готовых баз данных Access);

• программ-переводчиков, бухгалтерских, финансовых, систем управления документами, знаниями.

2. Применение специального программного обеспечения (туристского): отдельных программ – «ТурАнкета» и др.; типовых программных комплексов управления в туризме: «МАСТЕР-ТУР», «Мастер-Web», «САМО-Тур» «TurWin» и др.

3. Использование глобальных компьютерных систем бронирования гостиниц, авиа и ж/д билетов: «AMADEUS», «GALILEO», «SABRE» и др.
4. Сопряжение типовых информационных технологий управления с системами бронирования.
5. Участие в электронной торговле или электронном бизнесе.

 

 

 

 

 

4. Факторы внедрения и использования информационных технологий в туризме

 

Технологии управления влияют на внедрение и использование информационных технологий, а информационные технологии повышают эффективность технологий управления.

Кадровая политика фирмы  должна предусматривать организацию  не только систематической подготовки кадров, но и четкой технологической  дисциплины. Отлаженный рабочий процесс  и бессбойное функционирование всех операционных стадий зависит от грамотной работы системного администратора.

Основные условия развития информационных технологий в туристской фирме:

• Руководитель (топ-менеджер) – профессионал в туризме, новатор, хорошо информированный об успехах информационных технологий. Именно он играет ведущую роль и от него зависит приобретение оборудования (средств вычислительной техники) фирмы, повышение квалиикации персонала, используемые технологии и состав специалистов, определяющих стратегию автоматизации фирмы («ИТ-менеджеров»);
• Современные персональные компьютеры фирмы объединены в локальную сеть и имеют выход в интернет;
• Кадры – высококвалифицированные специалист; технологии управления – прогрессивные;
• В штате фирмы есть ИТ-менеджер.

Если все эти условия соблюдены, то эффективность ИТ зависит от тех программ, которые используются для накопления, обработки и передачи информации, и от того, на каком уровне этими программами владеет ИТ-менеджер.

 

 

 

Можно сделать вывод о том, что в настоящее время влияние информационных технологий огромно, так как напрямую связано с повышением эффективности работы как каждого менеджера в отдельности, так и компании в целом. Это напрямую влияет на конкурентоспособность компании на сегодняшнем рынке. Использование компьютерных сетей, Интернета и интернет-технологий, программные продукты сквозной автоматизации всех бизнес-процессов и т.д. сегодня не просто вопрос лидерства и создания конкурентных преимуществ, но и выживания на рынке в ближайшем будущем.

Необходимо отметить, что одним из важных факторов, который определяет успех деятельности любой организации индустрии туризма на туристском рынке, является время обслуживания клиентов. Учитывая это, в выигрыше остаётся та турфирма, которая в состоянии предоставить клиенту весь комплекс услуг в режиме реального времени. Возможность ведения бизнеса в подобном режиме напрямую связана с тем, каким образом и с помощью каких информационных технологий  организован обмен информацией между туроператором и поставщиками услуг, между туроператорами и турагентами.

Надо учесть, что на внедрение и использование информационных технологий влияет технология управления. А информационные технологии, в свою очередь, повышают её эффективность.

Таким образом, информационные технологии управления турфирмами предназначены для автоматизации деятельности туроператоров и турагентов по формированию и реализации турпродукта потребителю.

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Анализ использования элементов АСУ  в ЗАО туристско-экскурсионной  фирме «Тверской меридиан».

 

5. Организационно-экономическая характеристика ЗАО турфирмы «Тверской меридиан».

 

Туристическая фирма «Тверской меридиан» располагается  в центре города на улице Трехсвятская,17. Она имеет очень выгодное положение: располагается на главной пешеходной улице города, именуемой также Тверским Арбатом, неподалеку располагаются торговые центры «Олимп», «Парадиз», «Сретенка», также гостиница «Волга». В центре города сосредоточены многие деловые центры, что позволяет рассчитывать на большое количество потенциальных клиентов.

ЗАО туристско-экскурсионная  фирма «Тверской меридиан» была основана в 1992 году и имеет давнюю историю. С 1961 года в здании данной турфирмы располагалось  Калининское бюро путешествий, затем в связи с перестройкой было преобразовано в «Тверь турист», а с 1992, как уже было сказано выше, существует в современном виде.

Турфирма занимает не целое здание, а помещение из трех комнат.

Организационно-правовая форма базы прохождения практики - закрытое акционерное общество. Закрытое акционерное общество (ЗАО) - это тип акционерного общества, акции которого распределяются только среди его учредителей или иного заранее определенного круга лиц. Число акционеров ЗАО не может быть более 50-ти. Минимальный размер уставного капитала ЗАО составляет 100 МРОТ.

Положительной стороной данной формы предприятия является то, что акционеры не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им акций. Также в ЗАО помимо уставного капитала образуется эмиссионный доход, который не влияет на количество и номинальную стоимость принадлежащих акционерам акций;

На сегодняшний  день число акционеров достигает 6 человек, что соответствует Федеральному закону РФ «Об акционерных обществах» № 208 - ФЗ (согласно данному закону число участников не должно превышать 50 человек).

В настоящее  время в штате фирмы состоят 5 человек: директор, заместитель директора, менеджер, слесарь-сантехник, уборщица, дворник. Вне штата 30 экскурсоводов. Структура управления в ЗАО туристско-экскурсионной фирме «Тверской меридиан» линейная, то есть вышестоящий руководитель осуществляет единоличное руководство подчиненными ему нижестоящими руководителями, а нижестоящие руководители подчиняются только одному лицу - своему непосредственному вышестоящему руководителю.