Применение информационных подхода к выбору программы для автоматизация деятельности турфирмы ПроСервис

Содержание

Введение

Информация в туристической отрасли

Программное обеспечение офиса туристического предприятия

Обзор основных СЭД в России

Проблемы внедрения системы документооборота

Тенденции и критерии для отбора СЭД

Обзор российского рынка СЭД

Применение информационного подхода к выбору программы для автоматизации деятельности турфирмы

Поиск и отбор информации о вариантах

Заключение

Используемые источники

 

 

Введение

Достижения технического прогресса в области информационных технологий начала 21 века прочно завоевали свои позиции в туристской индустрии, в корне изменив процедуру формирования, продвижения и реализации туристских услуг. С появлением национальных и международных систем бронирования, компьютерной сети Интернет, мультимедийных каталогов туристских путешествий по различным направлениям, электронных баз данных по нормативно-правовым актам, систем взаиморасчетов и других современных достижений в области информационных технологий, заметно увеличилось качество предоставляемого продукта, снизилась его себестоимость, сократились затраты туристов на самостоятельный поиск и приобретение необходимого пакета услуг. Незаменимость компьютерной технологии в том, что она дает возможность оптимизировать и рационализировать управленческую функцию за счет применения новых средств сбора, передачи и преобразования информации.

Следует отметить, что потоки корпоративной информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные и бумажные документы. Существуют оценки, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном — в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения. Вряд ли, конечно, когда-нибудь все документы станут только электронными, однако несомненно, что электронная форма хранения документов в перспективе будет преобладать. Для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение. Это утверждение можно подтвердить следующими данными. До 80% своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний документ копируется, в среднем, до 20 раз и до 15% корпоративных документов безвозвратно теряется.

Выбранная тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами влияет на качество работы, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Цель дипломной работы: разработка рекомендаций и экономическое обоснование повнедрению системы электронного документооборота для санатория «Жемчужина России».

В соответствии с целью ставятся следующие задачи:

1. рассмотреть общетеоретические вопросы по использованию документооборота для туристический предприятий, законодательные и нормативные акты по вопросамавтоматизации делопроизводства;
2. проанализировать работу турпредприятия  в части автоматизации делопроизводства;
3. разработать мероприятия (рекомендации) по повышению качества обслуживания клиентов и показать технические и технологические пути реализации предлагаемых мероприятий;
4. рассчитать экономическую эффективность работы турагентства «Дельта-Юг» от внедрения системы электронного документооборота.

Объект исследования –«Жемчужина России».

Предмет дипломной работы – автоматизация делопроизводства при оказании услуг.

Основой являются научные методы, опирающиеся на требования объективного и всестороннего анализа системы информационного обслуживания и качество предоставляемых услуг, социологические опросы, а также нормативная документация и Законы РФ.

Структура курсовой работы:

1. Общие сведения о системе электронного документооборота (СЭД).
2. Анализ отечественного рынка систем электронного документооборота (СЭД).
3. Анализ работы туристического агентства «Дельта-Юг»
4. Разработка рекомендаций по повышению качества оказываемых услуг от внедрения систем автоматического документооборота
5. Расчет экономической целесообразности по внедрению СЭД.

Информационной базой проекта послужили:

• работы отечественных и зарубежных авторов по проблемам……..;
• статьи специалистов в области внедрения ……..
• кодекс законов о труде, федеральные законы РФ;
• ресурсы интернета.

 

Введение

Информатизация – одна из наиболее ярких черт системы общественных отношений развитых стран. Человечество вступило в такой этап развития цивилизации, в котором информация, знания играют определяющую роль во всех сферах деятельности людей. При этом информация становится в современном обществе важнейшим фактором экономического роста. Очевидно, что технологический прогресс является сегодня не только главным фактором обеспечения благосостояния нации, но и важнейшим условием процесса ее устойчивого развития. При этом большое внимание должно быть уделено именно информационным технологиям, которые будут активно содействовать технологическому прорыву страны не только в информационной сфере, но и во многих других не менее важных направлениях.

В современном информационном обществе повышается значение информации как товара. Это является следствием общего роста информационных потребностей и выражением развития отрасли информационных услуг. Свидетельство тому – увеличение вклада информационного сектора в создание национального богатства. Автоматизация и широкое применение электронной техники становятся одной из актуальнейших задач в отрасли туризма. Создание мощных компьютерных систем бронирования, средств размещения и транспорта, экскурсионного и культурно-оздоровительного обслуживания, внедрение новейшей технологии в сферу туризма, информация о наличии и доступности тех или иных видов поездок, маршрутов, туристского потенциала стран и регионов – весь комплекс этих вопросов с учетом развития интеграционных процессов ставится в повестку дня текущей и будущей деятельности Всемирной туристской организации.

Целью автоматизации турфирмы является формированиеединой информационной среды, которая позволит выполнение работ ……..

Основными целями автоматизации деятельности предприятия являются:

     - Сбор, обработка, хранение  и представление данных о деятельности

       организации и  внешней среде в виде, удобном  для финансового и любого

       другого анализа  и использования при принятии  управленческих решений.

     - Автоматизация выполнения  бизнес операций (технологических  операций), составляющих целевую  деятельность предприятия.

     - Автоматизация процессов, обеспечивающих выполнение основной

       деятельности.

 

       Для того, чтобы  реально оценить эффективность  системы, очень важно

понимать какие задачи может решать правильно разработанная информационнаясистема:

     - Планирование производственной  деятельности. Составление    производственных  планов различного уровня, - от  стратегических до оперативных, - и проверка возможности их  исполнения в соответствии с

 состоянием производственных  мощностей и людских ресурсов. Степень

детализации планов различного уровня различна - от набора продукции

 для решения задач стратегического  планирования до конкретных

 материалов или производственных операций для оперативного управленияпроизводством;

     - Управление закупками, запасами, продажами. Это автоматизация

 процессов планирования и  учета для задач снабжения (материально-

технического обеспечения) производства, сбыта готовой продукции и

управления складскими запасами;

     - Управление финансами. Как правило, это ведение бухгалтерии, расчеты сдебиторами и кредиторами, учет основных средств, управление наличными средствами и планирование финансовой деятельности;

     - Управление персоналом. В подсистеме управления персоналом  реализованывсе основные потребности работы с кадрами: найм и увольнение  персонала, учет сведений о сотрудниках, планирование их карьерного роста, расчет заработной платы и учет рабочего времени. Рассмотрение персонала, как отдельного вида ресурса позволяет связать воедино кадровый потенциал предприятия и производственные планы, что также возможно при использовании информационной системы;

     - Управление затратами. Сюда относится учет всех затрат  предприятия и

 калькуляция себестоимости  готовой продукции или услуг;

     - Управление проектами/программами. Современная деятельность

 предприятия все больше рассматривается  через призму реализации

 производственных проектов  или программ, для которых может

 осуществляться отдельное планирование  и учет;

     - Проектирование продукции  и технологических процессов. Информация  о составе продукции, технологических  маршрутах ее изготовления,

 разработка продукции в соответствии  с требованиями клиентов, а также

 оценка затрат, которые понесет  предприятие при выпуске такой  продукции.

 

Информация в туристической отрасли

 

Известно, что туризм представляет собой мощную отрасль по торговле услугами. Основу туристической индустрии составляют фирмы туроператоры и турагенты, занимающиеся туристическими поездками, продажей их в виде путевок и туров; предоставляющие услуги по размещению и питанию туристов (гостиницы, кемпинги и др.), их передвижению по стране, а также органы управления, информации, рекламы по исследованию туризма и подготовке для него кадров, предприятия по производству и продаже товаров туристского спроса. На туризм работают и другие отрасли, для которых обслуживание туристов не является основным видом деятельности (предприятия транспорта, торговли и др.).

Туризм – информационно насыщенная деятельность. Существует немного других отраслей, в которых сбор, обработка, применение и передача информации были бы настолько же важны для ежедневного функционирования, как в туристической индустрии. Услуга в туризме не может быть выставлена и рассмотрена в пункте продажи, как потребительские или производственные товары. Ее обычно покупают заранее и вдали от места потребления. Таким образом, туризм на рынке почти полностью зависит от изображений, описаний, средств коммуникаций и передачи информации.

Однако выделяется одна особенность – связующим центром, удерживающим различных производителей в рамках туристической отрасли, является информация. Именно информационные потоки, а не товары обеспечивают связи между производителями туристических услуг; они идут не только в виде потоков данных, но выступают также в форме услуг и платежей.

Услуги (например, ночевка в гостинице, аренда автомобиля, комплексные туры и места в самолетах) не пересылаются турагентам, которые, в свою очередь, не хранят их до тех пор, пока не продадут потребителям. Передается и используется информация о наличии, стоимости и качествах этих услуг. Точно так же реальные платежи не переводятся от турагентов турпоставщикам, а комиссионные – от турпоставщиков турагентам.

Можно выделить три характерные черты туризма. Во-первых, это – разнообразная и интегрированная торговля услугами. Во-вторых, это – комплексная услуга, как с точки зрения производителя, так и потребителя. Наконец, это – информационно насыщенная услуга. Поэтому туризм – как международный, так и внутренний, – сфера растущего применения информационных технологий.

Система информационных технологий, используемых в туризме, состоит из компьютерной системы резервирования, системы проведения телеконференций, видеосистем, компьютеров, информационных систем управления, электронных информационных систем авиалиний, электронной пересылки денег, телефонных сетей, подвижных средств сообщения и т.д. При этом необходимо отметить, что эта система технологий развертывается не тур агентами, гостиницами или авиакомпаниями каждым в отдельности, а всеми ими. Более того, использование каждым сегментом туризма системы информационных технологий имеет значение для всех остальных частей. Например, системы внутреннего управления гостиницей могут быть связаны с компьютерными глобальными сетями, которые обеспечивают, в своюочередь, основу для связи с гостиничными системами резервирования, которые, уже в обратном направлении, могут быть доступны турагентам через их компьютеры. Следовательно, мы имеем дело с интегрированной системой информационных технологий, которая распространяется в туризме. Из вышеизложенного становится ясно, что в туристической индустрии распространяются не компьютеры, не телефоны, не видеотерминалы сами по себе – здесь функционирует система взаимосвязанных компьютерных и коммуникационных технологий.